Externaliser la facturation

La facturation électronique est l'envoi d'une facture électronique d'un système automatisé à un autre système automatisé où elle peut être traitée électroniquement.

Dans le cas de la facturation électronique, il s'agit de factures électroniques, mais d'autres documents, tels que les bons de livraison et les commandes, peuvent également être échangés automatiquement entre les systèmes du fournisseur et du client.

Une facture électronique est un fichier de données numériques structuré, dans lequel les données de la facture se trouvent à un emplacement fixe. L'emplacement exact dépend de la norme utilisée. Comme les données de la facture se trouvent toujours au même endroit, la facture électronique peut être traitée automatiquement par l'administration, sans intervention manuelle. 

E-facturen worden soms XML-facturen of UBL-facturen genoemd. Hoe zit dat?

XML is een bestandsindeling die structuur aan gegevens geeft, zodat deze uitgewisseld en verwerkt kunnen worden. Zie het voorbeeld hiernaast: de gegevens krijgen structuur doordat ze tussen <tags> staan.

E-facturen worden meestal verstuurd als XML-bestand. Dit herkent u aan een bestandsnaam die eindigt op .xml, net als dat een PDF-document eindigt op .pdf en een Word-document op .docx. Een e-factuur is een toepassing van XML, maar ook andere elektronische berichten, zoals een inkooporder of pakbon, kunnen als XML-bestand uitgewisseld worden. 

Universal Business Language, UBL, is een gestandaardiseerde digitale ‘taal’ voor het opstellen van XML-documenten. Het is een serie afspraken die ervoor zorgt dat u, maar vooral uw automatische systeem, specifieke gegevens altijd op dezelfde plek op de factuur terug kunt vinden. Deze afspraken gaan bijvoorbeeld over de specifieke woorden (gebruikt men <InvoiceNumber> of <invoiceno>) en over de specifieke locatie (staat het factuurnummer op de 1e of de 7e regel, bijvoorbeeld). 

UBL is in Nederland de meest gebruikte e-facturatiestandaard, maar er zijn er nog veel meer. 4Exchange spreekt elke taal en ontzorgt u graag op dit gebied.

Les factures envoyées par courrier électronique sous forme de PDF, de documents Word ou d'autres fichiers d'images représentent certes un premier pas vers l'abandon des factures papier, mais ne sont pas des factures électroniques. En effet, le destinataire doit saisir les données manuellement ou les capturer à l'aide de la technologie OCR. En outre, les factures envoyées par la poste doivent souvent être imprimées sur papier à des fins de comparaison et d'archivage.

La facturation électronique est économiquement avantageuse et obligatoire dans un nombre croissant de pays.

• dématérialisation
  L'automatisation nécessite des processus standardisés et des données structurées. La facturation électronique facilite l'automatisation des processus. Les factures sont traitées ou formatées beaucoup plus rapidement et sans erreur. 
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  Conformité à la TVA Dans de plus en plus de pays, l'envoi de factures à l'administration ne peut se faire que sous forme de factures électroniques. Mais dans un nombre croissant de pays, les factures électroniques deviendront également obligatoires entre les entreprises, ce qui permettra aux factures d'être enregistrées en temps réel par le gouvernement.

Actuellement, la facturation électronique n'est obligatoire aux Pays-Bas que si vous faites des affaires avec le gouvernement, c'est-à-dire dans le cas de transactions Business-to-Government (B2G). En effet, les gouvernements et les pouvoirs adjudicateurs néerlandais n'acceptent que les factures électroniques de leurs fournisseurs ; ils ne veulent plus recevoir de PDF ou de factures papier. Dans d'autres pays, comme l'Italie et la Pologne, la facturation électronique interentreprises (B2B) est déjà obligatoire. Par conséquent, si vous faites des affaires avec une entreprise de ces pays, vous devriez également être en mesure d'envoyer ou de recevoir des factures électroniques.

