De stap na factuurontvangst: factuurverwerking
Ook al zijn we met z’n allen steeds milieubewuster bezig, toch produceren we dagelijks nog veel ‘restafval’. Hans Wolfs, Manager Accounts Payable bij Renewi, vertelt: “Bij onze 5.400 FTE’s in negen landen staat het inzamelen en verwerken van afval centraal. En van dit afval zijn wij in staat 93% te hergebruiken, een grote ‘groene’ USP ten opzichte van onze concurrenten. Duurzaamheid voeren we in alle gelederen van de organisatie door. Ons bedrijfspand in Lommel waar ruim 110 medewerkers op het Shared Service Center werken, verbruikt nauwelijks energie en is zelfbedruipend.” Maar voordat dit ‘verantwoorde’ Shared Service Center werd betrokken, vond de factuurverwerking op een ouderwetse, papieren wijze in Mol plaats alwaar het Vlaamse SSC was gevestigd.
“In 1998 ben ik bij Renewi (toen nog Van Gansewinkel) in dienst gekomen en heb ik de oude situatie meegemaakt. Alles verliep goed, maar toen wij in 2003 ongeveer 45.000 facturen per jaar te verwerken kregen moest het roer om. Ik raakte in gesprek met het zusterbedrijf van 4Exchange, ICreative, en we besloten een kijkje te nemen bij een organisatie die al geruime tijd hun oplossing voor factuurverwerking. Dit was precies wat wij zochten en oogde zeer gebruiksvriendelijk. We waren meteen overtuigd.”
E-facturatie & Onboarding leveranciers
De eerste stap naar digitale factuurverwerking was door Renewi gezet, maar dit was slechts het begin. “Collega’s die de papieren facturen inboekten, scanden deze ook. In een hoekje stond een scanner waar iedereen zijn eigen facturen scande om deze vervolgens om te zetten naar databestanden. Maar met de komst van de facturenstroom uit Nederland werd deze werkwijze te omslachtig. We namen zelfs extra mensen aan om deze facturen zo te scannen en te valideren: we hadden vier mensen op locatie die zich hier fulltime op stortten.”
Renewi wilde verder: Samen met 4Exchange hebben we toen al onze leveranciers aangeschreven waarbij we hun verzochten toekomstige facturen voortaan via administratie-specifieke e-mailadressen in PDF of XML aan te leveren. Via deze aanpak zouden facturen ons voortaan gesorteerd bereiken en zodoende minder uitzoekwerk opleveren.
Het resultaat was overweldigend: naar aanleiding van dit project ontvingen we al dertig procent van de facturen als e-factuur.” Bij Renewi bleef echter zeventig procent ‘papier’ binnenkomen. Samen met 4Exchange wilde Hans Wolfs ook hier een aanzienlijke ‘digitaalslag’ maken. “Met 10.000 leveranciers die op hun eigen wijze facturen aanleveren, is dit een heuse uitdaging. Ons OCR-systeem had daarbij veel tijd nodig om de verschillende factuurtemplates vast te leggen, los van alle nieuwe templates van nieuwe leveranciers. We hebben toen overwogen de software aan te passen, maar daarmee kregen we geen enkele garantie aanzienlijke stappen te maken en de herkenning, die onder de vijftig procent lag, naar negentig procent uit te breiden. In 2013 sprak ik met een zakenrelatie die tegen hetzelfde probleem was aangelopen. Hij adviseerde ons de papieren factuurverwerking uit te besteden.”
Van dertig naar zestig procent in no time
“Samen met 4Exchange wilden wij die 30% elektronisch facturen uitbouwen en de resterende 70% binnen een jaar reduceren. Met hulp van 4Exchange is de dertig procent inmiddels naar zestig procent uitgegroeid. Het 4Exchange platform biedt leveranciers werkelijk iedere mogelijkheid facturen aan te leveren, waarna wij ze als e-facturen ontvangen." Waar Renewi ooit een papiergebaseerde organisatie was, opereert het bedrijf voor de volle 100% paperless.
