E-facturatie 

E-facturatie is het versturen en ontvangen van facturen in de vorm van een databestand (de e-factuur), tussen het ERP-, boekhoud- of order to cash systeem van de leverancier en het ERP-, boekhoud- of purchase to pay systeem van de klant. Zonder handmatige tussenkomst.

Niet op zoek naar algemene informatie over e-facturatie? Lees over onze e-facturatie oplossing.

Automatisering

Crediteurenen- en debiteurenadministratie  bevinden zich in een digitale transformatie. Deze transformatie heeft hoofdzakelijk vorm gekregen in het versturen van facturen in PDF vorm per e-mail. Het automatiseringsaspect blijft daarmee achter, omdat het medewerkers zijn die de PDF factuur maken, lezen, beoordelen, versturen of invoeren. Meestal wordt wél OCR toegepast, om het invoeren te versnellen.

De laatste jaren wordt de transformatie meer gepusht. Enerzijds door de arbeidsmarkt en HR besparingen en anderzijds door de overheid. De overheid wil zelf efficiënter kunnen werken en bovendien meer grip verkrijgen op het innen van belasting.

HR en kosten besparingen

Zowel crediteuren- als debiteurenadministraties zijn sterk geholpen bij een digitale transformatie van factuurontvangst respectievelijk factuurverzending. Door facturen automatisch te converteren naar een digitale standaard, kunnen facturen veel sneller worden verwerkt. Crediteurenadministratie kan facturen in omloop voor goedkeuring brengen (of automatisch laten goedkeuren op basis van PO’s). Debiteurenadministratie kan facturen sneller bij klanten krijgen.

Voor de crediteurenadministratie kan het handmatig ontvangen, invoeren en controleren van verschillende facturen, waarvan een fractie vraagt om correctieve maatregelen, oplopen tot behoorlijke verwerkingskosten. Algemene kosten voor de totale verwerking, dus inclusief coderen en goedkeuring, kan voor een PDF facturen oplopen tot een gemiddelde van 35 euro per factuur en met een bijbehorende 15 dagen verwerkingstijd. Voor e-facturatie / XML facturen kan dit bedrag worden teruggebracht tot enkele Euro’s. Voor EDI ligt het bedrag onder de Euro.

Vermenigvuldig dit aantal met het factuurvolume en het kostenplaatje krijgt vorm. En het is niet louter kostenbesparing wat me e-facturatie wordt gerealiseerd. De veel snellere doorlooptijd biedt voor crediteurenadministratie als debiteurenadministratie voordelen voor de kasstroom. Voor debiteurenadministratie is dit evident. Crediteurenadministratie zou korting kunnen bedingen voor vroegbetaling.

Belastinginning

Overheid als opdrachtgever

Binnen Europa zijn er afspraken gemaakt over e-facturatie. Die afspraken zijn vastgelegd in de Europese richtlijn inzake elektronische facturering bij overheidsopdrachten (Richtlijn 2014/55/EU van het Europees Parlement en de Raad.

De Nederlandse overheid heeft de Europese richtlijn in de Aanbestedingswet opgenomen. Alle Nederlandse overheden, overheidsorganisaties en overige aanbestedende diensten zijn sinds 18 april 2019 verplicht om e-facturen van hun leveranciers te kunnen ontvangen en verwerken. Bedrijven die zaken doen met de Nederlandse overheid zijn sinds die datum verplicht om elektronische facturen in te dienen volgens de Europese norm voor elektronische facturatie (EN 16931).

Overheid als belastinginner

De rol van de overheid in de adoptie van e-facturatie gaat veel groter worden. Het huidige BTW-gat, oftewel het verschil wat de Nederlandse Overheid zou moeten ontvangen en daadwerkelijk int, bedraagt 2,8%. Dat ligt weliswaar ruim onder het Europees gemiddelde van 9,1%, maar het zijn miljarden Euro’s die worden misgelopen.

