Facturation électronique pour l'approbation automatique des factures

Gazelle royale

Gazelle fabrique environ 300 000 vélos par an dans son usine de Dieren, en Gueldre. La fabrication d'un vélo nécessite environ 200 pièces. Pour ce faire, Gazelle fait appel à une centaine de fournisseurs réguliers et stratégiques, qui représentent collectivement environ 6 000 factures de commande par an.

Le traitement en temps voulu de ces factures est crucial, comme le montre l'histoire d'Edwin. "S'il nous manque une pièce, nous ne pouvons pas fabriquer la moto et la production s'arrête temporairement. Nous ne pouvons pas. Nous voulons donc absolument éviter qu'un fournisseur ne nous livre plus parce que nous payons en retard."

Traitement automatisé des factures avec Basware

C'est pourquoi Gazelle a voulu se lancer dans le traitement automatisé des facturesil y a plusieurs années . Le choix s'est rapidement porté sur Basware, explique Edwin. "Nous voulions une solution de traitement des factures avec un bon nom sur le marché, pas un petit paquet. Cela nous donne plus de confiance. Basware jouit d'une excellente réputation partout. Surtout en combinaison avec SAP, avec lequel Gazelle travaille également, Basware a gagné ses lettres de noblesse sur le marché du traitement des factures.

"Nous voulons absolument éviter qu'un fournisseur cesse de nous approvisionner parce que nous payons en retard"

 

4ExchangeAprès avoir d'abord essayé avec un autre partenaire de mise en œuvre, Edwin et son équipe ont finalement frappé à la porte de la société sœur de 's, ICreative, en 2016. Edwin : "L'histoire honnête du directeur des ventes Jeroen Rozeboom nous avait impressionnés. Les choses ne s'étaient malheureusement pas très bien passées avec le partenaire de mise en œuvre précédent, et nous espérions que lui et ses collègues pourraient résoudre ce problème pour nous. En fin de compte, ICreative a réimplémenté Basware et nous avons fait beaucoup de progrès depuis."

Correspondance entre les factures et la ligne de commande

4Exchange Par exemple, Gazelle est passée à la facturation électronique en collaboration avec . "Nous faisons correspondre les factures des commandes au niveau de la ligne et non du montant total", explique Edwin. "Cela rend le traitement des factures complexe. D'autant plus que nous recevons régulièrement des factures non structurées de 60 pages. Si une ligne n'est pas reconnue et lue correctement, il y a un problème. Je me souviens encore de l'impression d'une facture de 60 pages pour vérifier au stylo les centaines de lignes manquantes. C'était dramatique", se souvient-il.

Avec la facturation électronique, ce problème n'existe plus. "Vous pouvez alors être sûr que les données figurant sur la facture sont correctes. La correspondance avec le bon de commande ou l'entrée de marchandises est créée automatiquement dès l'arrivée de la facture électronique. Les employés ne doivent plus rien faire ; la facture n'apparaît que lorsqu'elle est déjà prête dans la liste des paiements", explique Edwin.

Le traitement des factures électroniques est beaucoup plus rapide

Le traitement des factures est donc beaucoup plus rapide et plus précis grâce à la facturation électronique. Edwin : "C'est une bonne chose pour toutes les parties. Plus le traitement des factures est rapide, plus nous sommes en mesure de les payer à temps. C'est bien sûr une bonne chose pour les fournisseurs, qui sont payés plus rapidement. Mais c'est aussi une bonne chose pour nous, car cela nous permet d'avoir une vision plus rapide des dépenses". En outre, un client peut souvent bénéficier de remises pour paiement anticipé auprès de ses fournisseurs habituels s'il paie plus rapidement.

Pour illustrer la rapidité du traitement des factures, Edwin raconte qu'à ses débuts chez Gazelle, 18 000 factures étaient traitées. "Nous avions régulièrement des arriérés, si bien que des personnes d'autres services financiers devaient intervenir pour traiter les factures.

