Facturation électronique 

La facturation électronique consiste à envoyer et à recevoir des factures sous la forme d'un fichier de données (la facture électronique), entre le système ERP, comptable ou order-to-cash du fournisseur et le système ERP, comptable ou purchase-to-pay du client. Sans intervention manuelle.

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Automatisation

dématérialisationLes comptes fournisseurs et les comptes clients sont dans une . Cette transformation s'est principalement traduite par l'envoi de factures au format PDF par courrier électronique. L'automatisation est donc à la traîne, car ce sont les employés qui créent, lisent, évaluent, envoient ou saisissent la facture PDF. Toutefois, l'OCR est généralement utilisé pour accélérer la saisie.

Ces dernières années, la transformation a été davantage poussée. D'une part, par le marché du travail et les économies en matière de ressources humaines et, d'autre part, par le gouvernement. Le gouvernement lui-même veut pouvoir travailler plus efficacement et mieux maîtriser la collecte des impôts.

RH et économies

dématérialisation transmission de facturesLes comptes créditeurs et les comptes débiteurs sont grandement facilités par la réception des factures et leur traitement. En convertissant automatiquement les factures en format numérique, elles peuvent être traitées beaucoup plus rapidement. La comptabilité fournisseurs peut faire circuler les factures pour approbation (ou les faire approuver automatiquement sur la base des bons de commande). L'administration des débiteurs peut faire parvenir les factures aux clients plus rapidement.

Pour la comptabilité fournisseurs, la réception, l'encodage et le contrôle manuels de plusieurs factures, dont une fraction nécessite une action corrective, peuvent engendrer des coûts de traitement considérables. Les coûts généraux pour le traitement total, c'est-à-dire y compris l'encodage et l'approbation, peuvent s'élever à une moyenne de 35 euros par facture pour les factures PDF, avec un temps de traitement associé de 15 jours. Pour la facturation électronique / les factures XML, ce montant peut être réduit à quelques euros. Pour l'EDI, le montant est inférieur à euros.

Si l'on multiplie ce chiffre par le volume de la facture, le tableau des coûts se dessine. La facturation électronique ne permet pas seulement de réaliser des économies. Le délai d'exécution beaucoup plus rapide offre des avantages en termes de flux de trésorerie pour les comptes créditeurs et les comptes débiteurs. Pour les comptes clients, c'est évident. La comptabilité fournisseurs peut négocier des remises en cas de paiement anticipé.

Collecte des impôts

Le gouvernement en tant que client

Au sein de l'Europe, il existe des accords sur la facturation électronique. Ces accords sont repris dans la directive européenne sur la facturation électronique dans les marchés publics (directive 2014/55/UE du Parlement européen et du Conseil.

Le gouvernement néerlandais a intégré la directive européenne dans la loi sur les marchés publics. Toutes les autorités publiques néerlandaises, les organisations gouvernementales et les autres pouvoirs adjudicateurs sont tenus d'être en mesure de recevoir et de traiter les factures électroniques de leurs fournisseurs à partir du 18 avril 2019. Depuis cette date, les entreprises qui font affaire avec le gouvernement néerlandais sont obligées de soumettre des factures électroniques conformément à la norme européenne pour la facturation électronique (EN 16931).

Le gouvernement en tant que collecteur d'impôts

Le rôle du gouvernement dans l'adoption de la facturation électronique va devenir beaucoup plus important. L'écart de TVA actuel, c'est-à-dire la différence entre ce que le gouvernement néerlandais devrait recevoir et ce qu'il perçoit réellement, est de 2,8 %. Bien que ce chiffre soit nettement inférieur à la moyenne européenne de 9,1 %, ce sont des milliards d'euros qui sont perdus.

Dans les pays, principalement en dehors de l'Europe, les gouvernements nationaux passent d'un modèle d'audit a posteriori à des modèles de contrôle continu des transactions. La mise en œuvre diffère, mais le point commun est que chaque facture envoyée entre les parties est également enregistrée auprès du gouvernement. Une telle opération n'est possible qu'avec la facturation électronique.

Facturation électronique

La facture électronique

transmission de facturesLa facturation électronique est un processus numérique et normalisé de réception et d'émission de factures. Dans le cadre de la facturation électronique, les factures sont envoyées et reçues dans un fichier de données, entre le système ERP, de comptabilité ou de commande à la caisse du fournisseur et le système ERP ou de commande à la caisse du client. Sans aucune intervention manuelle. Nous appelons ce fichier de données "facture électronique".

La difficulté réside dans la multiplicité des systèmes et des fichiers de données. Et le fait que de très nombreuses parties envoient des factures sous forme de fichiers PDF par courrier électronique. Et il y a aussi des différences dans ce domaine. 

Facture XML

Une facture électronique prend presque toujours la forme d'un fichier XML. XML (eXtensible Markup Language) est un fichier de données qui contient des instructions sur la manière dont les informations contenues dans le fichier doivent être codées ou interprétées. Ces instructions sont lisibles par des applications telles que les humains. Entre-temps, le XML est devenu la norme pour l'échange de données entre les applications.

