Barentz envoie au total quelque 250 000 factures par an à ses milliers de clients dans plus de 65 pays. L'un des principaux défis liés à l'envoi de ces factures est de veiller à ce qu'il soit effectué conformément aux lois et réglementations et aux souhaits, voire aux exigences, du client. Cela peut s'avérer assez complexe.
Les clients adoptent la facturation électronique
Autant de clients, autant de besoins. Jimmy constate que de plus en plus de clients passent à la facturation électronique. Ils attendent de leurs fournisseurs qu'ils suivent le mouvement et livrent leurs factures électroniques via le réseau préféré du client, tel que SAP Business Network (anciennement Ariba), Tungsten, Tradeshift ou Peppol. Barentz tient à s'y conformer. Jimmy : "Il est réconfortant de pouvoir dire à nos principaux clients que nous facilitons la facturation électronique dans le monde entier via leur réseau préféré. Si les fournisseurs concurrents ne peuvent ou ne veulent pas le faire, cela peut nous permettre de générer de nouvelles affaires.
Mais il n'est pas encore facile de satisfaire toutes ces préférences. Cela s'explique en partie par le fait que chaque réseau de facturation électronique fonctionne de manière légèrement différente. Jimmy donne un exemple et explique que chez Barentz, les factures pour l'Allemagne, la Belgique et les Pays-Bas sont envoyées à partir d'une administration centrale. "Mais le lien avec Tungsten, par exemple, est basé sur le numéro de TVA. Et comme nous facturons pour trois pays, nous avons également trois numéros de TVA. Cela signifie qu'il faut également trois liens. Et c'est assez compliqué", soupire-t-il.
Une autre pierre d'achoppement pratique que Jimmy rencontre régulièrement est la recherche du statut de la facture. "Une fois qu'un client est passé à la facturation électronique via un réseau, toute la communication passe souvent par ce réseau. Vous ne pouvez plus vous contenter d'appeler ou d'envoyer un courrier électronique, vous devez vous connecter à un portail pour vérifier si la facture est bien arrivée. Cela semble pratique, jusqu'à ce que vous deviez commencer à faire cela pour peut-être deux mille clients dans toutes sortes de portails différents.
La facturation électronique en toute simplicité
Des raisons suffisantes pour que Barentz se mette à la recherche d'un partenaire capable de les décharger de leur responsabilité en matière de facturation électronique. Jimmy poursuit : "Vous ne voulez pas avoir de stress inutile à propos de l'envoi de factures ; il faut juste que cela fonctionne. 4Exchange C'est formidable de pouvoir compter sur Sending pour cela. Je m'attends à ce que la facturation électronique devienne de plus en plus importante dans les années à venir, notamment en raison de lois et de réglementations plus strictes. Nous voulons être prêts pour cela !
