Barentz verstuurt jaarlijks in totaal ongeveer 250.000 facturen naar haar duizenden klanten in meer dan 65 landen. Eén van de grootste uitdagingen bij het versturen van de facturen, is om te zorgen dat dit gebeurt conform de wet- en regelgeving én de wensen of zelfs eisen van de klant. Dat kan namelijk behoorlijk complex zijn.
Klanten stappen over op e-facturatie
Want zoveel klanten, even zoveel wensen. Jimmy merkt op dat steeds meer klanten de overstap naar e-facturatie maken. Zij verwachten van hun leveranciers dat zij hierin meegaan en hun e-facturen aanleveren via het voorkeursnetwerk van de klant, zoals SAP Business Network (voorheen Ariba), Tungsten, Tradeshift of Peppol. Barentz wil daar graag aan voldoen. Jimmy: “Het is hartstikke mooi als we tegen onze belangrijkste klanten kunnen zeggen dat we over de hele wereld e-facturatie via hun voorkeursnetwerk faciliteren. Als concurrerende leveranciers dat niet kunnen of willen, dan levert dat voor ons misschien weer nieuwe business op.”
Maar het is nog niet zo één, twee, drie geregeld om aan al die verschillende voorkeuren te voldoen. Mede doordat elk e-facturatienetwerk weer net even anders werkt. Jimmy komt met een voorbeeld en vertelt dat er bij Barentz voor Duitsland, België en Nederland vanuit één centrale administratie facturen worden verstuurd. “Maar de koppeling met bijvoorbeeld Tungsten gaat op basis van btw-nummer. En doordat we voor drie landen factureren, hebben we ook drie btw-nummers. Dat betekent dus ook dat er drie koppelingen nodig zijn. En dat is best ingewikkeld”, verzucht hij.
Een ander praktisch struikelblok waar Jimmy regelmatig tegenaan loopt, is het ophalen van de factuurstatus. “Als een klant eenmaal is overgestapt naar e-facturatie via een netwerk, dan verloopt vaak alle communicatie via dat netwerk. Je kunt niet meer even bellen of mailen, maar je moet in een portaal inloggen om te zien of de factuur goed is aangekomen. Dat lijkt handig, totdat je dit voor misschien wel tweeduizend klanten in allerlei verschillende portalen moet gaan doen.”
Ontzorging op gebied van e-facturatie
Redenen genoeg voor Barentz om op zoek te gaan naar een partij die ze kan ontzorgen op het gebied van e-facturatie. Jimmy vervolgt: “Je wilt geen onnodige stress hebben over het versturen van facturen; het moet gewoon werken. Het is fijn dat we hiervoor op 4Exchange Sending kunnen vertrouwen. Ik verwacht dat e-facturatie steeds belangrijker gaat worden de komende jaren, mede gedreven door strengere wet- en regelgeving. Daar willen we klaar voor zijn!”
