Facturatie uitbesteden

E-factureren is het versturen van een e-factuur vanuit het ene geautomatiseerde systeem naar een ander geautomatiseerd systeem waar hij elektronisch verwerkt kan worden. Er vindt dus een automatische uitwisseling van documenten tussen systemen plaats.

In het geval van e-facturatie betreft dit e-facturen, maar ook andere documenten, zoals leveringsbonnen en bestellingen, kunnen automatisch tussen de systemen van leverancier en klant uitgewisseld worden.

Een e-factuur is een gestructureerd digitaal databestand, waar de factuurgegevens op een vaste locatie staan. Welke locatie dat precies is, hangt af van de standaard die wordt gehanteerd. Doordat de factuurgegevens altijd op dezelfde plek staan, kan de e-factuur automatisch verwerkt worden in de administratie, zonder handmatige tussenkomst. 

E-facturen worden soms XML-facturen of UBL-facturen genoemd. Hoe zit dat?

XML is een bestandsindeling die structuur aan gegevens geeft, zodat deze uitgewisseld en verwerkt kunnen worden. Zie het voorbeeld hiernaast: de gegevens krijgen structuur doordat ze tussen <tags> staan.

E-facturen worden meestal verstuurd als XML-bestand. Dit herkent u aan een bestandsnaam die eindigt op .xml, net als dat een PDF-document eindigt op .pdf en een Word-document op .docx. Een e-factuur is een toepassing van XML, maar ook andere elektronische berichten, zoals een inkooporder of pakbon, kunnen als XML-bestand uitgewisseld worden. 

Universal Business Language, UBL, is een gestandaardiseerde digitale ‘taal’ voor het opstellen van XML-documenten. Het is een serie afspraken die ervoor zorgt dat u, maar vooral uw automatische systeem, specifieke gegevens altijd op dezelfde plek op de factuur terug kunt vinden. Deze afspraken gaan bijvoorbeeld over de specifieke woorden (gebruikt men <InvoiceNumber> of <invoiceno>) en over de specifieke locatie (staat het factuurnummer op de 1e of de 7e regel, bijvoorbeeld). 

UBL is in Nederland de meest gebruikte e-facturatiestandaard, maar er zijn er nog veel meer. 4Exchange spreekt elke taal en ontzorgt u graag op dit gebied.

Facturen die via e-mail worden verstuurd als PDF's, Word-documenten of andere afbeeldingsbestanden vormen wel een eerste stap weg van papieren facturen, maar zijn géén e-facturen. Dit komt doordat de ontvanger de gegevens handmatig moet invoeren of met behulp van OCR-technologie moet vastleggen. Bovendien moeten gemailde facturen vaak op papier worden afgedrukt voor het matchen en archiveren.

E-facturatie is economisch voordeling en in een toenemend aantal landen verplicht.

• Digitale transformatie
  Automatisering heeft gestandaardiseerde processen en gestructureerde data nodig. E-facturatie faciliteert procesautomatisering. Facturen worden veel sneller en foutlozer verwerkt of opgemaakt. 
• VAT compliance
  Facturen naar de overheid versturen kan in steeds meer landen alleen als e-factuur. Maar in steeds meer landen zal de e-factuur ook tussen bedrijven worden verplicht, waardoor facturen realtime door de overheid geregistreerd kunnen worden.

Op dit moment is e-facturatie in Nederland alleen verplicht als u zakendoet met de overheid, dus in het geval van Business-to-Government (B2G-)transacties. Nederlandse overheden en aanbestedende diensten accepteren namelijk alleen nog e-facturen van haar leveranciers; PDF's of papieren facturen willen zij niet meer ontvangen.  In sommige andere landen, zoals Italië en Polen, is e-facturatie tussen bedrijven onderling (B2B) ook al verplicht. Als u zakendoet met een bedrijf in deze landen, moet u dus ook e-facturen kunnen versturen of ontvangen.

