Rechnungsstellung auslagern

Unter E-Invoicing versteht man das Versenden einer elektronischen Rechnung von einem automatisierten System an ein anderes automatisiertes System, wo sie elektronisch verarbeitet werden kann.

Es findet also ein automatischer Austausch von Dokumenten zwischen Systemen statt. Bei der elektronischen Rechnungsstellung handelt es sich um elektronische Rechnungen, aber auch andere Dokumente wie Lieferscheine und Bestellungen können automatisch zwischen Lieferanten- und Kundensystemen ausgetauscht werden.

Eine elektronische Rechnung ist eine strukturierte digitale Datendatei, bei der die Rechnungsdaten an einem festen Ort gespeichert sind. Welcher Speicherort das genau ist, hängt von dem verwendeten Standard ab. Da sich die Rechnungsdaten immer am selben Ort befinden, kann die elektronische Rechnung in der Verwaltung automatisch und ohne manuelle Eingriffe verarbeitet werden. 

E-facturen worden soms XML-facturen of UBL-facturen genoemd. Hoe zit dat?

XML is een bestandsindeling die structuur aan gegevens geeft, zodat deze uitgewisseld en verwerkt kunnen worden. Zie het voorbeeld hiernaast: de gegevens krijgen structuur doordat ze tussen <tags> staan.

E-facturen worden meestal verstuurd als XML-bestand. Dit herkent u aan een bestandsnaam die eindigt op .xml, net als dat een PDF-document eindigt op .pdf en een Word-document op .docx. Een e-factuur is een toepassing van XML, maar ook andere elektronische berichten, zoals een inkooporder of pakbon, kunnen als XML-bestand uitgewisseld worden. 

Universal Business Language, UBL, is een gestandaardiseerde digitale ‘taal’ voor het opstellen van XML-documenten. Het is een serie afspraken die ervoor zorgt dat u, maar vooral uw automatische systeem, specifieke gegevens altijd op dezelfde plek op de factuur terug kunt vinden. Deze afspraken gaan bijvoorbeeld over de specifieke woorden (gebruikt men <InvoiceNumber> of <invoiceno>) en over de specifieke locatie (staat het factuurnummer op de 1e of de 7e regel, bijvoorbeeld). 

UBL is in Nederland de meest gebruikte e-facturatiestandaard, maar er zijn er nog veel meer. 4Exchange spreekt elke taal en ontzorgt u graag op dit gebied.

Rechnungen, die per E-Mail als PDF, Word-Dokumente oder andere Bilddateien verschickt werden, stellen zwar einen ersten Schritt weg von Papierrechnungen dar, sind aber keine E-Rechnungen. Das liegt daran, dass der Empfänger die Daten manuell eingeben oder mit OCR-Technologie erfassen muss. Außerdem müssen die per Post verschickten Rechnungen für den Abgleich und die Archivierung oft auf Papier ausgedruckt werden.

Die elektronische Rechnungsstellung ist wirtschaftlich vorteilhaft und in einer zunehmenden Anzahl von Ländern vorgeschrieben.

• 
  Digitale Transformation Automatisierung braucht standardisierte Prozesse und strukturierte Daten. Die elektronische Rechnungsstellung erleichtert die Prozessautomatisierung. Rechnungen werden viel schneller und fehlerfreier verarbeitet oder formatiert. 
• 
  In immer mehr Ländern können Rechnungen nur noch als elektronische Rechnungen an die Regierung gesendet werden. Aber in immer mehr Ländern werden elektronische Rechnungen auch zwischen Unternehmen obligatorisch, so dass Rechnungen von der Regierung in Echtzeit registriert werden können.

Derzeit ist die elektronische Rechnungsstellung in den Niederlanden nur dann obligatorisch, wenn Sie Geschäfte mit der Regierung machen, d.h. im Falle von Business-to-Government (B2G) Transaktionen. Der Grund dafür ist, dass die niederländischen Regierungen und öffentlichen Auftraggeber nur elektronische Rechnungen von ihren Lieferanten akzeptieren; sie wollen keine PDFs oder Papierrechnungen mehr erhalten. In einigen anderen Ländern, wie z.B. Italien und Polen, ist die elektronische Rechnungsstellung zwischen Unternehmen (B2B) ebenfalls bereits Pflicht. Wenn Sie also mit einem Unternehmen in diesen Ländern Geschäfte machen, sollten Sie auch in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu versenden oder zu empfangen.

ViDA: Elektronische Rechnungsstellung wird europaweit zur Pflicht

Die Europäische Kommission arbeitet an dem Gesetzesvorschlag Mehrwertsteuer im digitalen Zeitalter (ViDA). Dieses Gesetz sieht vor, dass die elektronische Rechnungsstellung für B2B-Transaktionen in der gesamten EU obligatorisch wird. Die vorläufige Planung sieht vor, dass die elektronische Rechnungsstellung bis zum Jahr 2028 in allen Mitgliedsstaaten die Norm sein soll. Eine Reihe von Ländern sind dabei Vorreiter. So haben Italien und Polen dies bereits getan, aber auch Belgien, Deutschland und Frankreich haben fortgeschrittene Pläne, die elektronische Rechnungsstellung für alle Geschäftstransaktionen bis 2028 verbindlich vorzuschreiben.