In landen, voornamelijk buiten Europa, stappen nationale overheden over van een post-audit model naar continuous transaction controls modellen. De uitvoering verschilt, maar hebben onderling gemeen dat iedere factuur dat tussen partijen wordt verstuurd ook bij de overheid wordt geregistreerd. Een dergelijke operatie is alleen mogelijk met e-facturatie.

E-facturatie

De e-factuur

E-facturatie is een digitaal en gestandaardiseerd proces van factuurontvangst en factuurverzending. Bij e-facturatie worden facturen verstuurd en ontvangen in een databestand, tussen het ERP, boekhoud of order to cash systeem van de leverancier en het ERP of purchase to pay systeem van de klant. Zonder enige handmatige tussenkomst. Het databestand noemen we e-factuur. 

De uitdaging hierin is de pluriformiteit van systemen en databestanden. En het gegeven dat heel veel partijen facturen versturen als PDF bestand via e-mail. En ook daar zitten verschillen in. 

XML factuur

Een e-factuur heeft vrijwel altijd de vorm van een XML bestand. XML (eXtensible Markup Language) is een databestand waarin instructies staan hoe informatie in het bestand gecodeerd of geïnterpreteerd moeten worden. Deze instructies zijn leesbaar voor applicaties als mensen. Inmiddels is XML dé standaard geworden voor gegevensuitwisseling tussen applicaties.

Maar XML is niet hetzelfde als een factuur standaard. Een vergelijking met spraakvermogen schept verduidelijking.

Het vermogen om te spreken en daarmee informatie van mens op mens te versturen, kan door verschillende spraakgeluiden worden uitgevoerd. Met dit spraakvermogen spreken verschillende groepen mensen, verschillende talen. Ze gebruiken dus andere spraakgeluiden, om in principe hetzelfde te kunnen communiceren.

Evenzo bestaan er verschillen in de instructies die in XML bestanden worden gebruikt. Dit zijn de verschillende standaarden die tussen verschillende regio’s en / of industrieën worden gebruikt, zoals. UBL standaarden, Peppol, en UN/CEFACT.

Een stukje XML voor de UBL 2.1 standaard ziet er als volgt uit:

<Invoice xmlns="urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:Invoice-2"

       xmlns:cac="urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:CommonAggregateComponents-2">

   <ID>INV456</ID>

   <IssueDate>2023-11-30</IssueDate>

   <!-- Other invoice elements using common components -->

</Invoice>

 

Voor PEPPOL

<Invoice xmlns="urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:Invoice-2"

         xmlns:peppol="urn:www.cenbii.eu:transaction:biitrns010:ver3.0">

   <ID>PEP789</ID>

   <IssueDate>2023-11-30</IssueDate>

<!-- Additional PEPPOL-specific elements or extensions -->

   <peppol:AdditionalInformation>PEPPOL-specific data</peppol:AdditionalInformation>

</Invoice>

 

Voor UN/CEFACT

<CrossIndustryInvoice xmlns="urn:un:unece:uncefact:data:standard:CrossIndustryInvoice:1">

   <ID>CII_INV_001</ID>

   <IssueDate>2023-11-30</IssueDate>

   <!-- Other CII-specific invoice elements -->

   <PaymentMeans>

       <PaymentChannelCode>CC</PaymentChannelCode>

       <!-- Additional payment means details -->

   </PaymentMeans>

</CrossIndustryInvoice>

En zo zijn er nog heel veel meer standaarden. Deels vertonen de standaarden overeenkomsten, maar deels ook niet.

XML is een dermate veelzijdige opzet dat het niet het exclusieve terrein is voor facturen. XML wordt in talloze domeinen gebruikt; van rekendata tot GPS informatie en van vectorafbeeldingen tot factuurinformatie.

Papier, PDF, EDI facturen

Veel leveranciers versturen facturen niet als XML bestand, maar in de vorm van een PDF bestand. PDF is een digitale afbeelding. Soms mét datalaag, soms zonder datalaag. In veel landen is de papieren factuur populair. En in sommige industrieën wordt EDI gebruikt.

