De factuurverwerking gaat dus veel sneller én nauwkeuriger dankzij e-facturatie. Dat is voor alle partijen fijn. Hoe sneller wij de facturen kunnen verwerken, hoe beter wij in staat zijn om facturen op tijd te betalen. Dat is natuurlijk prettig voor de leveranciers omdat zij sneller betaald krijgen. Maar ook prettig voor ons, want zo hebben wij sneller inzicht in de uitgaven.
Factuurverwerking gaat veel sneller én nauwkeuriger dankzij e-facturatie
De match met de inkooporder of goederenontvangst wordt direct na binnenkomst van de e-factuur automatisch tot stand gebracht.
Medewerkers hoeven er niks meer mee te doen.
Naar aanleiding van dit project ontvingen we al dertig procent van de facturen als e-factuur.
Van dertig naar zestig in no time
De eerste stap naar digitale factuurverwerking was door Renewi gezet. “Collega’s die de papieren facturen inboekten, scanden deze ook.
Renewi wilde verder: Samen met 4Exchange hebben we al onze leveranciers aangeschreven waarbij we hun verzochten toekomstige facturen voortaan via administratie-specifieke e-mailadressen in PDF of XML aan te leveren. Via deze aanpak zouden facturen ons voortaan gesorteerd bereiken en zodoende minder uitzoekwerk opleveren.
Dit portaal maakt het voor ons mogelijk om alle inkomende facturen als XML te ontvangen, terwijl leveranciers de facturen in elk gewenst formaat kunnen aanleveren (papier, pdf, xml) of handmatig factuurdata invoeren in het zogenaamde key-in portaal. Het portaal zet de aangeleverde facturen vervolgens om naar het standaard formaat van de TU Delft en levert ze vervolgens inclusief pdf-factuurafbeelding en eventuele bijlagen af.
TU Delft schreef 2000 leveranciers aan
Leveranciers kregen de keuze om ofwel in XML aan te leveren of het key-in portaal van 4Exchange te gebruiken.
En dat werkt.
Schotpoort verstuurt e-facturen via Peppol
Nieuwe klanten kunnen snel aangehaakt worden, zodat Schotpoort hen zonder gedoe ook de gewenste e-facturen kan sturen.
Zo kan Schotpoort altijd voldoen aan e-facturatie eisen in aanbestedingen
Naarmate het aantal (semi-)overheidspartners in hun klantenkring toenam, voelde Schotpoort Connect de urgentie om een oplossing voor het verzenden van elektronische facturen te vinden. IT-manager Marcel Blom vertelt waar zij behoefte aan hadden.
"Wanneer een huidige of potentiële klant aangeeft elektronische facturen te willen ontvangen, is het belangrijk dat je snel en effectief ondersteund wordt."
Sommige klanten geven de voorkeur aan het ontvangen van hun factuur als een pdf in de e-mail, terwijl anderen kiezen voor een e-facturen via platforms als Tradeshift, Tungsten of Peppol. Barentz ondervond steeds meer moeilijkheden bij het voldoen aan deze uiteenlopende facturatievoorkeuren en -vereisten.
Jimmy Kok, de Global Credit Manager van het bedrijf, was op zoek naar een oplossing die het bedrijf kon helpen met het stroomlijnen van hun e-facturatieprocessen. Hij kwam uit bij 4Exchange.
Barentz voldoet aan e-facturatiewensen van wereldwijde klanten
Het kan best complex zijn om tienduizenden facturen conform de wet- en regelgeving én de wensen of zelfs eisen van de klant te versturen.
4Exchange maakt het makkelijk