Schotpoort Connect ist Experte für maßgeschneiderte Logistiklösungen für komplexe Transporte, sei es für dringende Sendungen, Sendungen mit nicht standardisierten Abmessungen oder Spezialtransporte wie sichere, klimatisierte und medizinische Transporte. Darüber hinaus bietet das Unternehmen Lagerungs- und Transitdienste an.
Neben dem Hauptsitz in Eerbeek, Gelderland, hat Schotpoort Connect auch Niederlassungen in Nieuwegein, Vijfhuizen und Wijchen. Zusammen mit SBPost und Connect For You ist das Unternehmen Teil der Schotpoort Transport Group.
Regierungen müssen elektronische Rechnungen erstellen
Schotpoort Connect nimmt regelmäßig an Ausschreibungen teil und arbeitet für verschiedene staatliche und halbstaatliche Einrichtungen. Seit einigen Jahren ist es für Regierungen und andere Auftraggeber obligatorisch, mit E-Invoicing zu arbeiten. Für Auftragnehmer wie Schotpoort hat dies natürlich auch Konsequenzen.
Ursprünglich hatte der in Eerbeek ansässige Logistikdienstleister nur einen Regierungskunden, der elektronische Rechnungen erhalten wollte. Für diesen Kunden hatte Schotpoort Connect eine Methode entwickelt, um PDF-Rechnungen über Peppol zu versenden.
Sie suchen eine neue Lösung für die elektronische Rechnungsstellung
Dieser Ansatz war zufriedenstellend, bis ein anderer bestehender Kunde von Schotpoort im Rahmen einer neuen Ausschreibung den Empfang von elektronischen Rechnungen im XML-Format über Peppol forderte. Die Software von Schotpoort unterstützte zu diesem Zeitpunkt jedoch nicht den Versand von XML-Rechnungen. Daher war das Unternehmen gezwungen, sich nach einer neuen Lösung für die elektronische Rechnungsstellung umzusehen, um diese Anforderungen zu erfüllen.
Marcel erklärt, dass sie bei ihrer Suche nach einem neuen Anbieter vor allem nach einer Partei gesucht haben, die schnell und effizient umstellen kann. "Sobald ein bestehender oder neuer Kunde Rechnungen über E-Invoicing erhalten möchte, möchte man schnell und gut unterstützt werden." Genau das haben sie bei 4Exchange gefunden. Direkte Kommunikation und eine gemeinsame Sprache sowie die Betonung der Sicherheit waren weitere entscheidende Faktoren für ihre Entscheidung.
E-Rechnungen werden schnell bezahlt
Die Lösung ist jetzt vollständig in Betrieb. Etwa 10 Prozent der Ausgangsrechnungen bei Schotpoort sind E-Invoices. Diese werden, wie andere Rechnungen auch, in dem Transportmanagementsystem MendriX erstellt. Marcel exportiert sie dann und sorgt dafür, dass sie im 4Exchange-Portal landen. Von dort aus gehen die e-Rechnungen automatisch im richtigen Format über das Peppol-Netzwerk an den Kunden.
"Für uns funktioniert dieser Weg perfekt", stellt Marcel zufrieden fest. "4Exchange funktioniert immer, und es gibt nie irgendwelche Probleme. Da die elektronischen Rechnungen schnell und fehlerfrei verschickt werden, werden sie auch schnell bezahlt."
Er fügte hinzu: "Das Hinzufügen neuer Kunden zu unserer E-Invoicing-Lösung ist ein Kinderspiel. Das ist besonders praktisch, da wir bereits Beziehungen zu einigen (halb-)staatlichen Organisationen aufgebaut haben, die sich derzeit in der Vorbereitungsphase für die elektronische Rechnungsstellung befinden. Sobald sie bereit sind, können wir mühelos aufstocken, ohne dass wir drastische Änderungen vornehmen müssen, um elektronische Rechnungen korrekt zuzustellen. Außerdem erwarte ich, dass die elektronische Rechnungsstellung in Zukunft eine noch größere Rolle spielen wird, nicht nur im öffentlichen Beschaffungswesen, sondern auch auf dem breiteren Unternehmensmarkt. Das ist eine Entwicklung, die ich sehr begrüße. Wir sind bereit dafür!"
