De l'ambition à la réalisation
En 2007, la TU Delft a commencé à automatiser le traitement de ses factures. Lorsque Basware a lancé une version mise à jour, de nouvelles questions se sont posées sur les possibilités d'expansion du système. Deloitte Consulting a été consulté et le résultat a été un plan plein d'ambition, avec un potentiel d'économie de dix pour cent par an. Mais, comme le souligne Sandra Heuvelman, responsable du flux de documents, "à l'époque, de nombreuses entreprises ne savaient pas comment envoyer des factures xml. Il a fallu du temps et des connaissances pour les convaincre".
4Exchange L'ère
4Exchange Avec l'aide de la plateforme, la TU Delft a pu recevoir des factures électroniques au format xml. Le portail a transformé les factures dans le format souhaité par la TU Delft, en les enrichissant de toutes les pièces jointes nécessaires. 4Exchange Toutefois, avant d'être livrées, les factures ont d'abord été soumises au service de validation. Ce système enrichit automatiquement les factures entrantes avec des données provenant du système ERP et rejette les factures qui ne sont pas conformes aux règles de l'entreprise. Heuvelman explique : "Ainsi, les factures contenant des informations supplémentaires arrivent directement au bon endroit et les factures incorrectes peuvent être renvoyées automatiquement".
L'intégration : une mission partagée
4Exchange L'engagement des fournisseurs sur la plateforme n'a pas été une sinécure. 4Exchange Les progrès initiaux ont été lents, en partie parce que les fournisseurs avaient besoin de temps pour s'adapter. La TU Delft a apporté son soutien en fournissant la documentation et les informations essentielles. Un an plus tard, près de 50 % des factures étaient déjà transmises par voie électronique. "Les connaissances sont désormais largement répandues, ce qui nous permet d'affiner nos exigences en matière de facturation", ajoute M. Heuvelman.
L'avenir en vue
En septembre 2018, la TU Delft a mis 2 000 fournisseurs au défi de la facturation électronique xml. 4Exchange Cette approche a fonctionné, puisque près de la moitié de ces fournisseurs sont désormais connectés à la plateforme. De plus en plus de commandes de la TU Delft sont passées sur cette plateforme. Cela permet aux fournisseurs de convertir facilement un bon de commande en facture électronique. L'objectif ultime ? Un traitement sans contact : un échange totalement intégré de commandes et de factures entre le fournisseur et le client.