EDI heeft veel weg van e-facturatie. EDI is weliswaar breder omdat het naast facturen ook PO’s en pakbonnen omvat. EDI facturen worden direct gestuurd van het systeem van de leverancier naar het systeem van de klant. EDI facturen zijn net als XML facturen gestandaardiseerd met als doel een sneller en foutloze proces.

Laten we de metafoor van het spraakvermogen weer aanhalen. Taal wordt niet alleen gesproken, maar ook geschreven of uitgebeeld. Het vermogen is hetzelfde. De betekenis ook. Alleen de vorm is anders.

EDI is geen XML. Een voorbeeld van een stukje EDI:

ISA*00*         *00*         *ZZ*SENDERID     *ZZ*RECEIVERID   *030101*1253*U*00501*000000123*0*T*:~
GS*IN*SENDERID*RECEIVERID*20030315*125300*1*X*005010~
ST*810*0001~
BIG*20111207*12345678*20111206*87654321~
N1*ST*ABC Corporation~
N3*123 Main St~
N4*Anytown*CA*98765~
N1*BT*XYZ Retailers~
N3*456 Oak St~

En ook EDI kent weer verschillende standaarden, zoals ANSI X12, EDIFACT, TRADACOMS en ODETTE. Kortom, er bestaat een wirwar aan documenten en bestanden waarmee factuurinformatie wordt gecommuniceerd.

Standaardisatie

E-facturatie verwijst naar de uitwisseling van facturen in ‘elektronische’ vorm. Hier wordt in de praktijk het ontvangen en versturen van XML facturen bedoelt.

De verscheidenheid aan vormen en standaarden belet partijen om e-facturatie te omarmen. Of wordt er alleen een XML bestand als bijlage in een e-mail meegestuurd, omdat het boekhoudpakket nu eenmaal deze optie aanbiedt. Maar de crediteurenadministratie haalt vervolgens de PDF op en met OCR software zetten ze de PDF afbeelding om naar een databestand die wordt aangeboden aan het purchase to pay systeem.

Zolang het systeem van de ontvangende systeem niet direct de e-factuur kan ontvangen en verwerken, is er van e-facturatie niet echt sprake. Niet in het licht van kostenbesparing en niet in het licht van de overheid.

Een enkele standaard voor facturen zou uitkomst bieden. De uitdaging ligt in het spreken van één enkele taal. Dan kunnen facturen direct van het ene systeem naar het andere systeem worden verzonden en ontvangen. Zonder handmatige tussenkomst. En ook het gebruik van één enkel communicatieprotocol. Een XML bestand kan per e-mail worden verstuurd of bijvoorbeeld middels FTP of API.

Dit lijkt voor de hand te liggen. Evengoed zou communicatie makkelijk worden als de hele wereld ‘Algemeen Beschaafd Nederlands (ABN)’ zou spreken. De overstap naar een uniforme standaard betekent ook dat mensen hun bestaande werkwijze moeten opgeven, zich moeten aanpassen, concessies moeten doen en investeren in iets nieuws.

De stap naar bijvoorbeeld EDI is geen sinecure. Niet alleen voor de eigen organisatie, maar ook omdat dit de medewerking vraagt van leveranciers en klanten. En iedere partij werkt weer samen met vele andere partijen, die met hun eigen systemen werken.

In het verleden zijn er verschillende initiatieven geweest, maar dan op kleinere schaal. EDI is hier een goed voorbeeld van. PEPPOL is een ander voorbeeld. Van oorsprong opgezet door het Noorse ministerie van Financiën en het Noorse agentschap voor IT en telecommunicatie, maar inmiddels omarmt in meerdere Europese landen.

Omdat een wereldwijde standaard ver weg is, zullen ontvangen facturen voorlopig handmatig of semi-handmatig ontvangen en verstuurd moeten worden.

Óf uitbesteed aan een dienstverlener die facturen, en andere type documenten, automatisch en realtime omzet naar een format waar de ontvangende partij om vraagt. Dit is de core business van 4Exchange.

