E-Invoicing 

Die elektronische Rechnungsstellung ist das Senden und Empfangen von Rechnungen in Form einer Datendatei (die elektronische Rechnung) zwischen dem ERP-, Buchhaltungs- oder Order-to-Cash-System des Lieferanten und dem ERP-, Buchhaltungs- oder Purchase-to-Pay-System des Kunden. Ohne manuelle Eingriffe.

Sie suchen nicht nach allgemeinen Informationen zur elektronischen Rechnungsstellung? Lesen Sie über unsere E-Invoicing-Lösung.

Automatisierung

Die Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung befindet sich mitten in einer digitalen Transformation. Diese Transformation hat vor allem durch den Versand von Rechnungen in PDF-Form per E-Mail Gestalt angenommen. Der Automatisierungsaspekt hinkt also hinterher, denn es sind die Mitarbeiter, die die PDF-Rechnung erstellen, lesen, bewerten, versenden oder eingeben. In der Regel wird OCR eingesetzt, um den Eingabeprozess zu beschleunigen.

In den letzten Jahren wurde die Transformation stärker vorangetrieben. Zum einen durch Einsparungen auf dem Arbeitsmarkt und im Personalwesen und zum anderen durch die Regierung. Die Regierung selbst möchte effizienter arbeiten und auch die Steuererhebung besser in den Griff bekommen.

HR und Kosteneinsparungen

Sowohl die Kreditoren- als auch die Debitorenbuchhaltung werden durch eine digitale Transformation des Rechnungseingangs bzw. des Rechnungsversands erheblich unterstützt. Durch die automatische Umwandlung von Rechnungen in einen digitalen Standard können Rechnungen viel schneller bearbeitet werden. Die Kreditorenbuchhaltung kann Rechnungen zur Genehmigung weiterleiten (oder sie auf der Grundlage von Bestellungen automatisch genehmigen lassen). Die Debitorenverwaltung kann Rechnungen schneller an die Kunden weiterleiten.

Für die Kreditorenbuchhaltung kann das manuelle Empfangen, Erfassen und Prüfen mehrerer Rechnungen, von denen nur ein Bruchteil korrigiert werden muss, zu erheblichen Bearbeitungskosten führen. Die allgemeinen Kosten für die Gesamtverarbeitung, d.h. einschließlich Kodierung und Freigabe, können sich bei PDF-Rechnungen auf durchschnittlich 35 Euro pro Rechnung belaufen, bei einer damit verbundenen Bearbeitungszeit von 15 Tagen. Bei E-Invoicing / XML-Rechnungen kann dieser Betrag auf einige Euro reduziert werden. Für EDI liegt der Betrag unter Euro.

Multiplizieren Sie diese Zahl mit dem Rechnungsvolumen und das Kostenbild nimmt Gestalt an. Und es sind nicht nur Kosteneinsparungen, die mit der elektronischen Rechnungsstellung erzielt werden. Die viel schnellere Bearbeitungszeit bietet Cashflow-Vorteile sowohl für die Kreditoren- als auch für die Debitorenbuchhaltung. Für die Debitorenbuchhaltung ist dies offensichtlich. Die Kreditorenbuchhaltung könnte Rabatte für frühzeitige Zahlungen aushandeln.

Steuererhebung

Regierung als Kunde

Innerhalb Europas gibt es Vereinbarungen über die elektronische Rechnungsstellung. Diese Vereinbarungen sind in der europäischen Richtlinie über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen (Richtlinie 2014/55/EU des Europäischen Parlaments und des Rates) festgelegt.

Die niederländische Regierung hat die europäische Richtlinie in das Gesetz über das öffentliche Auftragswesen aufgenommen. Alle niederländischen Behörden, Regierungsorganisationen und andere öffentliche Auftraggeber sind verpflichtet, ab dem 18. April 2019 elektronische Rechnungen von ihren Lieferanten zu empfangen und zu verarbeiten. Seit diesem Datum sind Unternehmen, die mit der niederländischen Regierung Geschäfte machen, verpflichtet, elektronische Rechnungen gemäß der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung (EN 16931) einzureichen.

Die Regierung als Steuereintreiber

Die Rolle der Regierung bei der Einführung von E-Invoicing wird noch viel größer werden. Die aktuelle Mehrwertsteuerlücke, d.h. die Differenz zwischen dem, was die niederländische Regierung erhalten sollte und dem, was sie tatsächlich einnimmt, beträgt 2,8%. Das liegt zwar deutlich unter dem europäischen Durchschnitt von 9,1%, aber es sind Milliarden von Euro, die verloren gehen.

