Factuurontvangst
of 
DE UITDAGING
Een wirwar aan factuurvormen, standaarden en kanalen
Leveranciers sturen facturen toe in verschillende bestandsformaten (PDF, XML, CSV, UBL, et cetera) en via verschillende verzendmethoden (e-mail, portaal, netwerk, post). De factuurgegevens moeten een weg vinden in een systeem voor factuurverwerking.
Aan leveranciers vragen om facturen in één en dezelfde standaard aan te leveren is onbegonnen werk. Iedere leverancier heeft immers zelf te maken met 100-en / of 1000-en klanten, met ieder hun eigen wensen, vereisten en systemen.
DE OPLOSSING
Gestandaardiseerde factuurontvangst
Met het e-facturatie platform van 4Exchange wordt elk ontvangen factuur, van iedere leverancier, direct omgezet naar een digitale standaard. Het geconverteerde bestand wordt samen met het originele document, aangeleverd in een systeem voor factuurverwerking.
Aanvullend kan direct na het omzetten, een validatie van de data plaatsvinden op basis van geselecteerde masterdatabronnen. Hierdoor worden alleen de documenten die 100% correct zijn ontvangen. Documenten waar wat mis mee is, worden uit de stroom gehaald en apart opgevolgd.
HOE HET WERKT
Real-time factuur conversie
4Exchange werkt als platform tussen de verzendkanalen van leveranciers en uw systeem voor factuurverwerking.
Facturen worden door 4Exchange opgehaald en ontvangen uit inboxen, portals, direct als e-facturen of uit netwerken als Ariba, Basware, Peppol, Tungsten, Pagero, Tradeshift, et cetera.
Leveranciers kunnen hun facturen dus blijven toesturen in het door hen gewenste formaat en via het door hen gewenste distributiekanaal. Alleen het factuuradres moet worden gewijzigd (zie onboarding).
4Exchange zet al deze facturen om naar een standaard waar uw systeem voor factuurverwerking mee uit de voeten kan.
COMPLIANCE
Factuurvalidatie
Aanvullend kan direct na het omzetten, een validatie van de factuurgegevens plaatsvinden op basis van geselecteerde masterdatabronnen. Hierdoor worden alleen valide facturen doorgelaten voor factuurverwerking en worden niet-valide facturen voorgelegd aan de crediteurenadministratie of retour naar leverancier gestuurd met opgaaf van redenen.
Factuurregistratie
Conform nationale wetgeving kan de ontvangst van een factuur worden geregistreerd bij een geaccrediteerde dienstverlener.
CONTACT
Zorgeloos facturen ontvangen en versturen?
Geef uw financiële administratie binnenkort een enorme boost.
of