Compliance

Externe Compliance

Externe Compliance bezieht sich auf die Einhaltung von externen Gesetzen, Regeln und Vorschriften, die von Regierungen, Regulierungsbehörden oder Branchenverbänden auferlegt werden. Diese können je nach Land oder Branche, in der das Unternehmen tätig ist, unterschiedlich sein.

So muss beispielsweise jedes Unternehmen in den Niederlanden das Gesetz über die Arbeitsbedingungen und die Allgemeine Datenschutzverordnung (AVG) einhalten. Wenn sie dies nicht tun, kann die niederländische Arbeitsaufsichtsbehörde bzw. die Behörde für personenbezogene Daten Sanktionen verhängen, z. B. eine Geldstrafe. 

Interne Compliance

Interne Compliance bezieht sich auf die Einhaltung interner Richtlinien und Verfahren, die ein Unternehmen für sich selbst festgelegt hat. Diese Richtlinien zielen oft darauf ab, die Geschäftsethik aufrechtzuerhalten, operative Risiken zu managen und die Qualität von Produkten oder Dienstleistungen sicherzustellen. 

Unternehmen können sich zum Beispiel selbst auferlegen, dass eingehende Rechnungen immer innerhalb von x Tagen bezahlt werden, denn es hat sich gezeigt, dass verspätete Zahlungen an Lieferanten die Beziehungen zu wichtigen Partnern negativ beeinflussen und zu Ineffizienzen in den Finanzprozessen führen. Indem ein Unternehmen interne Regeln für die rechtzeitige Bezahlung von Rechnungen aufstellt und einhält, verbessert es seine operative Effizienz, seine finanzielle Gesundheit und seine Geschäftsbeziehungen.

Es wird deutlich, wie wichtig es für Unternehmen ist, nicht nur die externen Vorschriften einzuhalten, sondern auch interne Standards und Verfahren zu entwickeln, die zu ihrem Gesamterfolg und ihrer Integrität beitragen.

Verschiedene Formen der Compliance

Neben der externen und internen Compliance lassen sich noch weitere Formen der Compliance unterscheiden. Diese Vielfalt an Formen der Compliance ergibt sich aus den verschiedenen Arten von Risiken und Anforderungen, denen Organisationen ausgesetzt sind. Einige Formen der Compliance gelten für (fast) alle Unternehmen und Organisationen, während andere von der Branche, dem geografischen Standort und spezifischen betrieblichen Aspekten eines Unternehmens oder einer Organisation abhängen.

Beispiele für Compliance-Formulare: 

• IT-Compliance: Umfasst die Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften in Bezug auf Informations- und Cybersicherheit.

  • Gut zu wissen: 4Exchange hat sich der Sicherheit verschrieben und ist nach ISO9001, ISO27001 und ISO 27017 zertifiziert. 

• Einhaltung des Arbeitsrechts: Bezieht sich auf die Einhaltung von Arbeitsgesetzen und -normen.

• Finanzielle Compliance: Halten Sie sich jetzt und in Zukunft an lokale und internationale Finanzregeln und -gesetze, z.B. bei der Rechnungsstellung? 

  • In diesem Bereich ändert sich eine Menge, auch dank der Einführung des Gesetzes über die Mehrwertsteuer im digitalen Zeitalter (ViDA). Fragen Sie sich, was dies für die Einhaltung der Vorschriften bedeutet? Lesen Sie unser kostenloses Whitepaper 'Compliance und Mehrwertsteuer im digitalen Zeitalter'.. 

Risiken der Nichteinhaltung

Non-Compliance liegt vor, wenn ein Unternehmen oder eine Organisation gesetzliche Vorschriften, Branchenstandards oder interne Richtlinien und Verfahren nicht einhält.

Nicht-konformes Verhalten kann von der Missachtung von Finanzvorschriften und Arbeitsgesetzen bis hin zur Verletzung von Umweltvorschriften oder ethischen Kodizes reichen. Es gibt verschiedene Gründe für nicht konformes Verhalten. Zum Beispiel aufgrund mangelnden Bewusstseins oder weil konforme Verfahren für die Mitarbeiter zu komplex sind, um sie zu befolgen. Nonkonformes Verhalten kann bewusst oder unbewusst erfolgen, führt aber oft zu erheblichen Risiken und Konsequenzen für die Organisation. Zum Beispiel:

Gesetzliche Sanktionen und Geldstrafen

Eines der unmittelbarsten Risiken bei Nichteinhaltung ist die Möglichkeit rechtlicher Schritte, einschließlich Geldstrafen, Bußgeldern und sogar strafrechtlicher Verfolgung.

Reputationsschaden

Die Nichteinhaltung von Vorschriften kann für ein Unternehmen zu einem ernsthaften Imageschaden führen. Wenn ein Unternehmen gegen das Gesetz verstößt oder ethische Standards ignoriert, kann dies zu negativer Publicity und dem Verlust des Vertrauens von Kunden, Investoren und der Öffentlichkeit führen. Dieses Risiko ergibt sich häufig aus Vorfällen wie Datenschutzverletzungen, Umweltskandalen oder ethischen Verstößen.

