Barentz verschickt insgesamt etwa 250.000 Rechnungen pro Jahr an seine Tausende von Kunden in mehr als 65 Ländern. Eine der größten Herausforderungen beim Versand der Rechnungen ist es, sicherzustellen, dass dies in Übereinstimmung mit den Gesetzen und Vorschriften sowie den Wünschen oder sogar Anforderungen des Kunden geschieht. Das kann ziemlich komplex sein.
Kunden wechseln zu E-Invoicing
Denn so viele Kunden, so viele Bedürfnisse. Jimmy stellt fest, dass immer mehr Kunden auf die elektronische Rechnungsstellung umsteigen. Sie erwarten von ihren Lieferanten, dass sie sich dem anschließen und ihre elektronischen Rechnungen über das vom Kunden bevorzugte Netzwerk wie SAP Business Network (früher Ariba), Tungsten, Tradeshift oder Peppol liefern. Barentz kommt dem gerne nach. Jimmy: "Es ist ermutigend, wenn wir unseren Großkunden sagen können, dass wir die elektronische Rechnungsstellung auf der ganzen Welt über ihr bevorzugtes Netzwerk ermöglichen. Wenn konkurrierende Anbieter das nicht können oder wollen, dann kann das für uns neue Geschäfte bedeuten."
Aber all diese unterschiedlichen Präferenzen zu befriedigen, ist noch keine leichte Aufgabe. Zum Teil, weil jedes E-Invoicing-Netzwerk etwas anders funktioniert. Jimmy gibt ein Beispiel und erklärt, dass bei Barentz die Rechnungen für Deutschland, Belgien und die Niederlande von einer zentralen Verwaltung aus verschickt werden. "Aber die Verbindung mit Tungsten zum Beispiel basiert auf der Mehrwertsteuernummer. Und da wir Rechnungen für drei Länder ausstellen, haben wir auch drei Mehrwertsteuernummern. Das bedeutet also auch, dass drei Links erforderlich sind. Und das ist ziemlich kompliziert", seufzt er.
Ein weiterer praktischer Stolperstein, auf den Jimmy regelmäßig stößt, ist die Abfrage des Rechnungsstatus. "Sobald ein Kunde zur elektronischen Rechnungsstellung über ein Netzwerk übergegangen ist, läuft oft die gesamte Kommunikation über dieses Netzwerk. Man kann nicht mehr einfach anrufen oder eine E-Mail schreiben, sondern muss sich in ein Portal einloggen, um zu sehen, ob die Rechnung ordnungsgemäß eingegangen ist. Das scheint bequem zu sein, bis Sie anfangen müssen, dies für vielleicht zweitausend Kunden in allen möglichen Portalen zu tun."
E-Invoicing leicht gemacht
Gründe genug für Barentz, sich nach einer Partei umzusehen, die sie bei der elektronischen Rechnungsstellung entlasten könnte. Jimmy fährt fort: "Man möchte keinen unnötigen Stress mit dem Versand von Rechnungen haben; es muss einfach funktionieren. Es ist schön, dass wir uns dabei auf 4Exchange Sending verlassen können. Ich erwarte, dass die elektronische Rechnungsstellung in den kommenden Jahren immer wichtiger wird, unter anderem aufgrund strengerer Gesetze und Vorschriften. Darauf wollen wir vorbereitet sein!"
