4 min read
Digitalisering is tegenwoordig een onmisbaar onderdeel van onze samenleving. Het heeft niet alleen onze persoonlijke levens getransformeerd, maar ook de manier waarop we zaken doen. In deze blogpost gaan we in op de vraag: hoe kan elektronische facturatie, door middel van iets als continuous transaction control, bijdragen aan transparanter zaken doen?
Elektronische facturatie: Een stap richting transparantie
Een van de voordelen van digitalisering is de mogelijkheid om over te stappen op elektronische facturatie. Deze methode van facturering biedt een schat aan gedetailleerde informatie die voorheen moeilijk te verkrijgen was. Door je proces hierop af te stemmen, kunnen facturen automatisch verwerkt worden en worden uitzonderingen duidelijker. Bovendien zorgt elektronische facturatie voor een versnelling van het factureringsproces, wat leidt tot snellere betalingen en verbeterde cashflow. Het maakt ook nauwkeurige en real-time tracking van uitstaande facturen mogelijk, waardoor u inzicht krijgt in de financiële gezondheid van uw organisatie.
Door integratie met bestaande financiële systemen en analyse tools, biedt elektronische facturatie diepgaande inzichten in uitgavenpatronen en kan het helpen bij het identificeren van besparingsmogelijkheden. Voor u als CFO biedt dit de kans om strategische beslissingen te nemen op basis van accurate en tijdige financiële data, en zo de algehele financiële efficiëntie en transparantie binnen uw organisatie te verhogen.
De rol van de overheid en compliance
De overheid speelt een cruciale rol in de digitalisering van bedrijfsprocessen, vooral gezien de groeiende trend van elektronische facturatie. Wereldwijd stimuleren overheden actief de overgang naar digitale facturering door het implementeren van maatregelen zoals continuous transaction control (CTC). Deze trend wijst op een toekomst waarin elektronische transacties de standaard worden. Door over te stappen op elektronische facturatie, krijgen bedrijven toegang tot gedetailleerde gegevens, wat niet alleen zorgt voor een transparanter overzicht van transacties, maar ook voor aanzienlijke efficiëntieverbeteringen in interne processen. Elektronische facturatie biedt dus niet alleen een antwoord op regelgeving, maar opent ook de deur naar optimalisatie van bedrijfsvoering en kostenbesparing.
Elektronische facturatie heeft ook een aanzienlijke impact op compliance. In de huidige zakelijke wereld wordt het steeds belangrijker om aan te tonen dat transacties op een compliant manier worden uitgevoerd. Bedrijven moeten hun compliance niet alleen kunnen aantonen aan toezichthouders, maar ook aan partners en klanten. Dit verhoogt de behoefte aan geavanceerde systemen die niet alleen de transacties zelf verwerken, maar ook de compliance ervan controleren en documenteren. Voor financieel verantwoordelijken binnen organisaties biedt dit zowel uitdagingen als kansen: de implementatie van dergelijke systemen kan in eerste instantie misschien complex zijn, maar levert op lange termijn voordelen op in termen van transparantie, efficiëntie en risicobeheersing.
Internationale impact en regelgeving
Elektronische facturatie heeft een aanzienlijke internationale impact, vooral als het gaat om naleving van lokale en internationale regelgeving. Afhankelijk van de locatie van uw bedrijf, kunt u te maken krijgen met een diversiteit aan regels en voorschriften die invloed hebben op de manier waarop u uw facturen opstelt en verstuurt. Een belangrijk voorbeeld hiervan is de aankomende regelgeving van de Europese Unie, genaamd ViDA (VAT in the Digital Age). Deze regelgeving, die in 2028 in werking treedt, verbiedt het versturen van facturen als PDF-bestanden over de grenzen heen. In plaats daarvan eist ViDA dat alle facturen in een gestandaardiseerd elektronisch formaat worden verstuurd. Dit betekent dat bedrijven hun facturatiesystemen moeten aanpassen om te voldoen aan deze nieuwe eisen, wat een aanzienlijke inspanning in termen van IT-infrastructuur en compliance management kan vereisen.
Daarnaast heeft deze verschuiving naar elektronische facturatie ook gevolgen voor de interne controleprocessen en de audit trails binnen organisaties. Als CFO is het essentieel om te zorgen dat de financiële systemen niet alleen voldoen aan de huidige regelgeving, maar ook flexibel genoeg zijn om zich aan te passen aan toekomstige veranderingen. Dit vereist een proactieve benadering van financieel beheer, waarbij technologische vernieuwingen worden omarmd en geïntegreerd in de financiële strategie van uw organisatie. Bovendien biedt de overstap naar elektronische facturatie kansen voor efficiëntieverbetering, kostenbesparing en verbeterde gegevensanalyse, wat allemaal bijdraagt aan een robuustere financiële gezondheid van uw organisatie op de lange termijn.
De rol van brokers
Gezien de complexiteit van de regelgeving rondom elektronische facturatie en de diversiteit in methoden voor het uitwisselen van elektronische documenten, is het inschakelen van een broker sterk aan te bevelen. Een broker biedt niet alleen hulp bij het navigeren door de regelgeving, maar zorgt ook voor een gestroomlijnde integratie van elektronische facturatiesystemen binnen uw organisatie. Hierdoor kunt u zich blijven focussen op de kernactiviteiten, terwijl de broker zorgt voor efficiëntie en naleving van de regelgeving. De ideale broker kenmerkt zich door zijn snelheid, pragmatisme en flexibiliteit, vooral wanneer het aankomt op veranderingen in de markt of in de wetgeving. Deze eigenschappen zijn essentieel om uw organisatie soepel door het steeds veranderende landschap van digitale transacties te loodsen.
Een broker speelt daarnaast een cruciale rol in het risicomanagement gerelateerd aan elektronische transacties. Door hun expertise en ervaring kunnen zij potentiële problemen vroegtijdig identificeren en oplossingen aandragen, waardoor het risico op fouten en de daarmee samenhangende kosten verlaagd worden. Ook kunnen zij advies geven over de beste praktijken en technologieën die passen bij de specifieke behoeften van uw organisatie, waardoor de efficiëntie verder toeneemt. In een wereld waarin digitale transacties steeds belangrijker worden, kan een broker worden gezien als een onmisbare partner die helpt om uw organisatie voorop te laten lopen in de digitale revolutie.
Conclusie
Beschouw de implementatie van regelgeving zoals Continuous Transaction Control (CTC) en de overstap naar elektronische facturatie niet enkel als een nalevingsverplichting, maar als een strategische kans om de transparantie en integriteit van uw organisatie te verhogen. Deze verandering vereist inderdaad inregelwerk, maar het resulteert vooral in significante voordelen. Het biedt bijvoorbeeld diepgaander inzicht in uw bedrijfsprocessen, wat leidt tot betere besluitvorming en risicobeheer. Bovendien vergemakkelijkt het de interne en externe audits door de beschikbaarheid van gestructureerde data. De overstap naar elektronische facturatie stelt u ook in staat om efficiënter te werken, kosten te besparen en de samenwerking tussen verschillende afdelingen te verbeteren. Dit alles draagt bij aan een verhoogde operationele efficiëntie en een sterkere concurrentiepositie op de markt.
Jeroen
Rozeboom
Digital transformation specialist
Digital transformation specialist Jeroen is een kennisexpert als het gaat om elektronische documentuitwisseling. Van e-facturatie, documentvalidatie en continous transaction control, Jeroen heeft een antwoord of advies.