Operative Unterbrechungen

Ein weiteres Hauptrisiko der Nichteinhaltung ist die Unterbrechung des Geschäftsbetriebs. Solche Unterbrechungen können zu Umsatzeinbußen, erhöhten Kosten und einer Schädigung der Kundenbeziehungen führen. 

Wenn zum Beispiel eine elektronische Rechnung nicht dem richtigen Standard entspricht oder im Falle von kontinuierlichen Transaktionskontrollen mit staatlichen Vorschriften übereinstimmt, kann dies dazu führen, dass die Rechnung vom Empfänger nicht bezahlt wird. 

Die Bedeutung der Compliance

Compliance hilft Organisationen also dabei, rechtliche, betriebliche oder Reputationsprobleme zu vermeiden, die durch die Verletzung von Gesetzen und Vorschriften entstehen können. Aber die Bedeutung der Compliance geht darüber hinaus. Tatsächlich spielt die Compliance eine entscheidende Rolle bei der Sicherung der Integrität und des Erfolgs eines Unternehmens.

Steigerung der Kundentreue

Ein gut gemanagtes Compliance-Programm fördert eine ethische Unternehmenskultur und trägt zum Vertrauen von Kunden, Investoren und der Öffentlichkeit bei. Dies verleiht der Compliance daher auch einen strategischen Wert.

Nicht umsonst raten die Experten von Deloitte beispielsweise, die Compliance-Strategie auf die Normen und Werte des Unternehmens zu gründen. Außerdem sind sie der Meinung, dass sich die vollständige Verankerung der Ethik in der DNA eines Unternehmens positiv auf die Kundentreue und den Respekt für die Marke auswirkt.

Ermutigung zur Innovation

Darüber hinaus ermöglicht die Einhaltung von Vorschriften den Unternehmen ein effektives Risikomanagement und die Vorwegnahme von Änderungen in der Gesetzeslandschaft. Auf diese Weise kann die Einhaltung von Vorschriften die Innovation fördern, indem sie Unternehmen dazu anregt, neue Lösungen zu finden, um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen.

Ein Beispiel dafür ist, wenn Unternehmen eine bestimmte Zahlungsfrist einhalten müssen und daher ihren Rechnungsbearbeitungsprozess optimieren wollen und sich letztendlich für die elektronische Rechnungsstellung entscheiden. 

 

Herausforderungen der Compliance

Es ist also sehr wichtig für ein Unternehmen oder eine Organisation, die Vorschriften einzuhalten, aber das ist manchmal leichter gesagt als getan. Tatsächlich gibt es in diesem Bereich eine ganze Reihe von Herausforderungen. 

Sich ändernde Gesetze und Vorschriften

Eine der größten Herausforderungen ist es, mit den sich ständig ändernden, oft komplexeren Vorschriften Schritt zu halten. Vor allem für internationale Unternehmen kann die Einhaltung von Gesetzen und Standards, die sich je nach Land oder Region unterscheiden, eine besondere Herausforderung darstellen.

Ein aktuelles Beispiel dafür ist die Art und Weise, wie Länder mit der Mehrwertsteuerprüfung umgehen. Immer mehr Länder gehen von einem Post-Audit-Modell zu einem Clearance-Modell über. In diesen Ländern wird die elektronische Rechnungsstellung obligatorisch, und es gibt kontinuierliche Transaktionskontrollen. Jede Rechnung, die eine MwSt.-Komponente enthält, muss zunächst von der Regierung genehmigt werden, bevor sie an den Kunden gesendet werden kann. Die genauen Einzelheiten, einschließlich der technischen Anforderungen für elektronische Rechnungen, unterscheiden sich jedoch von Land zu Land. Dies macht es für international tätige Unternehmen sehr komplex, die Vorschriften einzuhalten. 

In den kommenden Jahren wird dies nur noch komplexer werden, unter anderem dank des Gesetzesvorschlags der Europäischen Kommission zur Mehrwertsteuer im digitalen Zeitalter (ViDA). Dieser besagt, dass jedes europäische Land bald eine Form der kontinuierlichen Transaktionskontrolle einführen muss, aber ein klarer, eindeutiger Standard fehlt (noch) in den Plänen. 

Technologischer Wandel und Cybersicherheit

Der rasante technologische Fortschritt bringt neue Risiken für die Datensicherheit und den Datenschutz mit sich. Unternehmen müssen ihre Compliance-Strategien ständig an die digitalen Realitäten anpassen, wobei der Schutz personenbezogener Daten und die Sicherheit von IT-Systemen besonders im Vordergrund stehen.

Kosten der Einhaltung

Compliance kann teuer sein, insbesondere für kleinere Unternehmen. Die Kosten für die Entwicklung, Umsetzung und Pflege effektiver Compliance-Programme sowie für die Schulung der Mitarbeiter können erheblich sein. Vor allem, wenn ein Unternehmen alles selbst machen will. Es kann sich daher lohnen, die Compliance (teilweise) an einen externen Experten auszulagern. 4Exchange zum Beispiel kann Sie in Bezug auf konforme elektronische Rechnungen und anderen elektronischen Dokumentenaustausch völlig entlasten. 

