DIE HERAUSFORDERUNG
Ein Labyrinth von Rechnungsformularen, Standards und Kanälen
Immer mehr Kunden möchten Rechnungen in einer XML-Datei erhalten, mit der sie alle (detaillierten) Informationen direkt in ihren Systemen verarbeiten können. Andere Kunden haben andere Präferenzen oder ziehen es vor, dass die Dokumente über ein bestimmtes Geschäftsnetzwerk, über (s)ftp, API oder einfach per E-Mail. Viele Rechnungen müssen auch den (inter)nationalen Gesetzen entsprechen.
Von den Kunden zu verlangen, dass sie gemeinsam mit einem Standard arbeiten, ist eine hoffnungslose Aufgabe. Jeder Kunde hat selbst mit 100 oder 1000 Lieferanten zu tun, jeder mit seinen eigenen Anforderungen und Systemen.
DIE LÖSUNG
Diversifizierter Rechnungsversand
Mit 4Exchange wird jede Rechnung, die aus Ihrem Bestell- oder Buchhaltungssystem versendet werden soll, direkt in einen gewünschten oder obligatorischen Standard umgewandelt und über die vom Kunden gewünschte (oder obligatorische) Vertriebsmethode versendet. Und dies für jeden Kunden einzeln.
WIE ES FUNKTIONIERT
Rechnungsumwandlung in Echtzeit
Das Versenden von Dutzenden oder Hunderten von Rechnungen pro Tag ist eine zeitraubende Aufgabe. Vor allem, wenn die Kunden unterschiedliche Anforderungen an die Art und Weise haben, wie sie die Rechnungen erhalten möchten.
4Exchange kümmert sich um den Versand aller Rechnungen auf eine vorher festgelegte Weise pro Schuldner. Der Versand der Verkaufsrechnung kann zum Beispiel per E-Mail erfolgen, aber auch über verschiedene elektronische Rechnungsnetzwerke wie Peppol, Tungsten, Ariba, Coupa, Basware Network, Tradeshift usw.
COMPLIANCE
Internationales Recht
Mit 4Exchange wird jedes Dokument, das aus Ihrem Order-to-Cash- oder ERP-System gesendet werden soll, in ein gewünschtes oder vorgeschriebenes Format konvertiert und über die vom Kunden gewünschte (oder vorgeschriebene) Verteilungsmethode gesendet.
Validierung von Rechnungen
Außerdem werden die Informationen auf dem zu versendenden Dokument zunächst auf der Grundlage Ihrer Stammdatenquellen validiert. Dadurch wird nicht nur ein ausgehender Fluss von Dokumenten in den gewünschten Formaten erzeugt, sondern auch deren Qualität sichergestellt.
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Bietet 4Exchange elektronische Rechnungsstellung an?
Ja. E-Invoicing oder elektronische Rechnungsstellung bedeutet, dass Rechnungen in einem bestimmten Datenformat gesendet und empfangen werden. Die elektronische Rechnungsstellung ist das Herzstück von 4Exchange. 4Exchange konvertiert verschiedene Rechnungsformate, einschließlich PDF, in ein Datenformat (Many-to-One) und umgekehrt, d.h. von einem Datenformat in ein oder mehrere Rechnungsformate (One-to-Many).
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Kann 4Exchange PDF-Rechnungen verarbeiten?
Ja. Wir konvertieren maschinenlesbare und nicht maschinenlesbare PDF-Rechnungen in ein Datenformat. Und wir konvertieren ein Datenformat in ein beliebiges PDF-Format, wenn ein Schuldner dies wünscht.
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Können wir uns von OCR verabschieden?
Ja. Die 4Exchange-Plattform selbst verwendet unter anderem OCR-Technologie, um Informationen aus PDF-Rechnungen zu extrahieren. Die Entlastung durch 4Exchange bedeutet, dass Sie dies nicht mehr selbst tun müssen.
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Ist 4Exchange auch ein Peppol Access Point?
Ja, wir sind ein Peppol Access Point. Wenn Sie jedoch nur eine Peppol-Lösung suchen, sind wir weniger geeignet. Unsere Plattform ist viel besser für komplexere Verwaltungen geeignet. Wenn Sie zum Beispiel Rechnungen an viele verschiedene Unternehmen schicken, die nicht alle mit Peppol arbeiten müssen, können wir uns gerne mit Ihnen in Verbindung setzen.
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Müssen wir unsere Finanzunterlagen ändern?
Nein. Die 4Exchange-Plattform arbeitet zwischen Ihren Systemen und verschiedenen Abrechnungskanälen, einschließlich E-Mail-Programmen, E-Invoicing-Netzwerken und SFTP-Umgebungen. Konvertierungen und Validierungen finden auf der Plattform statt. Sie können also Ihre Rechnungsverarbeitungs- und Fakturierungssysteme wie gewohnt weiter nutzen.
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Ist die Mitarbeit von Lieferanten oder Kunden erforderlich?
Eine Kleinigkeit. Lieferanten und Kunden können mit ihren Systemen und Arbeitsweisen weiterarbeiten. Die Lieferanten müssen lediglich ihre Rechnungen an eine neue Adresse senden und angeben, ob sie Rechnungen auch direkt als elektronische Rechnungen versenden können. Und die Kunden müssen angeben, wie sie die Rechnungen erhalten möchten. Wir übernehmen die Führung beim Onboarding von Lieferanten und Kunden.
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Bietet 4Exchange mehr als Rechnungsempfang und Rechnungsversand?
Ja. Unsere Schwesterunternehmen innerhalb der 4CEE-Gruppe sind sowohl auf die Bearbeitung (Codierung, Abgleich) von Eingangsrechnungen als auch auf die Rechnungsstellung (Vorbereitung, Nachbereitung) an Kunden spezialisiert. Wir sind also mit dem Spielfeld der Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung gut vertraut.
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Ist 4Exchange auf Rechnungen beschränkt?
Nein. Neben Rechnungen verarbeiten wir auch verwandte Dokumente in Purchase-to-Pay- und Order-to-Cash-Prozessen, wie Gutschriften, Bestellungen und Auftragsbestätigungen. Sie können also den gesamten Fluss der "Handelsdokumente" bei uns unterbringen.