Elektronische Rechnungsstellung

Die elektronische Rechnungsstellung ist der automatische Versand strukturierter elektronischer Rechnungen von einem automatisierten System an ein anderes, wo sie ohne menschliches Zutun verarbeitet werden können.

Dazu gehören nicht nur Rechnungen, sondern auch andere Dokumente wie Lieferscheine und Bestellungen, die automatisch zwischen Lieferanten- und Kundensystemen ausgetauscht werden.

Eine elektronische Rechnung ist eine strukturierte digitale Datei, in der die Rechnungsdaten an einem festen Ort gespeichert sind.

Wenn Sie den Peppol-Standard verwenden, werden die Rechnungsdaten an einem bestimmten Ort innerhalb der XML-Struktur der Datei gespeichert. Dieser standardisierte Speicherort ermöglicht die automatische Verarbeitung elektronischer Rechnungen in den Akten, ohne dass manuelle Eingriffe erforderlich sind.

Die elektronische Rechnungsstellung bietet zahlreiche Vorteile, insbesondere für Unternehmen in Belgien, wo der Verwaltungsaufwand erheblich ist. Durch den Wechsel zur elektronischen Rechnungsstellung können Unternehmen den Verwaltungsaufwand verringern und effizienter arbeiten. Das bedeutet, dass sie weniger Zeit und Geld für manuelle Prozesse aufwenden müssen, z. B. für die Eingabe von Papierrechnungen in Buchhaltungssysteme. Außerdem kann die elektronische Rechnungsstellung das Risiko von Fehlern verringern, was zu genaueren Finanzdaten und potenziellen langfristigen Kosteneinsparungen führt.

In Belgien werden die Kosten des Verwaltungsaufwands für Unternehmen im Jahr 2022 auf 5,99 Milliarden Euro geschätzt. Die Umstellung auf die elektronische Rechnungsstellung kann also einen wesentlichen Beitrag zur Senkung dieser Kosten und zur Verbesserung der Gesamteffizienz der Geschäftsprozesse leisten.

Digitale PDF-Rechnungen gelten als "statische Bilder", die auf verschiedenen Geräten eine einheitliche Ansicht bieten. Sie müssen manuell bearbeitet werden und sind nicht direkt editierbar oder automatisch. Bei der elektronischen Rechnungsstellung, wie z.B. bei elektronischen Rechnungen, werden strukturierte digitale Dokumente verwendet, wie z.B. XML- oder EDI-Formate, die von der Finanzsoftware automatisch verarbeitet werden können. Das bedeutet, dass die Daten ohne menschliches Zutun direkt in das System eingegeben werden.

Im Gegensatz zu digitalen PDF-Rechnungen, die manuell bearbeitet werden müssen und oft zu Fehlern und Verzögerungen führen, erhöht die elektronische Rechnungsstellung die Genauigkeit und verkürzt die Bearbeitungszeit der Finanzprozesse.

MercuriusDie Plattform ist eine digitale Plattform für den Austausch elektronischer Rechnungen zwischen Unternehmen. Sie ermöglicht es steuerpflichtigen Unternehmen, strukturierte elektronische Rechnungen sicher und effizient zu versenden und zu empfangen. Die Plattform wurde entwickelt, um Verwaltungsprozesse zu vereinfachen und die Effizienz durch den Einsatz der digitalen Rechnungsstellung zu erhöhen. Minister Van Peteghem betonte die Bedeutung der digitalen Rechnungsstellung als Mittel zur Verringerung der Mehrwertsteuerlücke und zur Reduzierung des Verwaltungsaufwands.

MercuriusDie Plattform ist eine der digitalen Lösungen, mit denen dieses Ziel erreicht werden kann. Mercurius Durch den Einsatz von können Unternehmen ihre Rechnungsstellungsprozesse rationalisieren und gleichzeitig die europäischen Standards für die digitale Rechnungsstellung erfüllen.

Wenn Sie mit der elektronischen Rechnungsstellung beginnen möchten, gibt es einige Schritte, die Sie befolgen können, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten. Zunächst müssen Sie unbedingt prüfen, ob Ihre Organisation für die elektronische Rechnungsstellung bereit ist und ob Ihre Finanzsysteme mit den erforderlichen Standards kompatibel sind. Als nächstes können Sie sich beim Peppol-Netzwerk anmelden, einer sicheren und zuverlässigen Plattform für den Austausch elektronischer Rechnungen mit anderen Organisationen, einschließlich Regierungsbehörden. Das Peppol-Netzwerk bietet eine Plug-and-Play-Lösung, die sich nahtlos in Ihre bestehenden ERP- oder Finanzsysteme integrieren lässt. Darüber hinaus können Sie von der Unterstützung durch Dienstleister wie 4Exchange profitieren, die Sie durch den Prozess führen und sicherstellen, dass der Übergang zur elektronischen Rechnungsstellung reibungslos verläuft.