Mitarbeiter für die Einhaltung der Vorschriften gewinnen

Die Schaffung einer Unternehmenskultur, in der Compliance als integraler Bestandteil angesehen wird, ist eine große Herausforderung. Mitarbeiter auf allen Ebenen müssen verstehen, warum Compliance wichtig ist und wie sie dazu beitragen können, dass die einschlägigen Gesetze und Vorschriften eingehalten werden.

Darüber hinaus kann die effektive Vermittlung von Compliance-Anforderungen und die Schulung von Mitarbeitern, insbesondere in großen oder dezentralisierten Organisationen, eine Herausforderung darstellen.

Verbesserung der Compliance

Compliance ist in erster Linie eine Frage des Verhaltens. Wenn Sie also die Compliance verbessern wollen, bedeutet dies, dass Sie das Verhalten Ihrer Kollegen beeinflussen müssen. Eine erfolgreiche Compliance-Strategie konzentriert sich daher darauf, ein Umfeld zu schaffen, in dem jeder das Richtige sagen und tun kann.

Suchen Sie nach intrinsischer Motivation

Die Einhaltung von Vorschriften wird immer noch regelmäßig als Selbstzweck betrachtet, was zu einer Kultur des Abhakens führt. Auf diese Weise wird die Einhaltung von Vorschriften zu einer Verpflichtung und nimmt die Form von allerlei "Du sollst nicht" oder "So muss es sein" Regeln an. Nicht gerade attraktiv für die Mitarbeiter, sich daran zu halten, geschweige denn die Extrameile zu gehen.

Suchen Sie nach der intrinsischen Motivation, es tatsächlich besser zu machen. Wollen Sie nur alle Regeln einhalten oder wollen Sie tatsächlich ein zuverlässiger Partner für Ihre Kunden sein? Wollen Sie nur die Mindestanforderungen erfüllen oder wollen Sie wirklich etwas bewirken? Wie kann die Einhaltung von Vorschriften nicht nur mit den Normen und Werten Ihres Unternehmens in Einklang gebracht werden, sondern wie kann sie diese sogar stärken?

Kommunizieren Sie klar mit Ihren Mitarbeitern

Dann ist es wichtig, dies intern klar zu kommunizieren und alle an Bord zu holen. Machen Sie Compliance zu einem integralen und unverzichtbaren Bestandteil Ihrer Kultur, die auf Dingen wie Integrität, Ethik und Vertrauen beruht. Stellen Sie sicher, dass alle Kollegen im Unternehmen, vom CEO bis zur Reinigungskraft, verstehen, warum Compliance so wichtig ist und was es für sie bedeutet. Welche Auswirkungen hat es auf ihre Arbeit? Welches Verhalten wird von ihnen erwartet?

Erklären Sie Standards, Verfahren und Regeln klar und effektiv und konzentrieren Sie sich dabei besonders auf das Warum. Denn wenn die Menschen den Grund verstehen, fühlen sie sich stärker einbezogen und sind weniger geneigt, die Regeln zu brechen.

 

Machen Sie die Einhaltung so einfach wie möglich

Machen Sie es Ihren Mitarbeitern so einfach wie möglich, sich an die Vorschriften zu halten. Menschen ziehen es einfach vor, den einfachsten Weg zu nehmen. Wenn der offizielle, etablierte Prozess unglaublich kompliziert und umständlich ist, werden die Kollegen wahrscheinlich davon abweichen und ihren eigenen Weg finden, um die Dinge schneller oder mit weniger Aufwand zu erledigen. Stellen Sie daher sicher, dass Sie über klare und effiziente Arbeitsmethoden verfügen, die Ihre Kollegen leicht befolgen können und die daher von Natur aus konform sind.

Die Automatisierung spielt dabei eine wichtige Rolle. Schließlich macht sie Prozesse effektiver und effizienter. Sie erspart den Mitarbeitern alle Arten von manuellen und unnötigen Arbeiten und verringert die Wahrscheinlichkeit von (menschlichen) Fehlern.

Konformität durch Design

Außerdem wird es durch die Automatisierung schwieriger, von den gewünschten Abläufen abzuweichen, denn schließlich ist alles vorbestimmt und die Prozesse sind entsprechend eingerichtet.

Wenn im Voraus festgelegt wird, dass Vorgesetzter X eine Bestellung genehmigen muss, ist der automatisierte Prozess (wenn alles gut geht) so eingerichtet, dass die Bestellung erst dann ausgeführt werden kann, wenn Vorgesetzter X diese Bestellung tatsächlich genehmigt hat. Bei einem manuellen Verfahren hingegen könnte ein Mitarbeiter dies missachten und die Bestellung trotzdem durchführen. Aber genau das wollen Sie natürlich verhindern.

In einem automatisierten Prozess ist die Einhaltung der Vorschriften bereits tief verwurzelt, oder: es gibt Compliance by Design. Ein Mitarbeiter hält sich bereits wie selbstverständlich an die Vorschriften, weil es keinen Raum für Abweichungen gibt.