ViDA: e-facturatie wordt in heel Europa verplicht

De Europese Commissie is bezig met het wetsvoorstel VAT in the Digital Age (ViDA). Deze wet schrijft voor dat e-invoicing voor B2B-transacties in de gehele EU verplicht wordt. De voorlopige planning is dat tegen 2028 e-invoicing de norm moet zijn in alle lidstaten.  Een aantal landen loopt hierin voorop. Italië en Polen hebben dit dus al doergevoerd, maar ook België, Duitsland en Frankrijk hebben al vergevorderde plannen om vóór 2028 e-facturatie verplicht te stellen voor alle zakelijke transacties.

E-factureren kan op verschillende manieren. Wat zijn de meest voorkomende?

Via een e-facturatienetwerk

De nieuwe standaard in facturatieland én veiligste manier van e-factureren is via een beveiligd e-facturatienetwerk. Denk hierbij aan Peppol, Mercurius, of aan Tungsten, Basware of SAP Business Network. 

Factureren via een e-facturatienetwerk kunt u het beste vergelijken met bellen via een telecomnetwerk. Ongeacht welke provider u heeft, bijvoorbeeld Vodafone of Odido, en ongeacht welke provider de ander heeft, u kunt elkaar bereiken via het telecomnetwerk. Zolang u maar het goede telefoonnummer heeft. 

Een e-facturatienetwerk werkt in feite hetzelfde. Iedereen kan via een e-facturatieprovider, zoals 4Exchange, toegang krijgen tot het netwerk en vervolgens facturen uitwisselen met klanten en leveranciers die ook via een provider op het netwerk aangesloten zijn. Het enige dat u nodig heeft is het KvK- (of OIN- in geval van overheden) nummer om de betreffende organisatie te bereiken.

Via de e-mail met e-factuur als bijlage

Het is ook mogelijk om een e-factuur als XML-bestand in de bijlage van een e-mail te versturen of ontvangen. Dit is een vrij laagdrempelige manier van e-factureren, aangezien veel boekhoudpakketten hier al mogelijkheden voor bieden. 

Wel is het belangrijk om te realiseren dat e-mailverkeer niet beveiligd is. Daarnaast biedt e-mail niet de zekerheid dat de e-factuur goed ontvangen is door de klant. Ook kan het lastig zijn om zeker te weten dat de factuur die u ontvangt, ook daadwerkelijk van de leverancier komt. 

Via een factuurportaal

Als u aan de slag gaat met e-facturatie, dan heeft dat gevolgen voor de partijen waarmee u samenwerkt. Niet alle klanten of leveranciers, vooral kleinere partijen en zzp'ers, hebben de juiste systemen om e-facturen te ontvangen of versturen.

In dit geval kan een factuurportaal uitkomst bieden. Zie dit als een aanvulling op het e-facturatienetwerk. Klanten kunnen via het portaal de factuur gemakkelijk downloaden in de voor hen gewenste vorm. Leveranciers voeren in het portaal handmatig de factuur in, die vervolgens direct in de jusite vorm via het e-facturatienetwerk bij u terecht komt. 

De stap van papieren of pdf-facturen naar e-facturatie lijkt groot, maar valt eigenlijk reuze mee. In veruit de meeste gevallen kan 4Exchange u al in één dag aansluiten. Welke vorm van factureren u op dit moment ook gebruikt, u kunt altijd overstappen op e-facturatie. Zowel voor het ontvangen als het verzenden van e-facturen. Hoe begint u dan en wat heeft u nodig?

Stap voor stap aan de slag met e-facturatie

Het enige wat u echt nodig heeft om e-facturen te kunnen versturen is een boekhoudpakket of ERP-systeem dat facturen genereert. Het maakt niet uit welk type facturen dit is. Het hoeven dus geen e-facturen te zijn.

4Exchange ‘vertaalt’ uw facturen namelijk automatisch naar de benodigde e-facturatiestandaard. Dus genereert uw pakket geen UBL of XML facturen? Geen zorgen, wij zorgen ervoor dat deze automatisch omgezet worden naar het juiste formaat.

Daarnaast dient u toegang te krijgen tot het gewenste e-facturatienetwerk. Ook hiervoor kunt u terecht bij 4Exchange. Zo beschikken wij over een officeel Access Point voor het Peppol-netwerk. Ook op alle andere e-facturatienetwerken zijn wij aangesloten.