DE UITDAGING
Veranderende wetgeving en gediversificeerde uitvoering
Debiteurenadministraties versturen facturen doorgaans in één formaat en via één kanaal, vaak als PDF-facturen die per e-mail worden verzonden. Met de opkomende verplichting om zakelijke facturen direct bij de overheid te registreren, is deze eenzijdige aanpak echter niet langer houdbaar.
De uitdaging is om te blijven voldoen aan de zich ontwikkelende wetgeving en aan de verscheidenheid in uitvoering op nationaal niveau.
DE OPLOSSING
Flexibele factuurverzending
conform internationale wetgeving
4Exchange converteert alle facturen naar de vereiste (of gewenste) standaard voor elke debiteur, én levert deze af via het vereiste (of gewenste) kanaal. Hierdoor kunnen sommige debiteuren PDF-facturen per e-mail blijven ontvangen, terwijl andere debiteuren facturen ontvangen conform standaarden zoals Peppol, ZUGFeRD, Factur-X, etc.
Wij zorgen ervoor dat facturen correct worden geregistreerd bij geaccriditeerde instanties worden geregistreerd en van de juiste kenmerken worden voorzien, zowel in België, Nederland, als ver daarbuiten.
Peppol Access Point
Peppol is één van de standaarden waarmee wij als Peppol Access Point werken. Als Peppol voor bepaalde debiteuren vereist is, worden facturen conform de Peppol-standaard door ons opgemaakt en afgeleverd.
Op ons Future Finance videokanaal beantwoorden we vragen over Peppol, e-facturatie en wetgeving.
-
Biedt 4Exchange e-facturatie?
Ja. E-facturatie of elektronisch factureren, impliceert het versturen en ontvangen van facturen in een bepaald data format. E-facturatie is de kern van 4Exchange. 4Exchange zet verschillende factuurvormen, waaronder PDF, om naar een data format (many-to-one), en andersom, dus van een data format naar één of meerdere factuurvormen (one-to-many).
-
Kan 4Exchange overweg met PDF facturen?
Ja. Wij converteren machine-readable en niet-machine-readable PDF facturen naar een data format. En we converteren een data format naar iedere gewenste PDF vorm, mocht een debiteur dit wensen.
-
Kunnen we afscheid nemen van OCR?
Ja. Het 4Exchange platform gebruikt zelf onder meer OCR technologie, om informatie in PDF facturen te extraheren. Ontzorging door 4Exchange impliceert dat u dit niet meer zelf hoeft te doen.
-
Is 4Exchange ook een Peppol Access Point?
Ja. Wij zijn een Peppol Access Point. Als u op zoek bent naar alleen een Peppol oplossing, dan zijn wij echter een minder geschikte partij. Ons platform past veel beter bij complexere administraties. Stuurt u bijvoorbeeld facturen naar veel verschillende bedrijven, die bijvoorbeeld niet allemaal conform Peppol moeten werken, dan komen we graag met u in contact.
-
Moeten wij onze financiële administratie aanpassen?
Nee. Het 4Exchange platform werkt tussen uw systemen en verschillende factuurkanalen, waaronder e-m,ailprogramma's, e-invoicingnetwerken en SFTP omgevingen. In het platform vinden de conversies en validaties plaats. U kunt dus gewoon uw systemen voor factuurverwerking en facturatie blijven gebruiken.
-
Is medewerking van leveranciers of klanten vereist?
Een klein beetje. Leveranciers en klanten kunnen blijven werken met hun systemen en werkwijzen. Leveranciers zullen hun facturen alleen naar een nieuw adres moeten toesturen en aangeven of zij facturen ook direct als e-factuur kunnen versturen. En klanten moeten aangeven hoe zij facturen wensen te ontvangen. Wij nemen het voortouw in de onboarding van leveranciers en klanten.
-
Biedt 4Exchange meer dan factuurontvangst en factuurverzending?
Ja. Onze zusterbedrijven binnen de 4CEE groep zijn gespecialiseerd in zowel de verwerking (coderen, matchen) van ontvangen facturen als in het factureren (opstellen, opvolgen) naar klanten. We zijn dus goed bekend met het speelveld van accounts payable en accounts receivable.
-
Beperkt 4Exchange zich tot facturen?
Nee. Naast facturen verwerken wij ook aanpalende documenten in purchase to pay en order to cash processen, zoals creditnota's, purchase orders en bestelbevestigingen. U kunt dus de volledige stroom aan 'handelsdocumenten' bij ons onderbrengen.