ViDA : la facturation électronique deviendra obligatoire dans toute l'Europe

La Commission européenne travaille sur la proposition législative "La TVA à l'ère numérique" (ViDA). Cette loi exige que la facturation électronique pour les transactions B2B devienne obligatoire dans l'ensemble de l'UE. La planification préliminaire prévoit que d'ici 2028, la facturation électronique devrait être la norme dans tous les États membres. Un certain nombre de pays montrent la voie à suivre dans ce domaine. L'Italie et la Pologne l'ont déjà fait, mais la Belgique, l'Allemagne et la France ont également des projets avancés pour rendre la facturation électronique obligatoire pour toutes les transactions commerciales d'ici 2028.

La facturation électronique peut se faire de plusieurs manières. Quelles sont les plus courantes ?

Via un réseau de facturation électronique La nouvelle norme en matière de facturation Le pays et le moyen le plus sûr de facturation électronique sont les réseaux de facturation électronique sécurisés. Pensez àPeppol, Mercuriusou Tungsten, Basware ou SAP Business Network.

La facturation via un réseau de facturation électronique est comparable à un appel via un réseau de télécommunications. Quel que soit votre fournisseur, par exemple Vodafone ou Odido, et quel que soit le fournisseur de l'autre, vous pouvez vous joindre via le réseau de télécommunications. Pour autant que vous ayez le bon numéro de téléphone.

Un réseau de facturation électronique fonctionne essentiellement de la même manière. 4Exchange N'importe qui peut accéder au réseau par l'intermédiaire d'un fournisseur de services de facturation électronique, tel que , et échanger ensuite des factures avec des clients et des fournisseurs qui sont également connectés au réseau par l'intermédiaire d'un fournisseur. Il suffit d'avoir le numéro de la chambre de commerce (ou de l'OIN dans le cas des gouvernements) pour joindre l'organisation concernée.

Par courrier électronique avec la facture électronique en pièce jointe Il est également possible d'envoyer ou de recevoir une facture électronique sous la forme d'un fichier XML joint à un courrier électronique. Il s'agit d'une méthode de facturation électronique relativement simple, car de nombreux logiciels de comptabilité offrent déjà des options à cet effet.

Cependant, il est important de comprendre que le trafic de courrier électronique n'est pas sécurisé. En outre, le courrier électronique ne garantit pas que la facture électronique a bien été reçue par le client. Il peut également être difficile de s'assurer que la facture reçue provient bien du fournisseur. 

Via un portail de facturation Si vous vous lancez dans la facturation électronique, cela aura des répercussions sur les parties avec lesquelles vous travaillez.

Tous les clients ou fournisseurs, en particulier les petites entreprises et les entrepreneurs individuels, ne disposent pas des systèmes adéquats pour recevoir ou envoyer des factures électroniques. Dans ce cas, un portail de facturation peut offrir une solution. Il s'agit d'un complément au réseau de facturation électronique. Les clients peuvent utiliser le portail pour télécharger facilement la facture dans le format de leur choix. Les fournisseurs saisissent manuellement la facture dans le portail, qui vous parvient ensuite directement sous sa forme définitive via le réseau de facturation électronique. 

Le passage des factures papier ou PDF à la facturation électronique semble important, mais il ne l'est pas tant que cela. 4Exchange Dans la grande majorité des cas, cela ne prend qu'une journée. Quelle que soit la forme de facturation que vous utilisez actuellement, vous pouvez toujours passer à la facturation électronique. Tant pour la réception que pour l'envoi de factures électroniques. Alors, comment commencer et de quoi avez-vous besoin ?

Démarrer la facturation électronique pas à pas

Pour pouvoir envoyer des factures électroniques, il suffit de disposer d'un logiciel de comptabilité ou d'un système ERP qui génère des factures. Le type de factures n'a pas d'importance. Il n'est donc pas nécessaire qu'il s'agisse de factures électroniques.

4Exchange traduit automatiquement vos factures dans le standard de facturation électronique requis. Votre progiciel ne génère pas de factures UBL ou XML ? Pas de problème, nous veillons à ce qu'elles soient automatiquement converties dans le bon format.

En outre, vous devez accéder au réseau de facturation électronique souhaité. 4Exchange Pour ce faire, vous pouvez également vous adresser à . Nous disposons par exemple d'un point d'accès officiel pour le réseau Peppol. Nous sommes également connectés à tous les autres réseaux de facturation électronique.