Die elektronische Rechnungsstellung kann auf verschiedene Weise erfolgen. Welche sind die gängigsten?

Über ein E-Invoicing-Netzwerk Der neue Standard im Land der Rechnungsstellung und der sicherste Weg der elektronischen Rechnungsstellung ist über ein sicheres E-Invoicing-Netzwerk. Denken Sie anPeppol, Mercurius, oder Tungsten, Basware oder SAP Business Network.

Die Rechnungsstellung über ein E-Invoicing-Netzwerk ist am besten mit einem Anruf über ein Telekommunikationsnetz zu vergleichen. Unabhängig davon, welchen Anbieter Sie haben, z.B. Vodafone oder Odido, und unabhängig davon, welchen Anbieter der andere hat, können Sie sich gegenseitig über das Telekommunikationsnetz erreichen. Solange Sie die richtige Telefonnummer haben.

Ein E-Invoicing-Netzwerk funktioniert im Grunde genauso. Jeder kann über einen E-Invoicing-Anbieter wie 4Exchange auf das Netzwerk zugreifen und dann Rechnungen mit Kunden und Lieferanten austauschen, die ebenfalls über einen Anbieter an das Netzwerk angeschlossen sind. Alles, was Sie brauchen, ist die Nummer der Handelskammer (oder OIN im Falle von Regierungen), um die entsprechende Organisation zu erreichen.

Per E-Mail mit angehängter E-Rechnung Es ist auch möglich, eine E-Rechnung als XML-Datei im Anhang einer E-Mail zu versenden oder zu empfangen. Dies ist eine relativ niederschwellige Art der elektronischen Rechnungsstellung, da viele Buchhaltungspakete bereits entsprechende Optionen bieten.

Es ist jedoch wichtig zu wissen, dass der E-Mail-Verkehr nicht sicher ist. Außerdem bietet die E-Mail keine Gewähr dafür, dass die elektronische Rechnung ordnungsgemäß beim Kunden eingegangen ist. Es kann auch schwierig sein, sicher zu sein, dass die Rechnung, die Sie erhalten, tatsächlich vom Lieferanten stammt. 

Über ein Rechnungsportal Wenn Sie mit der elektronischen Rechnungsstellung beginnen, hat dies Auswirkungen auf die Parteien, mit denen Sie zusammenarbeiten.

Nicht alle Kunden oder Lieferanten, insbesondere kleinere Parteien und Einzelunternehmer, verfügen über die richtigen Systeme, um elektronische Rechnungen zu empfangen oder zu versenden. In diesem Fall kann ein Rechnungsportal eine Lösung bieten. Betrachten Sie es als eine Ergänzung zum Netzwerk für elektronische Rechnungen. Kunden können das Portal nutzen, um die Rechnung einfach in ihrem bevorzugten Format herunterzuladen. Die Lieferanten geben die Rechnung manuell in das Portal ein, die Sie dann direkt in der Jusitform über das E-Invoicing-Netzwerk erreicht. 

Der Schritt von Papier- oder PDF-Rechnungen zur elektronischen Rechnungsstellung scheint groß, ist aber eigentlich gar nicht so groß. In den allermeisten Fällen kann 4Exchange Sie in nur einem Tag anschließen. Unabhängig davon, welche Form der Rechnungsstellung Sie derzeit verwenden, können Sie jederzeit zur elektronischen Rechnungsstellung wechseln. Sowohl für den Empfang als auch für den Versand von E-Invoices. Wie fangen Sie also an und was brauchen Sie?

Erste Schritte mit der elektronischen Rechnungsstellung Schritt für Schritt

Alles, was Sie wirklich brauchen, um elektronische Rechnungen versenden zu können, ist ein Buchhaltungspaket oder ein ERP-System, das Rechnungen erstellt. Dabei spielt es keine Rolle, um welche Art von Rechnungen es sich handelt. Es müssen also nicht unbedingt elektronische Rechnungen sein.

Das liegt daran, dass 4Exchange Ihre Rechnungen automatisch in den erforderlichen E-Invoicing-Standard "übersetzt". Ihr Paket erzeugt also keine UBL- oder XML-Rechnungen? Keine Sorge, wir sorgen dafür, dass sie automatisch in das richtige Format umgewandelt werden.

Außerdem benötigen Sie Zugang zu dem gewünschten E-Invoicing-Netzwerk. Auch hierfür können Sie sich an 4Exchange wenden. Wir haben einen offiziellen Zugangspunkt für das Peppol-Netzwerk. Wir sind auch mit allen anderen E-Invoicing-Netzwerken verbunden.