Aujourd'hui, plus de 30 000 factures arrivent chaque année au service des comptes fournisseurs du fabricant de bicyclettes, dont 6 000 factures de commande et 24 000 factures de coût. Le nombre d'ETP consacrés au traitement des factures n'a que très peu augmenté. Selon Edwin, cette faible augmentation est principalement due au fait que la majorité des factures sont des factures de coûts. Celles-ci nécessitent davantage d'interventions manuelles de la part des employés. Edwin : "En effet, il n'y a pas de ticket de caisse ou de bon de commande avec lequel la facture peut être comparée. Un employé crée l'entrée et le responsable du budget doit ensuite l'approuver.

Fournisseurs dont les factures sont les plus nombreuses et les plus importantes en premier

Par où commencer, une fois que vous avez décidé de passer à la facturation électronique ? Edwin explique comment Gazelle a abordé la question. "Nous avons commencé par les fournisseurs qui nous envoient le plus grand nombre de factures. Si vous pouvez faire en sorte que les principaux fournisseurs se connectent, vous avez déjà une grande partie de vos factures à traiter immédiatement.

"La facturation électronique apporte également quelque chose aux fournisseurs : elle accélère le processus de traitement et donc le paiement.

Par ailleurs, il estime que 80 % des factures de commandes entrantes sont déjà facturées électroniquement. Une proportion importante, en d'autres termes. "ICreative nous a guidés lors de l'intégration des fournisseurs. Lorsque nous leur avons écrit, nous avons surtout essayé de leur expliquer pourquoi nous avions opté pour la facturation électronique et qu'elle leur était également bénéfique. En effet, la facturation électronique accélère le processus de traitement et donc, en fin de compte, le paiement.

Tout le monde ne peut pas ou ne veut pas adhérer comme ça

Une bonne campagne d'intégration peut être très importante pour le succès du déploiement de la facturation électronique. Après tout, tous les fournisseurs ne peuvent ou ne veulent pas se connecter à la solution de facturation électronique choisie du jour au lendemain. "Certains ont besoin d'être poussés un peu plus que d'autres", reconnaît Edwin. Mais même lorsque la volonté est là, cela ne fonctionne pas toujours. "Certains de nos fournisseurs ont des logiciels obsolètes, ce qui leur rend la tâche impossible.

Dans ce cas, une solution sur mesure peut apporter un peu de réconfort. Cela ne doit pas être compliqué. 4Exchange Edwin explique que Gazelle a deux fournisseurs importants, avec beaucoup de grosses factures, qui ne pouvaient pas se connecter à la facturation électronique. a trouvé une solution pour cela. En principe, le fournisseur ne remarque rien, il envoie sa facture par e-mail comme d'habitude. Ensuite, moyennant quelques petites déviations, elle nous parvient de la bonne manière.

Traiter automatiquement les factures de coûts grâce à la facturation électronique

Outre les factures de commande, certaines factures de coûts sont déjà envoyées par le biais de la facturation électronique. Par exemple, une agence pour l'emploi envoie toujours à Gazelle des factures volumineuses comportant de nombreuses lignes de commande. "Ces lignes de commande doivent être comptabilisées dans un centre de coûts différent à chaque fois. Parfois, nous devions créer jusqu'à 20 ou 30 lignes de réservation avec des centres de coûts différents. Cela prenait beaucoup de temps. Désormais, ce fournisseur délivre la facture via XML.

ICreative a fait en sorte qu'elle arrive au niveau de la ligne et qu'elle soit comptabilisée automatiquement et immédiatement de la bonne manière, même si elle n'est pas accompagnée d'un bon de commande" Le responsable de la comptabilité, mi-souriant, mi-soupirant, explique qu'il arrive encore que des factures papier nous parviennent. Dans ce cas, nous les scannons manuellement à l'aide du photocopieur. Ensuite, elles sont envoyées par la poste et poursuivent leur chemin comme une facture normale".