In Ländern, vor allem außerhalb Europas, gehen die nationalen Regierungen von einem Modell der nachträglichen Rechnungsprüfung zu Modellen der kontinuierlichen Transaktionskontrolle über. Die Umsetzung ist unterschiedlich, aber gemeinsam ist ihnen, dass jede Rechnung, die zwischen den Parteien verschickt wird, auch bei der Regierung registriert wird. Ein solcher Vorgang ist nur mit E-Invoicing möglich.

E-Invoicing

Die e-Rechnung

E-Invoicing ist ein digitaler und standardisierter Prozess des Rechnungsempfangs und der Rechnungsübermittlung. Bei der elektronischen Rechnungsstellung werden Rechnungen in einer Datendatei zwischen dem ERP-, Buchhaltungs- oder Order-to-Cash-System des Lieferanten und dem ERP- oder Purchase-to-Pay-System des Kunden gesendet und empfangen. Ohne jeden manuellen Eingriff. Wir nennen die Datendatei e-Rechnung.

Die Herausforderung liegt in der Vielfalt der Systeme und Datendateien. Und die Tatsache, dass sehr viele Parteien Rechnungen als PDF-Dateien per E-Mail versenden. Und auch da gibt es Unterschiede. 

XML-Rechnung

Eine elektronische Rechnung hat fast immer die Form einer XML-Datei. XML (eXtensible Markup Language) ist eine Datendatei, die Anweisungen darüber enthält, wie die Informationen in der Datei kodiert oder interpretiert werden sollen. Diese Anweisungen können von Anwendungen wie Menschen gelesen werden. Inzwischen ist XML zum Standard für den Datenaustausch zwischen Anwendungen geworden.

Aber XML ist nicht dasselbe wie ein Rechnungsstandard. Ein Vergleich mit Sprache schafft Klarheit.

Die Fähigkeit zu sprechen und damit Informationen von Mensch zu Mensch zu übermitteln, kann durch verschiedene Sprachlaute erfolgen. Dank dieser Sprachfähigkeit sprechen verschiedene Gruppen von Menschen unterschiedliche Sprachen. Sie verwenden also unterschiedliche Sprachlaute, um im Grunde das Gleiche zu kommunizieren.

Ebenso gibt es Unterschiede in den Anweisungen, die in XML-Dateien verwendet werden. Dies sind die unterschiedlichen Standards, die in verschiedenen Regionen und/oder Branchen verwendet werden, wie z.B.. UBL-Standards, Peppol und UN/CEFACT.

Ein Stück XML für den UBL 2.1-Standard sieht wie folgt aus:

<Invoice xmlns="urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:Invoice-2"

       xmlns:cac="urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:CommonAggregateComponents-2">

   <ID>INV456</ID>

   <IssueDate>2023-11-30</IssueDate>

   <!-- Other invoice elements using common components -->

</Invoice>

 

Für PEPPOL

<Invoice xmlns="urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:Invoice-2"

         xmlns:peppol="urn:www.cenbii.eu:transaction:biitrns010:ver3.0">

   <ID>PEP789</ID>

   <IssueDate>2023-11-30</IssueDate>

<!-- Additional PEPPOL-specific elements or extensions -->

   <peppol:AdditionalInformation>PEPPOL-specific data</peppol:AdditionalInformation>

</Invoice>

 

Für UN/CEFACT

<CrossIndustryInvoice xmlns="urn:un:unece:uncefact:data:standard:CrossIndustryInvoice:1">

   <ID>CII_INV_001</ID>

   <IssueDate>2023-11-30</IssueDate>

   <!-- Other CII-specific invoice elements -->

   <PaymentMeans>

       <PaymentChannelCode>CC</PaymentChannelCode>

       <!-- Additional payment means details -->

   </PaymentMeans>

</CrossIndustryInvoice>

Und so gibt es noch viele weitere Standards. Einige der Standards haben Ähnlichkeiten, andere nicht.

XML ist ein so vielseitiges Format, dass es nicht nur für Rechnungen verwendet werden kann. XML wird in zahlreichen Bereichen verwendet, von Kalkulationsdaten bis zu GPS-Informationen und von Vektorgrafiken bis zu Rechnungsinformationen.

Papier-, PDF- und EDI-Rechnungen

Viele Lieferanten versenden Rechnungen nicht als XML-Dateien, sondern in Form einer PDF-Datei. PDF ist ein digitales Bild. Manchmal mit einer Datenebene, manchmal ohne. In vielen Ländern sind Rechnungen in Papierform sehr beliebt. Und in einigen Branchen wird EDI verwendet.

