Wat is een e-factuur?
Een e-factuur, of elektronische factuur, is een factuur die in elektronisch formaat wordt verzonden en ontvangen. Dit is een efficiënte, milieuvriendelijke en kosteneffectieve manier om facturen te verzenden en te ontvangen, in vergelijking met traditionele papieren facturen.
Voordelen van de e-factuur
De e-factuur brengt tal van voordelen met zich mee, waaronder:
- Kostenbesparing: Vermindering van kosten voor printen en verzenden.
- Efficiëntie: Snellere verwerkingstijd vergeleken met papieren facturen.
- Duurzaamheid: Minder papiergebruik, wat bijdraagt aan milieubescherming.
- Veiligheid: Vermindering van risico’s op verlies of beschadiging.
- Real-time inzicht: Onmiddellijke toegang en overzicht van uw facturatie.
- Minder fouten: Automatische invoer vermindert de kans op fouten.
- Wet- en regelgeving: Voldoet aan de wettelijke vereisten voor facturering.
Verschillen met andere factuurformaten
Terwijl een e-factuur een digitaal document is, zijn er andere elektronische factuurformaten zoals PDF-facturen.
Hieronder lichten we de belangrijkste verschillen toe tussen e-facturen en andere veelgebruikte factuurformaten zoals PDF- en papieren facturen.
Automatische Verwerking
E-facturen worden automatisch verwerkt en ingeboekt in het boekhoudsysteem van de ontvanger. Dit betekent dat er geen handmatige invoer nodig is, wat de kans op fouten aanzienlijk vermindert. Daarentegen moeten PDF- en papieren facturen handmatig worden ingevoerd, wat tijdrovender is en meer kans op fouten met zich meebrengt.
Veiligheid en Privacy
De verzending van e-facturen gebeurt via beveiligde netwerken, waardoor de integriteit, authenticiteit en vertrouwelijkheid van de gegevens worden gewaarborgd. In tegenstelling tot e-facturen kunnen papieren facturen tijdens het verzendproces beschadigd raken of verloren gaan, en PDF-facturen kunnen risico's met zich meebrengen als ze via onbeveiligde e-mail worden verzonden.
Toegankelijkheid en Overzichtelijkheid
E-facturen zijn direct toegankelijk en kunnen gemakkelijk worden doorzocht in een digitaal systeem, waardoor ze een beter overzicht en meer inzicht bieden in de financiële administratie. Papieren facturen moeten fysiek worden opgeslagen en zijn moeilijker te doorzoeken, en ook PDF-facturen moeten op een georganiseerde manier worden opgeslagen om toegankelijk te blijven.
Conformiteit en Nauwkeurigheid
E-facturen zijn opgesteld volgens een gestandaardiseerd formaat dat automatische verwerking mogelijk maakt. Dit bevordert de nauwkeurigheid en conformiteit van financiële gegevens. Aan de andere kant, aangezien PDF- en papieren facturen handmatig worden ingevoerd, zijn ze vatbaar voor inconsistenties en fouten.
Kosten
E-factureren kan leiden tot significante kostenbesparingen door de vermindering van de kosten voor printen, postverzending en handmatige verwerking. PDF-facturen vermijden weliswaar de print- en verzendkosten, maar kunnen alsnog kosten met zich meebrengen door de benodigde handmatige verwerking. Papieren facturen brengen daarentegen zowel print- als verzendkosten met zich mee.
Papieren factuurverwerking versus e-facturatie
Misschien ontvangt u facturen nog vaak via de post. Het archiveren hiervan is vaak een tijdrovende bezigheid. Een e-factuur kan echter direct, zonder extra handelingen, volledig automatisch in uw software ingelezen en verwerkt worden. PDF-facturen vereisen nog diverse handelingen zoals scanning en herkenning en controle door een OCR tool.
Kies voor e-facturatie
De e-factuur is een moderne, efficiënte, en duurzame oplossing voor zowel kleine als grote bedrijven. Het automatiseert en vereenvoudigt het facturatieproces, bespaart kosten, en draagt bij aan een beter milieu. Wilt u ook overstappen naar e-facturatie en profiteren van alle voordelen? Neem dan vandaag nog contact met ons op voor meer informatie en advies op maat!
Vrijblijvend Adviesgesprek
Heeft u vragen of wilt u meer weten over onze e-facturatie oplossingen? Neem dan contact op. We helpen u graag verder!
of 