Schotpoort Connect is expert in op maat gemaakte logistieke oplossingen voor complexe transportvraagstukken; of het nu gaat om urgente zendingen, items met niet-standaard afmetingen, of gespecialiseerd vervoer zoals beveiligd, geklimatiseerd en medisch transport. Bovendien bieden ze diensten op het gebied van opslag en doorvoer.
Naast het hoofdkantoor in het Gelderse Eerbeek, heeft Schotpoort Connect ook nog vestigingen in Nieuwegein, Vijfhuizen en Wijchen. Het bedrijf maakt samen met SBPost en Connect For You onderdeel uit van Schotpoort Transport Groep.
Overheden moeten e-factureren
Schotpoort Connect schrijft regelmatig in op aanbestedingen en werkt voor verschillende (semi-) overheidsinstellingen. Sinds een paar jaar is het voor overheden en andere aanbestedende diensten verplicht om te werken met e-facturatie. Voor opdrachtnemers zoals Schotpoort heeft dit uiteraard ook gevolgen.
In eerste instantie had de logistieke dienstverlener uit Eerbeek maar één overheidsklant die elektronische facturen wenste te ontvangen. Voor deze klant had Schotpoort Connect een methode ontwikkeld om pdf-facturen via Peppol te versturen.
Op zoek naar nieuwe e-facturatie oplossing
Deze aanpak voldeed totdat een andere bestaande klant van Schotpoort in het kader van een nieuwe aanbesteding specifieke eisen stelde voor het ontvangen van e-facturen in XML-formaat via Peppol. De toenmalige software van Schotpoort bood echter geen ondersteuning voor het versturen van XML-facturen. Dit noodzaakte het bedrijf om op zoek te gaan naar een nieuwe e-facturatie oplossing om aan deze eisen te kunnen voldoen.
Marcel vertelt dat ze in de zoektocht naar een nieuwe leverancier vooral zochten naar een partij die snel en efficiënt kan schakelen. “Zodra een bestaande of nieuwe klant facturen via e-facturatie wenst te ontvangen, wil je snel en goed geholpen worden." Dat vonden zij in 4Exchange. Directe communicatie en gedeelde taal, evenals de nadruk op veiligheid, waren andere cruciale factoren in hun besluit.
E-facturen worden snel betaald
Inmiddels draait de oplossing volledig. Zo'n 10 procent van de uitgaande facturen bij Schotpoort betreft e-facturen. Deze worden, net als de overige facturen, opgemaakt in het transportmanagementsysteem MendriX. Marcel exporteert deze vervolgens en zorgt dat ze in het 4Exchange portaal terechtkomen. Vanuit daar gaan de e-facturen automatisch in het juiste formaat via het Peppol-netwerk naar de klant.
“Voor ons werkt deze manier perfect”, stelt Marcel tevreden vast. “4Exchange werkt altijd en er zijn nooit problemen. Doordat de e-facturen snel en foutloos worden verstuurd, worden ze ook snel betaald.”
Hij voegt toe: "Het toevoegen van nieuwe klanten aan onze e-facturatieoplossing is een fluitje van een cent. Dit is vooral handig omdat we reeds een band hebben opgebouwd met enkele (semi-)overheid organisaties die op dit moment in de voorbereidende fase zitten voor elektronische facturatie. Zodra zij er klaar voor zijn, kunnen we moeiteloos opschalen zonder dat we ingrijpende veranderingen moeten doorvoeren om de e-facturen correct te leveren. Bovendien verwacht ik dat elektronische facturatie in de toekomst een nog grotere rol gaat spelen, niet alleen bij overheidsaanbestedingen maar ook in de bredere zakelijke markt. Dit is een ontwikkeling die ik zeer verwelkom. We zijn er klaar voor!"
