Waarom 4Exchange

Voor crediteurenadministraties die facturen direct verwerkbaar in hun systeem wensen te ontvangen. 4Exchange verzamelt alle facturen, waaronder PDF- en e-facturen, en zet deze om naar het format van uw systeem voor factuurverwerking.

Voor debiteurenadministraties die facturen direct verwerkbaar in het systeem van elke debiteur wensen af te leveren, ten behoeve van het verlagen van de DSO. 4Exchange zet elke te versturen factuur om naar het format dat elke debiteur wenst, waaronder PDF- en e-facturen.

Wordt er door enkele of meerdere leveranciers en / of klanten gebruik gemaakt van e-facturatienetwerken, zoals Peppol of Tradeshift? Daar weten we prima onze weg in te vinden.

Is er sprake van zakelijke e-facturatie verplichtingen, gedicteerd en geregiseerd vanuit de Overheid? Wij zorgen dat facturen keurig realtime geregistreerd worden en van de juiste kenmerken worden voorzien. In Nederland, België, en (ver) daarbuiten.  

Om verwerking van facturen te faciliteren en factuurfraude tegen te gaan, valideren we alle ontvangen en te versturen facturen met uw eigen master data bronnen en eventueel externe bronnen.

Ja. E-facturatie of elektronisch factureren, impliceert het versturen en ontvangen van facturen in een bepaald data format. E-facturatie is de kern van 4Exchange. 4Exchange zet verschillende factuurvormen, waaronder PDF, om naar een data format (many-to-one), en andersom, dus van een data format naar één of meerdere factuurvormen (one-to-many). 

Ja. Wij converteren machine-readable en non-machine-readable PDF facturen naar een data format. En we converteren een data format naar iedere gewenste PDF vorm, mocht een debiteur dit wensen. 

Ja. Het 4Exchange platform gebruikt zelf onder meer OCR technologie, om informatie in PDF facturen te extraheren. Ontzorging door 4Exchange impliceert dat u dit niet meer zelf hoeft te doen.

Ja. Wij zijn een Peppol Access Point. Als u op zoek bent naar alleen een Peppol oplossing, dan zijn wij echter een minder geschikte partij. Ons platform past veel beter bij complexere administraties. Stuurt u bijvoorbeeld facturen naar veel verschillende bedrijven, die bijvoorbeeld niet allemaal conform Peppol werken, dan komen we graag met u in contact.

Nee. Het 4Exchange platform werkt tussen uw systemen en verschillende factuurkanalen, waaronder e-mailprogramma's, e-invoicingnetwerken en SFTP omgevingen. In het platform vinden de conversies en validaties plaats. U kunt dus gewoon uw systemen voor factuurverwerking en facturatie blijven gebruiken.

Een klein beetje. Leveranciers en klanten kunnen blijven werken met hun systemen en werkwijzen. Leveranciers zullen hun facturen alleen naar een nieuw adres moeten toesturen en aangeven of zij facturen ook direct als e-factuur kunnen versturen. En klanten moeten aangeven hoe zij facturen wensen te ontvangen. Wij nemen het voortouw in de onboarding van leveranciers en klanten.

Ja. Onze zusterbedrijven binnen de 4CEE groep zijn gespecialiseerd in zowel de verwerking (coderen, matchen) van ontvangen facturen als in het factureren (opstellen, opvolgen) naar klanten. We zijn dus goed bekend met het speelveld van accounts payable en accounts receivable.

Nee. Naast facturen verwerken wij ook aanpalende documenten in purchase to pay en order to cash processen, zoals creditnota's, purchase orders en bestelbevestigingen. U kunt dus de volledige stroom aan 'handelsdocumenten' bij ons onderbrengen.