DIE HERAUSFORDERUNG
Veränderte Gesetzgebung und diversifizierte Umsetzung
Die Debitorenbuchhaltung versendet Rechnungen in der Regel in einem einzigen Format und über einen einzigen Kanal, oft als PDF-Rechnungen per E-Mail. Mit der aufkommenden Anforderung, Rechnungen von Unternehmen direkt bei den Behörden zu registrieren, ist dieser einseitige Ansatz jedoch nicht mehr haltbar.
Die Herausforderung besteht darin, mit der sich weiterentwickelnden Gesetzgebung und der Vielfalt bei der Umsetzung auf nationaler Ebene konform zu bleiben.
DIE LÖSUNG
Flexibler Rechnungsversand in Übereinstimmung mit der internationalen Gesetzgebung
4Exchange wandelt alle Rechnungen in den gewünschten (oder bevorzugten) Standard für jeden Schuldner um und stellt sie über den gewünschten (oder bevorzugten) Kanal zu. So können einige Schuldner weiterhin PDF-Rechnungen per E-Mail erhalten, während andere Rechnungen nach Standards wie Peppol, ZUGFeRD, Factur-X usw. erhalten .
Wir sorgen dafür, dass Rechnungen bei akkreditierten Stellen korrekt registriert und mit den richtigen Merkmalen versehen werden, sowohl in Belgien, den Niederlanden als auch weit darüber hinaus.
Peppol Zugangspunkt
Peppol ist einer der Standards, mit denen wir als Peppol Access Point arbeiten. Wenn für bestimmte Schuldner Peppol erforderlich ist, werden die Rechnungen von uns nach dem Peppol-Standard erstellt und zugestellt.
Auf unserem Future Finance Videokanal beantworten wir Fragen zu Peppol, E-Invoicing und Gesetzgebung.
-
Bietet 4Exchange elektronische Rechnungsstellung an?
Ja. E-Invoicing oder elektronische Rechnungsstellung bedeutet, dass Rechnungen in einem bestimmten Datenformat gesendet und empfangen werden. Die elektronische Rechnungsstellung ist das Herzstück von 4Exchange. 4Exchange konvertiert verschiedene Rechnungsformate, einschließlich PDF, in ein Datenformat (Many-to-One) und umgekehrt, d.h. von einem Datenformat in ein oder mehrere Rechnungsformate (One-to-Many).
-
Kann 4Exchange PDF-Rechnungen verarbeiten?
Ja. Wir konvertieren maschinenlesbare und nicht maschinenlesbare PDF-Rechnungen in ein Datenformat. Und wir konvertieren ein Datenformat in ein beliebiges PDF-Format, wenn ein Schuldner dies wünscht.
-
Können wir uns von OCR verabschieden?
Ja. Die 4Exchange-Plattform selbst verwendet unter anderem OCR-Technologie, um Informationen aus PDF-Rechnungen zu extrahieren. Die Entlastung durch 4Exchange bedeutet, dass Sie dies nicht mehr selbst tun müssen.
-
Ist 4Exchange auch ein Peppol Access Point?
Ja, wir sind ein Peppol Access Point. Wenn Sie jedoch nur eine Peppol-Lösung suchen, sind wir weniger geeignet. Unsere Plattform ist viel besser für komplexere Verwaltungen geeignet. Wenn Sie zum Beispiel Rechnungen an viele verschiedene Unternehmen schicken, die nicht alle mit Peppol arbeiten müssen, können wir uns gerne mit Ihnen in Verbindung setzen.
-
Müssen wir unsere Finanzunterlagen ändern?
Nein. Die 4Exchange-Plattform arbeitet zwischen Ihren Systemen und verschiedenen Abrechnungskanälen, einschließlich E-Mail-Programmen, E-Invoicing-Netzwerken und SFTP-Umgebungen. Konvertierungen und Validierungen finden auf der Plattform statt. Sie können also Ihre Rechnungsverarbeitungs- und Fakturierungssysteme wie gewohnt weiter nutzen.
-
Ist die Mitarbeit von Lieferanten oder Kunden erforderlich?
Eine Kleinigkeit. Lieferanten und Kunden können mit ihren Systemen und Arbeitsweisen weiterarbeiten. Die Lieferanten müssen lediglich ihre Rechnungen an eine neue Adresse senden und angeben, ob sie Rechnungen auch direkt als elektronische Rechnungen versenden können. Und die Kunden müssen angeben, wie sie die Rechnungen erhalten möchten. Wir übernehmen die Führung beim Onboarding von Lieferanten und Kunden.
-
Bietet 4Exchange mehr als Rechnungsempfang und Rechnungsversand?
Ja. Unsere Schwesterunternehmen innerhalb der 4CEE-Gruppe sind sowohl auf die Bearbeitung (Codierung, Abgleich) von Eingangsrechnungen als auch auf die Rechnungsstellung (Vorbereitung, Nachbereitung) an Kunden spezialisiert. Wir sind also mit dem Spielfeld der Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung gut vertraut.
-
Ist 4Exchange auf Rechnungen beschränkt?
Nein. Neben Rechnungen verarbeiten wir auch verwandte Dokumente in Purchase-to-Pay- und Order-to-Cash-Prozessen, wie Gutschriften, Bestellungen und Auftragsbestätigungen. Sie können also den gesamten Fluss der "Handelsdokumente" bei uns unterbringen.