EDI ist der elektronischen Rechnungsstellung sehr ähnlich. EDI ist allerdings breiter angelegt, da es neben Rechnungen auch Bestellungen und Lieferscheine umfasst. EDI-Rechnungen werden direkt vom System des Lieferanten an das System des Kunden gesendet. EDI-Rechnungen sind ebenso wie XML-Rechnungen standardisiert, um einen schnelleren und fehlerfreien Prozess zu ermöglichen.

Lassen Sie uns noch einmal die Metapher der Sprache zitieren. Sprache wird nicht nur gesprochen, sondern auch geschrieben oder gelebt. Die Kraft ist die gleiche. Genauso wie die Bedeutung. Nur die Form ist anders.

EDI ist nicht XML. Ein Beispiel für ein Stück EDI:

ISA*00* *00* *ZZ*SENDERID *ZZ*RECEIVERID *030101*1253*U*00501*000000123*0*T*:



~ GS*IN*SENDERID*RECEIVERID*20030315*125300*1*X*005010~ST*810*0001~BIG*20111207*12345678*20111206*87654321~ N1*ST*ABC





Corporation~ N3*123Main St~ N4*Anytown*CA*98765~ N1*BT*XYZRetailers~ N3*456Oak St~ Und auch hier gibt es verschiedene EDI-Standards, wie ANSI X12, EDIFACT, TRADACOMS und ODETTE. Kurz gesagt, es gibt ein Sammelsurium von Dokumenten und Dateien, die zur Übermittlung von Rechnungsinformationen verwendet werden.

Standardisierung

E-Invoicing bezieht sich auf den Austausch von Rechnungen in "elektronischer" Form. In der Praxis bedeutet dies den Empfang und Versand von XML-Rechnungen.

Die Vielfalt der Formulare und Standards hindert die Parteien daran, die elektronische Rechnungsstellung zu übernehmen. Oder sie senden nur eine XML-Datei als Anhang in einer E-Mail, einfach weil das Buchhaltungspaket diese Option bietet. Aber die Kreditorenbuchhaltung ruft dann die PDF-Datei ab und wandelt das PDF-Bild mit einer OCR-Software in eine Datei um, die dem Purchase-to-Pay-System vorgelegt wird.

Solange das empfangende System die elektronische Rechnung nicht direkt empfangen und verarbeiten kann, existiert die elektronische Rechnungsstellung nicht wirklich. Nicht im Hinblick auf Kosteneinsparungen und nicht im Hinblick auf die Regierung.

Ein einheitlicher Standard für Rechnungen würde helfen. Die Herausforderung besteht darin, eine einzige Sprache zu sprechen. Dann können Rechnungen direkt von einem System zum anderen gesendet und empfangen werden. Ohne manuelle Eingriffe. Und auch die Verwendung eines einzigen Kommunikationsprotokolls. Eine XML-Datei kann per E-Mail oder z.B. über FTP oder API versendet werden.

Das scheint offensichtlich. Ebenso würde die Kommunikation einfach werden, wenn die ganze Welt 'Algemeen Beschaafd Nederlands (ABN)' sprechen würde. Die Umstellung auf einen einheitlichen Standard bedeutet auch, dass die Menschen ihre bisherigen Arbeitsweisen aufgeben, sich anpassen, Zugeständnisse machen und in etwas Neues investieren müssen.

Die Umstellung auf EDI zum Beispiel ist keine leichte Aufgabe. Nicht nur für das eigene Unternehmen, sondern auch, weil es die Zusammenarbeit von Lieferanten und Kunden erfordert. Und jede Partei arbeitet ihrerseits mit vielen anderen zusammen, die mit ihren eigenen Systemen arbeiten.

In der Vergangenheit gab es bereits mehrere Initiativen, allerdings in kleinerem Rahmen. EDI ist ein gutes Beispiel dafür. PEPPOL ist ein weiteres Beispiel. Ursprünglich vom norwegischen Finanzministerium und der norwegischen IT- und Telekommunikationsbehörde ins Leben gerufen, wird es inzwischen in mehreren europäischen Ländern eingesetzt.

Da ein globaler Standard noch in weiter Ferne liegt, müssen eingehende Rechnungen vorerst manuell oder halbmanuell empfangen und versendet werden.

