Conformité

Conformité externe

La conformité externe fait référence au respect des lois, règles et réglementations externes imposées par les gouvernements, les régulateurs ou les associations sectorielles. Celles-ci peuvent varier en fonction du pays ou du secteur dans lequel l'entreprise opère.

Par exemple, toute entreprise aux Pays-Bas doit se conformer à la loi sur les conditions de travail et au règlement général sur la protection des données (RGPD). Si elles ne le font pas, l'inspection du travail et l'autorité chargée des données personnelles peuvent imposer des sanctions, telles que des amendes. 

Conformité interne

La conformité interne fait référence à l'adhésion aux politiques et procédures internes qu'une entreprise a établies pour elle-même. Ces lignes directrices visent souvent à préserver l'éthique des affaires, à gérer les risques opérationnels et à garantir la qualité des produits ou des services. 

Par exemple, les entreprises peuvent s'imposer que les factures entrantes soient toujours payées dans un délai de x jours, car il a été constaté que les retards de paiement des fournisseurs affectent négativement leurs relations avec leurs partenaires clés et entraînent des inefficacités dans leurs processus financiers. En établissant et en respectant des règles internes sur le paiement des factures dans les délais, une entreprise améliore son efficacité opérationnelle, sa santé financière et ses relations commerciales.

Il souligne l'importance pour les entreprises non seulement de se conformer aux réglementations externes, mais aussi de développer des normes et des procédures internes qui contribuent à leur succès global et à leur intégrité.

Différentes formes de conformité

Outre la conformité externe et interne, on peut distinguer d'autres formes de conformité. Cette diversité des formes de conformité découle des différents types de risques et d'exigences auxquels les organisations sont confrontées. Certaines formes de conformité s'appliquent à (presque) toutes les entreprises et organisations, tandis que d'autres dépendent du secteur d'activité, de la situation géographique et des aspects opérationnels spécifiques d'une entreprise ou d'une organisation.

Exemples de formulaires de conformité : 

• Conformité informatique: comprend la conformité aux lois et règlements relatifs à l'information et à la cybersécurité.

  • 4Exchange Bon à savoir : l'entreprise s'engage à assurer la sécurité et est certifiée ISO9001, ISO27001 et ISO 27017. 

• Respect du droit du travail: relatif au respect du droit et des normes du travail.

• Conformité financière : respectez-vous les règles et lois financières locales et internationales, aujourd'hui et à l'avenir, par exemple en matière de facturation ? 

  • De nombreux changements sont en cours dans ce domaine, en partie grâce à l'arrivée du projet de loi sur la TVA à l'ère numérique (ViDA). Vous vous demandez ce que cela signifie pour la conformité ? Lisez notre livre blanc gratuit intitulé "Conformité et TVA à l'ère numérique".. 

Risques de non-conformité

Il y a non-conformité lorsqu'une entreprise ou une organisation ne respecte pas les réglementations légales, les normes industrielles ou les politiques et procédures internes.

Les comportements non conformes peuvent aller de l'ignorance des réglementations financières et du droit du travail à la violation des réglementations environnementales ou des codes éthiques. Les raisons d'un comportement non conforme sont diverses. Par exemple, par manque de sensibilisation ou parce que les procédures conformes sont trop complexes à suivre pour les employés. Nes comportements non conformes peuvent être conscients ou inconscients, mais ils entraînent souvent des risques et des conséquences importants pour l'organisation. C'est le cas, par exemple :

Sanctions juridiques et amendes

L'un des risques les plus immédiats de la non-conformité est la possibilité d'une action en justice, y compris des amendes, des pénalités et même des poursuites pénales.

Atteinte à la réputation

Le non-respect des règles peut nuire gravement à la réputation d'une entreprise. Lorsqu'une entreprise enfreint la loi ou ignore les normes éthiques, cela peut entraîner une publicité négative et une perte de confiance de la part des clients, des investisseurs et du public. Ce risque découle souvent d'incidents tels que des violations de données, des scandales environnementaux ou des violations de l'éthique.