Digitale transformatie

Het verwerken van XML bestanden vormt de spil in de digitale transformatie van crediteurenadministratie en debiteurenadministratie. Immers, om procesautomatisering mogelijk te maken moet informatie in datavorm beschikbaar zijn.

Datakwaliteit

Een XML bestand alleen is niet voldoende. De informatie in het bestand kan niet kloppend zijn of afwijken van de gegevens in het ERP systeem. Of er ontbreekt informatie. Dan wordt een bestand verwerkt in de organisatie of verstuurd naar een klant, gaan er dagen overheen, om vervolgens opgemerkt te worden als foutief en er correctie moet plaatsvinden.

Om de doorlooptijd te verkorten, kunnen de belangrijkste checks direct worden uitgevoerd nadat een factuur in de gewenste XML vorm beschikbaar is. Een vergelijking met gegevens in ERP of andere systemen in gebruik, is een prima start om data te valideren en consistentie hoog te houden. Afhankelijk van de uitkomst kunnen geautomatiseerd stappen worden ondernomen op basis van te definiëren ALS-DAN regels. Nog voordat de factuur wordt doorgestuurd naar een factuurverwerkings- / purchase to pay systeem, of wordt verstuurd naar een klant.

Procesautomatisering

Een uniforme datastroom biedt mogelijkheden om het purchase to pay en het order to cash proces te transformeren naar een veel sneller verwerkend en veel transparanter systeem. Als de voorkant goed geregeld is, dan wordt het aan de achterkant allemaal een stuk makkelijker. Voorbeelden:

Order matching
Zo makkelijk als een gestandaardiseerd XML factuur vergeleken kan worden met gegevens uit een ERP systeem, zo makkelijk kan deze factuur ook worden vergeleken met gegevens uit de bijbehorende Purchase Order. Mits er natuurlijk een PO bestaat. En de basisgegevens in deze PO zijn gevalideerd. De PO is kan dan naast die van de factuur worden gelegd, en de inhoud met elkaar worden vergeleken. Komen bijvoorbeeld de items en bedragen overeen? Zo niet, welke toleranties willen we accepteren. Het corrigeren van gegevens kost immers ook tijd en geld. En dit proces van matching voltrekt zich uiteraard automatisch. De technologie die dit mogelijk maakt, is al jaren beschikbaar.

Korting op vroegbetaling
Het beste jongetje van de klas mag beloond worden voor zijn goede gedrag. Dit zien we in de praktijk nog weinig terug. Maar de handen die vrijkomen met digitale transformatie kunnen worden ingezet om bijvoorbeeld afspraken met preferred suppliers te maken en de afspraken te bewaken.

Compliance

E-facturen zijn natuurlijk ook heel makkelijk te vormen naar compliance. Niet alleen inhoudelijk, maar ook de bewerkingen die aan de factuur worden gedaan, van ontvangst tot oplevering van een document, worden gelogd. Dit borgt de integriteit van iedere ontvangen of te versturen factuur.

Vanuitbelastinginning wordt de vorm steeds belangrijker. We zien dit bijvoorbeeld al heel duidelijk in Latijns-Amerikaanse landen, maar ook in Europe komt het voor Nederland steeds dichterbij. Italië is al zover en Polen en Frankrijk zijn de volgende landen, waar iedere factuur die tussen bedrijven wordt uitgewisseld, geregistreerd moet worden.

Standaardisatie is ook hier een uitdaging. Niet alleen voor wat betreft het gewenste format, maar ook voor het proces en uitwisselingsprotocol. In het Franse model wordt de factuur rechtstreeks van leverancier naar klant verstuurd, maar zullen beide partijen de transactie bij een geaccriditeerde dienstverlener moeten registreren.

Kortom, e-facturatie opent de weg naar realtime, touchless én compliant verwerking van facturen, waarbij de kosten per factuur, van tientallen Euro’s naar een Euro, verlaagd worden.