E-invoicing wetgeving
E-facturatie vanaf 2026 verplicht in België: 5 vragen en antwoorden
nov 13, 2024
ViDA goedgekeurd door Europese Raad ECOFIN
nov 6, 2024
Italië mag e-facturatie blijven verplichten van Europese Commissie
nov 5, 2024
Frankrijk kiest toch voor 5-corner model e-facturatie
okt 29, 2024
STELT U ZICH EENS VOOR
Elke ontvangen factuur direct verwerkbaar
Voor úw financiële administratie én die van uw klanten.
Conversie
Facturen worden real-time omgezet naar één standaard, direct verwerkbaar voor factuurverwerking (many-to-one). Leveranciers sturen bijvoorbeeld PDF facturen, terwijl u XML bestanden (e-facturen) ontvangt.
Te versturen facturen worden real-time omgezet naar de gewenste of vereiste standaard van elke debiteur, direct verwerkbaar voor hun factuurverwerking (one-to-many).
Compliance
Overheden leggen steeds vaker de verplichting aan bedrijven op om zakelijke facturen realtime te registreren. Wij volgen de internationale ontwikkelingen op de voet, zodat u dit niet hoeft te doen. Wij werken met standaarden zoals Peppol, DICO, EDIFACT, ZUGFeRD, Factur-X, etc.
Daarnaast valideren we factuurgegevens op basis van masterdata, ter voorkoming van factuurfraude en verlate uitval in factuurverwerking.
Communicatie
4Exchange werkt kanaal- en systeem-onafhankelijk, en werkt met e-mailsystemen, SFTP omgevingen, factuursystemen, en e-invoice netwerken zoals Tradeshift, Basware, Tungsten, Pagero, SAP Ariba, Peppol en EDICOM.
Wanneer u uw factuurontvangst en / of factuurverzending aan ons uitbesteedt, informeren wij bij uw leveranciers of klanten naar hun voorkeuren (zie onboarding).
Wat kunt u van ons verwachten?
In 1 minuut leggen we de transformatie uit voor crediteurenadministraties en debiteurenadministraties.
-
Biedt 4Exchange e-facturatie?
Ja. E-facturatie of elektronisch factureren, impliceert het versturen en ontvangen van facturen in een bepaald data format. E-facturatie is de kern van 4Exchange. 4Exchange zet verschillende factuurvormen, waaronder PDF, om naar een data format (many-to-one), en andersom, dus van een data format naar één of meerdere factuurvormen (one-to-many).
-
Kan 4Exchange overweg met PDF facturen?
Ja. Wij converteren machine-readable en niet-machine-readable PDF facturen naar een data format. En we converteren een data format naar iedere gewenste PDF vorm, mocht een debiteur dit wensen.
-
Kunnen we afscheid nemen van OCR?
Ja. Het 4Exchange platform gebruikt zelf onder meer OCR technologie, om informatie in PDF facturen te extraheren. Ontzorging door 4Exchange impliceert dat u dit niet meer zelf hoeft te doen.
-
Is 4Exchange ook een Peppol Access Point?
Ja. Wij zijn een Peppol Access Point. Als u op zoek bent naar alleen een Peppol oplossing, dan zijn wij echter een minder geschikte partij. Ons platform past veel beter bij complexere administraties. Stuurt u bijvoorbeeld facturen naar veel verschillende bedrijven, die bijvoorbeeld niet allemaal conform Peppol moeten werken, dan komen we graag met u in contact.
-
Moeten wij onze financiële administratie aanpassen?
Nee. Het 4Exchange platform werkt tussen uw systemen en verschillende factuurkanalen, waaronder e-m,ailprogramma's, e-invoicingnetwerken en SFTP omgevingen. In het platform vinden de conversies en validaties plaats. U kunt dus gewoon uw systemen voor factuurverwerking en facturatie blijven gebruiken.
-
Is medewerking van leveranciers of klanten vereist?
Een klein beetje. Leveranciers en klanten kunnen blijven werken met hun systemen en werkwijzen. Leveranciers zullen hun facturen alleen naar een nieuw adres moeten toesturen en aangeven of zij facturen ook direct als e-factuur kunnen versturen. En klanten moeten aangeven hoe zij facturen wensen te ontvangen. Wij nemen het voortouw in de onboarding van leveranciers en klanten.
-
Biedt 4Exchange meer dan factuurontvangst en factuurverzending?
Ja. Onze zusterbedrijven binnen de 4CEE groep zijn gespecialiseerd in zowel de verwerking (coderen, matchen) van ontvangen facturen als in het factureren (opstellen, opvolgen) naar klanten. We zijn dus goed bekend met het speelveld van accounts payable en accounts receivable.
-
Beperkt 4Exchange zich tot facturen?
Nee. Naast facturen verwerken wij ook aanpalende documenten in purchase to pay en order to cash processen, zoals creditnota's, purchase orders en bestelbevestigingen. U kunt dus de volledige stroom aan 'handelsdocumenten' bij ons onderbrengen.