Qu'est-ce qu'une facture électronique ?
Une facture électronique est une facture envoyée et reçue sous forme électronique. Il s'agit d'un moyen efficace, écologique et rentable d'envoyer et de recevoir des factures, par rapport aux factures traditionnelles sur papier.
Avantages de la facture électronique
La facture électronique présente de nombreux avantages, notamment
- Réduction des coûts: réduction des frais d'impression et d'expédition.
- Efficacité: Temps de traitement plus rapide que pour les factures papier.
- Durabilité: Réduction de la consommation de papier, contribuant à la protection de l'environnement.
- Sécurité: réduction des risques de perte ou de dommage.
- Une vision en temps réel: Accès immédiat et aperçu de votre facturation.
- Moins d'erreurs: La saisie automatique réduit le risque d'erreurs.
- Lois et règlements: respect des exigences légales en matière de facturation.
Différences par rapport aux autres formats de facture
Bien qu'une facture électronique soit un document numérique, il existe d'autres formats de factures électroniques tels que les factures PDF.
Nous expliquons ci-dessous les principales différences entre les factures électroniques et les autres formats de facture couramment utilisés, tels que les factures PDF et les factures papier.
Traitement automatique
Les factures électroniques sont automatiquement traitées et introduites dans le système comptable du destinataire. Aucune saisie manuelle n'est donc nécessaire, ce qui réduit considérablement le risque d'erreurs. En revanche, les factures PDF et les factures papier doivent être saisies manuellement, ce qui prend plus de temps et est plus susceptible de provoquer des erreurs.
Sécurité et politique de confidentialité
Les factures électroniques sont envoyées sur des réseaux sécurisés, ce qui garantit l'intégrité, l'authenticité et la confidentialité des données. Contrairement aux factures électroniques, les factures papier peuvent être endommagées ou perdues au cours du processus de transmission, et les factures PDF peuvent présenter des risques si elles sont envoyées par courrier électronique non sécurisé.
Accessibilité et clarté
Les factures électroniques sont instantanément accessibles et peuvent être facilement recherchées dans un système numérique, ce qui permet d'avoir une meilleure vue d'ensemble et une meilleure compréhension des documents financiers. Les factures papier doivent être stockées physiquement et sont plus difficiles à rechercher. Les factures PDF doivent également être stockées de manière organisée pour rester accessibles.
Conformité et précision
Les factures électroniques sont préparées selon un format standardisé qui permet un traitement automatique. Cela favorise l'exactitude et la conformité des données financières. En revanche, les factures PDF et papier étant saisies manuellement, elles sont sujettes à des incohérences et à des erreurs.
Coût
La facturation électronique permet de réaliser d'importantes économies en réduisant les coûts d'impression, d'envoi postal et de traitement manuel. Les factures PDF, bien qu'elles évitent les frais d'impression et d'affranchissement, peuvent encore engendrer des coûts en raison du traitement manuel nécessaire. Les factures papier, quant à elles, entraînent des coûts d'impression et d'affranchissement.
Traitement des factures papier ou facturation électronique
Vous recevez peut-être encore souvent des factures par courrier. L'archivage de ces factures est souvent une activité qui prend du temps. Cependant, une facture électronique peut être directement lue et traitée dans votre logiciel de manière entièrement automatique, sans actions supplémentaires. Les factures PDF nécessitent encore diverses actions telles que la numérisation, la reconnaissance et le contrôle par un outil OCR.
Opter pour la facturation électronique
La facture électronique est une solution moderne, efficace et durable pour les petites et grandes entreprises. Elle automatise et simplifie le processus de facturation, permet de réaliser des économies et contribue à améliorer l'environnement. Vous souhaitez vous aussi passer à la facturation électronique et profiter de tous ses avantages ? Contactez-nous dès aujourd'hui pour obtenir plus d'informations et des conseils sur mesure !
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