Ó oder an einen Dienstleister ausgelagert, der Rechnungen und andere Arten von Dokumenten automatisch und in Echtzeit in ein vom Empfänger gewünschtes Format konvertiert. Dies ist das Kerngeschäft von 4Exchange.

Digitale Transformation

Die Verarbeitung von XML-Dateien ist das Herzstück der digitalen Transformation der Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung. Denn um die Automatisierung von Prozessen zu ermöglichen, müssen die Informationen in Datenform vorliegen.

Datenqualität

Eine XML-Datei allein ist nicht ausreichend. Die Informationen in der Datei sind möglicherweise nicht korrekt oder weichen von den Daten im ERP-System ab. Oder es fehlen Informationen. Dann wird eine Datei im Unternehmen verarbeitet oder an einen Kunden geschickt, es vergehen Tage, bis man feststellt, dass sie nicht korrekt ist und eine Korrektur vorgenommen werden muss.

Um die Bearbeitungszeit zu verkürzen, können wichtige Prüfungen sofort durchgeführt werden, nachdem eine Rechnung in der gewünschten XML-Form vorliegt. Ein Abgleich mit Daten im ERP oder anderen verwendeten Systemen ist ein hervorragender Anfang, um Daten zu validieren und die Konsistenz hoch zu halten. Je nach Ergebnis können automatisierte Schritte auf der Grundlage von zu definierenden Wenn-Dann-Regeln eingeleitet werden. Noch bevor die Rechnung an ein Rechnungsverarbeitungs- bzw. Purchase-to-Pay-System weitergeleitet oder an einen Kunden gesendet wird.

Prozessautomatisierung

Ein einheitlicher Datenfluss bietet die Möglichkeit, den Purchase-to-Pay- und Order-to-Cash-Prozess in ein viel schnelleres und transparenteres System zu verwandeln. Wenn das Frontend gut organisiert ist, wird am Backend alles viel einfacher. Beispiele:

Abgleich von Bestellungen
So einfach wie eine standardisierte XML-Rechnung mit Daten aus einem ERP-System abgeglichen werden kann, so einfach kann sie auch mit Daten aus der entsprechenden Bestellung abgeglichen werden. Vorausgesetzt natürlich, dass eine Bestellung existiert. Und die Basisdaten in dieser Bestellung sind validiert. Die Bestellung kann dann neben die Rechnung gestellt und der Inhalt verglichen werden. Stimmen zum Beispiel die Artikel und Beträge überein? Wenn nicht, welche Toleranzen sind wir bereit zu akzeptieren. Schließlich kostet das Korrigieren von Daten auch Zeit und Geld. Und dieser Prozess des Abgleichs erfolgt natürlich automatisch. Die Technologie, die dies möglich macht, ist schon seit Jahren verfügbar.

Rabatt bei vorzeitiger Zahlung
Der beste Junge in der Klasse kann für sein gutes Verhalten belohnt werden. Davon sehen wir in der Praxis noch wenig. Aber die Hände, die durch die digitale Transformation frei werden, können zum Beispiel dazu genutzt werden, Vereinbarungen mit bevorzugten Lieferanten zu treffen und die Vereinbarungen zu überwachen.

Compliance

Elektronische Rechnungen lassen sich natürlich auch sehr leicht zur Einhaltung von Vorschriften gestalten. Nicht nur inhaltlich, sondern auch die Änderungen, die an der Rechnung vorgenommen werden, werden vom Eingang bis zur Zustellung eines Dokuments protokolliert. Dies gewährleistet die Integrität jeder empfangenen oder zu versendenden Rechnung.

Bei der Steuererhebung wird die Form immer wichtiger. Wir sehen das zum Beispiel in den lateinamerikanischen Ländern schon sehr deutlich, aber auch in Europa rückt es für die Niederlande näher. Italien ist bereits so weit und Polen und Frankreich sind die nächsten Länder, in denen jede Rechnung, die zwischen Unternehmen ausgetauscht wird, registriert werden muss.

Die Standardisierung ist auch hier eine Herausforderung. Nicht nur in Bezug auf das gewünschte Format, sondern auch für den Prozess und das Austauschprotokoll. Im französischen Modell wird die Rechnung direkt vom Lieferanten an den Kunden geschickt, aber beide Parteien müssen die Transaktion bei einem akkreditierten Dienstleister registrieren.

Kurz gesagt, die elektronische Rechnungsstellung ermöglicht eine berührungslose und gesetzeskonforme Bearbeitung von Rechnungen in Echtzeit und senkt die Kosten pro Rechnung von mehreren Dutzend Euro auf einen Euro.