Perturbations opérationnelles

Un autre risque majeur de la non-conformité est l'interruption des activités. Ces perturbations peuvent entraîner une perte de revenus, une augmentation des coûts et une détérioration des relations avec les clients. 

Par exemple, si une facture électronique n'est pas conforme à la norme appropriée ou, dans le cas des contrôles continus des transactions, aux règles gouvernementales, la facture peut ne pas être payée par le destinataire. 

L'importance de la conformité

La conformité aide donc les organisations à éviter les problèmes juridiques, opérationnels ou de réputation qui peuvent résulter de la violation des lois et des règlements. Mais l'importance de la conformité ne se limite pas à cela. En fait, la conformité joue un rôle crucial pour garantir l'intégrité et le succès d'une entreprise.

Accroître la fidélité des clients

Un programme de conformité bien géré favorise une culture d'entreprise éthique et contribue à la confiance des clients, des investisseurs et du public. Cela confère donc également une valeur stratégique à la conformité.

Ce n'est pas pour rien que les experts de Deloitte, par exemple, conseillent de fonder la stratégie de conformité sur les normes et les valeurs de l'entreprise. De plus, ils constatent que lorsque l'éthique est totalement intégrée à l'ADN d'une entreprise, cela a un effet positif sur la fidélité des clients et le respect de la marque.

Encourager l'innovation

En outre, la conformité permet aux entreprises de gérer efficacement les risques et d'anticiper les changements dans le paysage réglementaire. Ainsi, la conformité peut favoriser l'innovation en encourageant les entreprises à trouver de nouvelles solutions pour répondre aux exigences réglementaires.

C'est le cas, par exemple, des entreprises qui doivent respecter un certain délai de paiement et qui souhaitent donc optimiser leur processus de traitement des factures, en choisissant finalement de passer à la facturation électronique. 

 

Défis en matière de conformité

Il est donc très important pour une entreprise ou une organisation d'être en conformité, mais c'est parfois plus facile à dire qu'à faire. En fait, il existe un certain nombre de défis dans ce domaine. 

L'évolution de la législation et de la réglementation

L'un des plus grands défis est de rester en phase avec des réglementations en constante évolution et souvent plus complexes. Pour les entreprises internationales, il peut être particulièrement difficile de se conformer aux lois et aux normes qui diffèrent d'un pays ou d'une région à l'autre.

La manière dont les pays traitent l'audit de la TVA en est un exemple actuel. De plus en plus de pays passent d'un modèle de contrôle a posteriori à un modèle d'apurement. Dans ces pays, la facturation électronique devient obligatoire et il existe des contrôles continus des transactions ; chaque facture comportant un élément de TVA doit d'abord être approuvée par le gouvernement avant d'être envoyée au client. Cependant, les détails exacts de cette procédure, y compris les exigences techniques pour les factures électroniques, diffèrent d'un pays à l'autre. Il est donc très difficile pour les entreprises opérant à l'échelle internationale de rester en conformité. 

Dans les années à venir, la situation ne fera que se compliquer, notamment grâce à la proposition législative de la Commission européenne sur la TVA à l'ère numérique (ViDA). Cette proposition prévoit que chaque pays européen devra bientôt introduire une forme de contrôle continu des transactions, mais il manque (encore) une norme claire et sans ambiguïté dans les plans. 

Changements technologiques et cybersécurité

politique de confidentialitéLes entreprises doivent constamment adapter leurs stratégies de conformité aux réalités numériques, en accordant une attention particulière à la protection des données personnelles et à la sécurité des systèmes informatiques.

Coût de la mise en conformité

La mise en conformité peut être coûteuse, en particulier pour les petites entreprises. Le coût de l'élaboration, de la mise en œuvre et du maintien de programmes de conformité efficaces, ainsi que de la formation du personnel, peut être considérable. Surtout lorsqu'une entreprise veut tout faire elle-même. Il peut donc s'avérer payant de confier (une partie de) la conformité à un expert externe. 4Exchange Par exemple, il peut vous décharger complètement en termes de conformité des factures électroniques et d'autres échanges de documents électroniques. 

