Was ist eine E-Invoice?
Eine elektronische Rechnung (E-Invoice) ist eine Rechnung, die in elektronischem Format gesendet und empfangen wird. Im Vergleich zu herkömmlichen Papierrechnungen ist dies eine effiziente, umweltfreundliche und kostengünstige Art, Rechnungen zu versenden und zu empfangen.
Vorteile der e-Rechnung
Die elektronische Rechnung bietet zahlreiche Vorteile, darunter:
- Kosteneinsparungen: Verringerung der Druck- und Versandkosten.
- Effizienz: Schnellere Bearbeitungszeit im Vergleich zu Papierrechnungen.
- Nachhaltigkeit: Reduzierter Papierverbrauch, Beitrag zum Umweltschutz.
- Sicherheit: Verringerung des Risikos von Verlust oder Beschädigung.
- Einblick in Echtzeit: Sofortiger Zugriff und Überblick über Ihre Rechnungsstellung.
- Weniger Fehler: Die automatische Eingabe verringert die Fehlerwahrscheinlichkeit.
- Gesetze und Vorschriften: Erfüllen Sie die gesetzlichen Anforderungen für die Rechnungsstellung.
Unterschiede zu anderen Rechnungsformaten
Während eine elektronische Rechnung ein digitales Dokument ist, gibt es auch andere elektronische Rechnungsformate wie PDF-Rechnungen.
Im Folgenden erläutern wir die wichtigsten Unterschiede zwischen elektronischen Rechnungen und anderen häufig verwendeten Rechnungsformaten wie PDF- und Papierrechnungen.
Automatische Verarbeitung
E-Rechnungen werden automatisch verarbeitet und in das Buchhaltungssystem des Empfängers eingegeben. Das bedeutet, dass keine manuelle Eingabe erforderlich ist, was das Risiko von Fehlern erheblich verringert. Im Gegensatz dazu müssen PDF- und Papierrechnungen manuell eingegeben werden, was zeitaufwändiger ist und eher zu Fehlern führt.
Sicherheit und Datenschutz
Elektronische Rechnungen werden über sichere Netzwerke versendet, die Datenintegrität, Authentizität und Vertraulichkeit gewährleisten. Im Gegensatz zu elektronischen Rechnungen können Papierrechnungen während der Übertragung beschädigt werden oder verloren gehen, und PDF-Rechnungen können Risiken bergen, wenn sie über ungesicherte E-Mails versendet werden.
Zugänglichkeit und Klarheit
Elektronische Rechnungen sind sofort zugänglich und können in einem digitalen System leicht durchsucht werden, was einen besseren Überblick und Einblick in die Finanzunterlagen ermöglicht. Papierrechnungen müssen physisch aufbewahrt werden und sind schwieriger zu durchsuchen. Außerdem müssen PDF-Rechnungen geordnet aufbewahrt werden, damit sie zugänglich bleiben.
Konformität und Genauigkeit
Die elektronischen Rechnungen werden nach einem standardisierten Format erstellt, das eine automatische Verarbeitung ermöglicht. Dies fördert die Genauigkeit und Konformität der Finanzdaten. Da PDF- und Papierrechnungen hingegen manuell eingegeben werden, sind sie anfällig für Unstimmigkeiten und Fehler.
Kosten
Die elektronische Rechnungsstellung kann zu erheblichen Kosteneinsparungen führen, da die Kosten für Druck, Postversand und manuelle Bearbeitung reduziert werden. PDF-Rechnungen vermeiden zwar Druck- und Portokosten, können aber aufgrund der erforderlichen manuellen Bearbeitung dennoch Kosten verursachen. Bei Papierrechnungen hingegen fallen sowohl Druck- als auch Portokosten an.
Verarbeitung von Papierrechnungen versus elektronische Rechnungsstellung
Vielleicht erhalten Sie noch häufig Rechnungen per Post. Die Archivierung dieser Rechnungen ist oft eine zeitraubende Tätigkeit. Eine elektronische Rechnung kann jedoch direkt und vollautomatisch in Ihrer Software gelesen und verarbeitet werden, ohne zusätzliche Aktionen. PDF-Rechnungen erfordern immer noch verschiedene Aktionen wie Scannen, Erkennung und Überprüfung durch ein OCR-Tool.
Entscheiden Sie sich für die elektronische Rechnungsstellung
Die elektronische Rechnung ist eine moderne, effiziente und nachhaltige Lösung sowohl für kleine als auch für große Unternehmen. Sie automatisiert und vereinfacht den Rechnungsstellungsprozess, spart Kosten und trägt zu einer besseren Umwelt bei. Möchten auch Sie auf die elektronische Rechnungsstellung umsteigen und von allen Vorteilen profitieren? Dann kontaktieren Sie uns noch heute für weitere Informationen und eine individuelle Beratung!
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