L'étape qui suit la réception de la facture : le traitement de la facture
Bien que nous soyons tous de plus en plus conscients de l'environnement, nous produisons encore beaucoup de "déchets résiduels" chaque jour. Hans Wolfs, responsable des comptes fournisseurs chez Renewi, explique : "Pour nos 5 400 ETP dans neuf pays, la collecte et le traitement des déchets sont essentiels. Nous sommes en mesure de réutiliser 93 % de ces déchets, ce qui constitue un atout écologique majeur par rapport à nos concurrents. Nous mettons en œuvre le développement durable dans tous les secteurs de l'organisation. Nos locaux de Lommel, où plus de 110 employés travaillent au Centre de services partagés, ne consomment pratiquement pas d'énergie et sont autosuffisants". Mais avant d'emménager dans ce centre de services partagés "responsable", le traitement des factures se faisait à l'ancienne, sur papier, à Mol, où se trouvait le centre de services partagés flamand.
"J'ai rejoint Renewi (alors Van Gansewinkel) en 1998 et j'ai connu l'ancienne situation. Tout se passait bien, mais lorsqu'en 2003 nous avons dû traiter environ 45 000 factures par an, nous avons dû changer de cap. 4Exchange J'ai discuté avec ICreative, la société sœur de 's, et nous avons décidé de nous intéresser à une organisation qui proposait depuis un certain temps une solution de traitement des factures. Cette solution correspondait exactement à ce que nous recherchions et semblait très conviviale. Nous avons été immédiatement convaincus.
Fournisseurs de services de facturation électronique et d'intégration
Renewi a fait le premier pas vers le traitement numérique des factures, mais ce n'était qu'un début. "Les collègues qui saisissaient les factures papier les numérisaient également. Il y avait un scanner dans un coin où chacun scannait ses propres factures et les convertissait ensuite en fichiers de données. Mais avec l'arrivée du flux de factures en provenance des Pays-Bas, cette méthode de travail est devenue trop lourde. Nous avons même engagé des personnes supplémentaires pour scanner et valider ces factures de cette manière : nous avions quatre personnes sur place qui s'y consacraient à plein temps.
4Exchange Renewi voulait aller plus loin : en collaboration avec , nous avons écrit à tous nos fournisseurs pour leur demander de soumettre leurs futures factures au format PDF ou XML par le biais d'adresses électroniques spécifiques à l'administration. Grâce à cette approche, les factures nous parviendraient désormais triées et nécessiteraient donc moins de recherches.
Le résultat a été impressionnant : grâce à ce projet, nous recevions déjà 30 % des factures sous forme électronique". Chez Renewi, cependant, soixante-dix pour cent des factures continuaient à être envoyées sur papier. 4Exchange En collaboration avec , Hans Wolfs a voulu prendre un "virage numérique" important dans ce domaine également. "Avec 10 000 fournisseurs qui soumettent leurs factures chacun à leur manière, c'est un véritable défi. Notre système OCR avait donc besoin de beaucoup de temps pour saisir les différents modèles de factures, sans tenir compte de tous les nouveaux modèles provenant de nouveaux fournisseurs. Nous avons alors envisagé de modifier le logiciel, mais cela ne nous garantissait pas de faire des progrès significatifs et d'étendre la reconnaissance, qui était inférieure à 50 %, à 90 %. En 2013, j'ai parlé à un associé qui avait rencontré le même problème. Il nous a conseillé d'externaliser le traitement des factures papier."
De trente à soixante pour cent en un rien de temps
4Exchange "En collaboration avec , nous voulions développer les 30 % de facturation électronique et réduire les 70 % restants en l'espace d'un an. 4Exchange Avec l'aide de , ces 30 % sont maintenant passés à 60 %. 4Exchange La plateforme donne vraiment aux fournisseurs toutes les possibilités de soumettre des factures, après quoi nous les recevons sous forme de factures électroniques". Alors que Renewi était autrefois une organisation basée sur le papier, l'entreprise fonctionne aujourd'hui à 100 % sans papier.