Mais XML n'est pas la même chose qu'une norme de facturation. Une comparaison avec la parole permet de clarifier les choses.

La capacité de parler et donc de transmettre des informations d'une personne à l'autre peut être assurée par différents sons de la parole. Grâce à cette capacité d'expression, différents groupes de personnes parlent différentes langues. Ils utilisent donc des sons différents pour communiquer essentiellement la même chose.

De même, il existe des différences dans les instructions utilisées dans les fichiers XML. Il s'agit des différentes normes utilisées entre les différentes régions et/ou industries, telles que. Les normes UBL, Peppol et UN/CEFACT.

Un morceau de XML pour la norme UBL 2.1 ressemble à ceci :

<Invoice xmlns="urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:Invoice-2"

       xmlns:cac="urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:CommonAggregateComponents-2">

   <ID>INV456</ID>

   <IssueDate>2023-11-30</IssueDate>

   <!-- Other invoice elements using common components -->

</Invoice>

 

Pour PEPPOL

<Invoice xmlns="urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:Invoice-2"

         xmlns:peppol="urn:www.cenbii.eu:transaction:biitrns010:ver3.0">

   <ID>PEP789</ID>

   <IssueDate>2023-11-30</IssueDate>

<!-- Additional PEPPOL-specific elements or extensions -->

   <peppol:AdditionalInformation>PEPPOL-specific data</peppol:AdditionalInformation>

</Invoice>

 

Pour le CEFACT-ONU

<CrossIndustryInvoice xmlns="urn:un:unece:uncefact:data:standard:CrossIndustryInvoice:1">

   <ID>CII_INV_001</ID>

   <IssueDate>2023-11-30</IssueDate>

   <!-- Other CII-specific invoice elements -->

   <PaymentMeans>

       <PaymentChannelCode>CC</PaymentChannelCode>

       <!-- Additional payment means details -->

   </PaymentMeans>

</CrossIndustryInvoice>

Il y a donc beaucoup plus de normes. Certaines d'entre elles présentent des similitudes, d'autres non.

Le format XML est tellement polyvalent qu'il n'est pas réservé aux factures. Le XML est utilisé dans de nombreux domaines, des données de calcul aux informations GPS et des graphiques vectoriels aux informations sur les factures.

Factures papier, PDF, EDI

De nombreux fournisseurs n'envoient pas leurs factures sous forme de fichiers XML, mais sous forme de fichiers PDF. Le PDF est une image numérique. Parfois avec une couche de données, parfois sans. Dans de nombreux pays, les factures papier sont populaires. Et dans certains secteurs, l'EDI est utilisé.

L'EDI est très similaire à la facturation électronique. Il est vrai que l'EDI est plus large en ce sens qu'il inclut les bons de commande et les bordereaux d'expédition en plus des factures. Les factures EDI sont envoyées directement du système du fournisseur au système du client. Les factures EDI, comme les factures XML, sont normalisées dans le but d'accélérer le processus et d'éviter les erreurs.

Reprenons la métaphore de la parole. La langue n'est pas seulement parlée, mais aussi écrite ou jouée. Le pouvoir est le même. Le sens aussi. Seule la forme est différente.

L'EDI n'est pas le XML. Exemple d'un élément de l'EDI :

ISA*00* *00* *ZZ*SENDERID *ZZ*RECEIVERID *030101*1253*U*00501*000000123*0*T* :



~ GS*IN*SENDERID*RECEIVERID*20030315*125300*1*X*005010~ST*810*0001~BIG*COPY01*12345678*20111206*87654321~ N1*ST*ABC





Corporation~ N3*123Main St~ N4*Anytown*CA*98765~ N1*BT*XYZRetailers~ N3*456Oak St~ Et encore une fois, l'EDI a différentes normes, comme ANSI X12, EDIFACT, TRADACOMS et ODETTE. En bref, il existe un ensemble de documents et de fichiers utilisés pour communiquer les informations relatives aux factures.

Normalisation

La facturation électronique désigne l'échange de factures sous forme "électronique". Dans la pratique, il s'agit de la réception et de l'envoi de factures XML.

La diversité des formulaires et des normes empêche les parties d'adopter la facturation électronique. Ou bien ils n'envoient qu'un fichier XML en pièce jointe d'un courrier électronique, simplement parce que le logiciel de comptabilité offre cette option. Mais le service des comptes fournisseurs récupère ensuite le PDF et, à l'aide d'un logiciel de reconnaissance optique de caractères, convertit l'image PDF en un fichier de données qui est présenté au système d'achat-paiement.

Tant que le système récepteur ne peut pas recevoir et traiter directement la facture électronique, la facturation électronique n'existe pas vraiment. Ni en termes d'économies, ni en termes de gouvernement.

Une norme unique pour les factures serait utile. Le défi consiste à parler une seule langue. Les factures peuvent alors être envoyées et reçues directement d'un système à l'autre. Sans intervention manuelle. Et aussi l'utilisation d'un seul protocole de communication. Un fichier XML peut être envoyé par courrier électronique ou, par exemple, par FTP ou API.