Obtenir l'adhésion des employés à la conformité

Créer une culture d'entreprise dans laquelle la conformité est considérée comme une partie intégrante est un défi majeur. Les employés à tous les niveaux doivent comprendre pourquoi la conformité est importante et comment ils peuvent contribuer à respecter les lois et règlements en vigueur.

En outre, il peut être difficile de communiquer efficacement sur les exigences de conformité et de former le personnel, en particulier dans les organisations de grande taille ou décentralisées.

Améliorer la conformité

Le respect des règles est avant tout une question de comportement. Par conséquent, si vous souhaitez améliorer la conformité, vous devrez influencer le comportement de vos collègues. Une stratégie de conformité réussie se concentre donc sur la création d'un environnement dans lequel chacun peut dire et faire ce qu'il faut.

Rechercher la motivation intrinsèque

La conformité est encore souvent considérée comme une fin en soi, ce qui crée une culture de l'inaction. Ainsi, la conformité devient une obligation et prend la forme de toutes sortes de règles du type "tu ne dois pas" ou "il doit en être ainsi". Il n'est pas vraiment intéressant pour les employés de suivre ces règles, et encore moins de faire un effort supplémentaire.

Recherchez la motivation intrinsèque pour faire mieux. Voulez-vous seulement vous conformer à toutes les règles ou voulez-vous réellement être un partenaire fiable pour vos clients ? Voulez-vous seulement satisfaire aux exigences minimales ou voulez-vous vraiment faire la différence ? Comment la conformité peut-elle non seulement s'aligner sur les normes et les valeurs de votre organisation, mais aussi les renforcer ?

Communiquer clairement avec les employés

Il est alors important de le communiquer clairement en interne et d'obtenir l'adhésion de tous. Faites de la conformité une partie intégrante et indispensable de votre culture, qui repose sur des questions telles que l'intégrité, l'éthique et la confiance. Assurez-vous que tous les collègues de l'entreprise, du PDG à l'agent d'entretien, comprennent pourquoi la conformité est si importante et ce qu'elle signifie pour eux. Quel est l'impact sur leur travail ? Quel comportement attend-on d'eux ?

Expliquez les normes, les procédures et les règles de manière claire et efficace, en insistant particulièrement sur le pourquoi. En effet, lorsque les gens comprennent la raison sous-jacente, ils se sentent plus impliqués et moins enclins à enfreindre les règles.

 

Faciliter au maximum la mise en conformité

Facilitez autant que possible la mise en conformité des employés. Les gens préfèrent tout simplement emprunter la voie la plus facile. Si le processus officiel établi est incroyablement compliqué et lourd, les collègues sont susceptibles de s'en écarter et de trouver leur propre moyen d'accomplir les choses plus rapidement ou avec moins d'efforts. Assurez-vous donc d'avoir des méthodes de travail claires et efficaces que les collègues peuvent facilement suivre et qui sont donc naturellement conformes.

L'automatisation joue un rôle important à cet égard. En effet, elle rend les processus plus efficaces et efficients. Elle évite aux employés de devoir effectuer toutes sortes de tâches manuelles et inutiles, et elle réduit également le risque d'erreur (humaine).

La conformité dès la conception

En outre, l'automatisation rend plus difficile tout écart par rapport aux procédures souhaitées ; après tout, tout est prédéterminé et les processus sont mis en place en conséquence.

S'il est déterminé à l'avance que le superviseur X doit approuver un bon de commande, le processus automatisé est (si tout se passe bien) configuré de manière à ce que le bon de commande ne puisse pas être exécuté tant que le superviseur X ne l'a pas effectivement approuvé. En revanche, dans le cadre d'un processus manuel, un employé pourrait mépriser cette procédure et procéder quand même à l'achat. Bien entendu, c'est exactement ce que vous voulez éviter.

Dans un processus automatisé, la conformité est déjà enracinée, ou bien il s'agit d'une conformité par conception. Un employé est déjà en conformité avec la loi, parce qu'il n'y a pas de place pour les écarts.