Rechnungseingang
oder 
DIE HERAUSFORDERUNG
Ein Labyrinth von Rechnungsformularen, Standards und Kanälen
Lieferanten versenden Rechnungen in verschiedenen Dateiformaten (PDF, XML, CSV, UBL usw.) und über verschiedene Versandmethoden (E-Mail, Portal, Netzwerk, Post). Die Rechnungsdaten müssen einen Weg in ein Rechnungsverarbeitungssystem finden.
Von Lieferanten zu verlangen, dass sie Rechnungen in ein und demselben Standard liefern, ist ein hoffnungsloses Unterfangen. Schließlich hat es jeder Lieferant mit 100 und/oder 1000 Kunden zu tun, von denen jeder seine eigenen Wünsche, Anforderungen und Systeme hat.
DIE LÖSUNG
Standardisierter Rechnungseingang
Mit der E-Invoicing-Plattform von 4Exchange wird jede Rechnung, die Sie von einem beliebigen Lieferanten erhalten, sofort in einen digitalen Standard umgewandelt. Die konvertierte Datei wird zusammen mit dem Originaldokument an ein Rechnungsverarbeitungssystem übermittelt.
Außerdem kann unmittelbar nach der Konvertierung eine Validierung der Daten auf der Grundlage ausgewählter Stammdatenquellen erfolgen. Auf diese Weise werden nur Dokumente empfangen, die zu 100% korrekt sind. Dokumente, bei denen etwas nicht in Ordnung ist, werden aus dem Fluss entfernt und separat weiterverfolgt.
WIE ES FUNKTIONIERT
Rechnungsumwandlung in Echtzeit
4Exchange arbeitet als Plattform zwischen den Versandkanälen der Lieferanten und Ihrem Rechnungsbearbeitungssystem.
Rechnungen werden von 4Exchange aus Posteingängen, Portalen, direkt als elektronische Rechnungen oder aus Netzwerken wie Ariba, Basware, Peppol, Tungsten, Pagero, Tradeshift und so weiter abgerufen und empfangen.
Lieferanten können daher ihre Rechnungen weiterhin in ihrem bevorzugten Format und über ihren bevorzugten Vertriebskanal versenden. Nur die Rechnungsadresse muss geändert werden (siehe Onboarding).
4Exchange wandelt all diese Rechnungen in einen Standard um, den Ihr Rechnungsbearbeitungssystem verarbeiten kann.
COMPLIANCE
Validierung von Rechnungen
Außerdem kann unmittelbar nach der Konvertierung eine Validierung der Rechnungsdaten auf der Grundlage ausgewählter Stammdatenquellen erfolgen. So werden nur gültige Rechnungen zur Rechnungsbearbeitung weitergeleitet und nicht gültige Rechnungen werden an die Kreditorenbuchhaltung weitergeleitet oder unter Angabe von Gründen an den Lieferanten zurückgeschickt.
Registrierung von Rechnungen
In Übereinstimmung mit der nationalen Gesetzgebung kann der Erhalt einer Rechnung bei einem akkreditierten Dienstleister registriert werden.
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