Cela semble évident. De même, la communication deviendrait facile si le monde entier parlait "Algemeen Beschaafd Nederlands (ABN)". Le passage à une norme uniforme signifie également que les gens doivent abandonner leurs méthodes de travail existantes, s'adapter, faire des concessions et investir dans quelque chose de nouveau.

Le passage à l'EDI, par exemple, n'est pas une mince affaire. Non seulement pour sa propre organisation, mais aussi parce qu'il nécessite la coopération des fournisseurs et des clients. Et chaque partie coopère à son tour avec beaucoup d'autres, qui travaillent avec leurs propres systèmes.

Il y a eu plusieurs initiatives dans le passé, mais à plus petite échelle. L'EDI en est un bon exemple. PEPPOL en est un autre exemple. Créé à l'origine par le ministère norvégien des finances et l'agence norvégienne des technologies de l'information et des télécommunications, il est aujourd'hui adopté par plusieurs pays européens.

Comme une norme mondiale est encore loin, les factures reçues devront être reçues et envoyées manuellement ou semi-manuellement pour le moment.

Ó soit confiée à un prestataire de services qui convertit automatiquement et en temps réel les factures et autres types de documents dans le format demandé par le destinataire. 4Exchange C'est le cœur de métier de.

dématérialisation

dématérialisation Le traitement des fichiers XML est la clé de voûte de la comptabilité fournisseurs et de la comptabilité clients. En effet, pour permettre l'automatisation des processus, les informations doivent être disponibles sous forme de données.

Qualité des données

Un fichier XML ne suffit pas à lui seul. Les informations contenues dans le fichier peuvent ne pas être correctes ou différer des données du système ERP. Il se peut aussi que des informations soient manquantes. Un fichier est alors traité au sein de l'organisation ou envoyé à un client, des jours s'écoulent, puis on s'aperçoit qu'il est incorrect et qu'une correction doit être apportée.

Pour réduire les délais d'exécution, des contrôles clés peuvent être effectués dès qu'une facture est disponible dans le format XML souhaité. Une comparaison avec les données du système ERP ou d'autres systèmes utilisés constitue un excellent point de départ pour valider les données et maintenir une cohérence élevée. En fonction du résultat, des mesures automatisées peuvent être prises sur la base de règles "si" et "alors" à définir. Avant même que la facture ne soit transmise à un système de traitement des factures ou d'achat-paiement, ou qu'elle ne soit envoyée à un client.

Automatisation des processus

Un flux de données unifié offre la possibilité de transformer le processus de l'achat au paiement et de la commande à l'encaissement en un système beaucoup plus rapide et transparent. Si le front-end est bien organisé, tout devient beaucoup plus facile au back-end. Exemples :

Correspondance des commandes
Tout comme une facture XML standardisée peut être comparée aux données d'un système ERP, elle peut également être comparée aux données du bon de commande correspondant. À condition, bien sûr, qu'un bon de commande existe. Et que les données de base de ce bon de commande soient validées. Le bon de commande peut alors être placé à côté de la facture et leur contenu peut être comparé. Par exemple, les articles et les montants correspondent-ils ? Si ce n'est pas le cas, quelles sont les tolérances que nous sommes prêts à accepter. En effet, la correction des données coûte du temps et de l'argent. Ce processus de comparaison se fait naturellement de manière automatique. La technologie qui rend cela possible est disponible depuis des années.

Remise en cas de paiement anticipé
Le meilleur garçon de la classe peut être récompensé pour sa bonne conduite. Cette pratique est encore peu répandue dans la pratique. dématérialisation Mais les mains ainsi libérées peuvent être utilisées, par exemple, pour conclure des accords avec des fournisseurs privilégiés et en assurer le suivi.

Conformité

Bien entendu, les factures électroniques sont également très faciles à mettre en conformité. Non seulement en termes de contenu, mais aussi de modifications apportées à la facture, de la réception à la livraison d'un document, sont enregistrées. L'intégrité de chaque facture reçue ou à envoyer est ainsi garantie.

Le formulaire devient de plus en plus important pour la collecte des impôts. Nous le voyons déjà très clairement dans les pays d'Amérique latine, par exemple, mais cela se rapproche également de l'Europe pour les Pays-Bas. L'Italie a déjà atteint ce stade et la Pologne et la France sont les prochains pays où chaque facture échangée entre les entreprises doit être enregistrée.

La normalisation est également un défi dans ce domaine. Non seulement en ce qui concerne le format souhaité, mais aussi le processus et le protocole d'échange. Dans le modèle français, la facture est envoyée directement du fournisseur au client, mais les deux parties devront enregistrer la transaction auprès d'un prestataire de services accrédité.

En bref, la facturation électronique ouvre la voie à un traitement des factures en temps réel, sans contact et conforme, réduisant le coût par facture de dizaines d'euros à un euro.