Der Schritt nach dem Rechnungseingang: die Rechnungsbearbeitung
Auch wenn wir alle immer umweltbewusster werden, produzieren wir doch jeden Tag eine Menge 'Restmüll'. Hans Wolfs, Manager Accounts Payable bei Renewi, sagt: "Für unsere 5.400 Vollzeitbeschäftigten in neun Ländern ist das Sammeln und Verarbeiten von Abfall von zentraler Bedeutung. Und von diesem Abfall können wir 93% wiederverwenden, ein großer 'grüner' USP im Vergleich zu unseren Wettbewerbern. Wir setzen Nachhaltigkeit in allen Bereichen des Unternehmens um. Unser Gebäude in Lommel, in dem mehr als 110 Mitarbeiter im Shared Service Centre arbeiten, verbraucht kaum Energie und ist autark." Vor dem Umzug in dieses 'verantwortungsvolle' Shared Service Centre fand die Rechnungsbearbeitung jedoch auf altmodische, papierbasierte Weise in Mol statt, wo sich das flämische SSC befand.
"Ich kam 1998 zu Renewi (damals Van Gansewinkel) und erlebte die alte Situation. Alles lief gut, aber als wir 2003 etwa 45.000 Rechnungen pro Jahr zu bearbeiten hatten, mussten wir den Kurs ändern. Ich kam mit dem Schwesterunternehmen von 4Exchange, ICreative, ins Gespräch und wir beschlossen, uns ein Unternehmen anzuschauen, das bereits seit einiger Zeit eine Lösung für die Rechnungsbearbeitung im Einsatz hatte. Das war genau das, was wir suchten, und sah sehr benutzerfreundlich aus. Wir waren sofort überzeugt."
E-Invoicing & Onboarding Lieferanten
Renewi hatte den ersten Schritt zur digitalen Rechnungsverarbeitung getan, aber das war nur der Anfang. "Die Kollegen, die Papierrechnungen einreichten, scannten diese auch ein. In einer Ecke stand ein Scanner, mit dem jeder seine eigenen Rechnungen einscannte und sie dann in Dateien umwandelte. Aber mit der Einführung des Rechnungsflusses aus den Niederlanden wurde diese Arbeitsmethode zu umständlich. Wir haben sogar extra Leute eingestellt, um diese Rechnungen auf diese Weise zu scannen und zu validieren: Wir hatten vier Leute vor Ort, die sich voll und ganz in diese Arbeit gestürzt haben."
Renewi wollte noch weiter gehen: Gemeinsam mit 4Exchange haben wir dann alle unsere Lieferanten angeschrieben und sie gebeten, ihre Rechnungen künftig in PDF oder XML über verwaltungsspezifische E-Mail-Adressen einzureichen. Auf diese Weise würden die Rechnungen in Zukunft sortiert bei uns ankommen und somit weniger Suchaufwand erfordern.
Das Ergebnis war überwältigend: Als Ergebnis dieses Projekts erhielten wir bereits dreißig Prozent der Rechnungen als elektronische Rechnungen." Bei Renewi gingen jedoch weiterhin siebzig Prozent 'Papier' ein. Gemeinsam mit 4Exchange wollte Hans Wolfs auch hier eine deutliche 'digitale Wende' vollziehen. "Bei 10.000 Lieferanten, die ihre Rechnungen auf ihre eigene Art und Weise liefern, ist das eine echte Herausforderung. Unser OCR-System brauchte daher viel Zeit, um die verschiedenen Rechnungsvorlagen zu erfassen, unabhängig von all den neuen Vorlagen von neuen Lieferanten. Wir zogen daraufhin in Erwägung, die Software zu modifizieren, aber das gab uns keine Garantie, signifikante Fortschritte zu machen und die Erkennung, die unter 50 Prozent lag, auf 90 Prozent auszuweiten. Im Jahr 2013 sprach ich mit einem Geschäftspartner, der vor dem gleichen Problem stand. Er riet uns, die Verarbeitung von Papierrechnungen auszulagern."
Von dreißig auf sechzig Prozent in kürzester Zeit
"Gemeinsam mit 4Exchange wollten wir diese 30 Prozent elektronische Rechnungsstellung ausbauen und die restlichen 70 Prozent innerhalb eines Jahres reduzieren. Mit der Hilfe von 4Exchange sind die 30 Prozent jetzt auf 60 Prozent angewachsen. Die 4Exchange-Plattform gibt den Lieferanten wirklich jede Möglichkeit, Rechnungen einzureichen, die wir dann als elektronische Rechnungen erhalten." Während Renewi früher eine papierbasierte Organisation war, arbeitet das Unternehmen heute zu 100 % papierlos.
