Von der Ambition zur Verwirklichung
Im Jahr 2007 begann die TU Delft mit der Automatisierung ihrer Rechnungsverarbeitung. Als Basware eine aktualisierte Version auf den Markt brachte, tauchten neue Fragen zu den Erweiterungsmöglichkeiten des Systems auf. Deloitte Consulting wurde hinzugezogen und das Ergebnis war ein ehrgeiziger Plan mit einem Einsparungspotenzial von zehn Prozent pro Jahr. Aber, wie Sandra Heuvelman, verantwortlich für den Dokumentenfluss, betont: "Damals wussten viele Unternehmen nicht, wie sie xml-Rechnungen versenden sollten. Es brauchte Zeit und Wissen, um sie mit ins Boot zu holen."
Die 4Exchange-Ära
Mit Hilfe der 4Exchange-Plattform konnte die TU Delft elektronische Rechnungen im xml-Format empfangen. Das Portal wandelte die Rechnungen in das von der TU Delft gewünschte Format um, angereichert mit allen erforderlichen Anhängen. Bevor sie jedoch zugestellt werden konnten, mussten sie zunächst den 4Exchange Validation Service durchlaufen. Dieses System reichert eingehende Rechnungen automatisch mit Daten aus dem ERP-System an und lehnt Rechnungen ab, die nicht den Geschäftsregeln entsprechen. Heuvelman sagt: "So kommen Rechnungen mit zusätzlichen Informationen direkt an der richtigen Stelle an und fehlerhafte Rechnungen können automatisch zurückgeschickt werden."
Onboarding: Ein gemeinsamer Auftrag
Die Einbindung der Anbieter in die 4Exchange-Plattform war keine leichte Aufgabe. Anfänglich ging es nur langsam voran, auch weil die Lieferanten Zeit brauchten, sich anzupassen. 4Exchange unterstützte die TU Delft mit wichtigen Unterlagen und Erkenntnissen. Ein Jahr später gingen bereits fast 50 Prozent der Rechnungen über E-Invoicing ein. "Das Wissen ist jetzt weit verbreitet und ermöglicht es uns, unsere Anforderungen an die Rechnungsstellung weiter zu verfeinern", fügt Heuvelman hinzu.
Die Zukunft im Blick
Im September 2018 forderte die TU Delft 2.000 Lieferanten zur elektronischen Rechnungsstellung auf. Dieser Ansatz hat funktioniert, denn fast die Hälfte dieser Lieferanten ist jetzt an die 4Exchange-Plattform angeschlossen. Immer mehr Bestellungen der TU Delft werden über diese Plattform abgewickelt. Dadurch können die Lieferanten eine Bestellung ganz einfach in eine elektronische Rechnung umwandeln. Das ultimative Ziel? Eine berührungslose Verarbeitung: ein vollständig integrierter Austausch von Bestellungen und Rechnungen zwischen Lieferant und Kunde.
