E-Invoicing für die automatische Genehmigung von Rechnungen

Königliche Gazelle

Gazelle stellt in seiner Fabrik in Dieren in Gelderland jedes Jahr etwa 300.000 Fahrräder her. Für die Herstellung eines Fahrrads werden etwa 200 Teile benötigt. Gazelle verlässt sich dabei auf etwa 100 feste, strategische Lieferanten, die zusammen etwa 6.000 Auftragsrechnungen pro Jahr ausstellen.

Die rechtzeitige Bearbeitung dieser Rechnungen ist entscheidend, wie aus Edwins Geschichte deutlich wird. "Wenn uns 1 Teil fehlt, können wir das Fahrrad nicht herstellen und die Produktion kommt vorübergehend zum Stillstand. Das können wir nicht. Wir wollen also auf jeden Fall verhindern, dass ein Lieferant uns nicht mehr beliefert, weil wir zu spät zahlen."

Automatisierte Rechnungsverarbeitung mit Basware

Aus diesem Grund wollte Gazelle vor einigen Jahren mit der automatisierten Rechnungsverarbeitungbeginnen . Die Wahl fiel schnell auf Basware, sagt Edwin. "Wir wollten eine Lösung für die Rechnungsverarbeitung, die einen guten Namen auf dem Markt hat, und nicht ein kleines Paket. Das gibt uns mehr Vertrauen. Basware ist überall hoch angesehen." Vor allem in Kombination mit SAP, mit dem Gazelle ebenfalls arbeitet, hat sich Basware seine Sporen auf dem Markt der Rechnungsverarbeitung verdient.

"Wir wollen unbedingt verhindern, dass ein Lieferant uns nicht mehr beliefert, weil wir zu spät zahlen"

 

Nachdem sie es zunächst bei einem anderen Implementierungspartner versucht hatten, klopften Edwin und sein Team schließlich 2016 an die Tür des Schwesterunternehmens von 4Exchange, ICreative. Edwin: "Die ehrliche Geschichte von Vertriebsleiter Jeroen Rozeboom hatte uns beeindruckt. Mit dem vorherigen Implementierungspartner war es leider nicht gut gelaufen, und wir hofften, dass er und seine Kollegen das Problem für uns lösen könnten. Letztendlich hat ICreative Basware neu implementiert und wir haben seither große Fortschritte gemacht."

Abgleich von Rechnungen mit Bestellpositionen

Gazelle hat zum Beispiel in Zusammenarbeit mit 4Exchange auf elektronische Rechnungsstellung umgestellt. "Wir gleichen Auftragsrechnungen auf Zeilenebene und nicht auf Gesamtbetragsebene ab", erklärt Edwin. "Das macht die Rechnungsverarbeitung komplex. Vor allem, wenn Sie bedenken, dass wir regelmäßig unstrukturierte Rechnungen von 60 Seiten erhalten. Wenn dann 1 Zeile nicht richtig erkannt und eingelesen wird, haben Sie ein Problem. Ich kann mich noch gut daran erinnern, wie wir eine 60-seitige Rechnung ausgedruckt haben, damit wir mit einem Stift Hunderte von Zeilen abhaken konnten, um zu sehen, welche fehlten. Ein Drama", denkt er an die früheren Zeiten zurück.

Mit der elektronischen Rechnungsstellung ist dies kein Problem mehr. "Dann können Sie sicher sein, dass die Daten auf der Rechnung korrekt sind. Der Abgleich mit der Bestellung oder dem Wareneingang erfolgt automatisch sofort nach Eingang der elektronischen Rechnung. Die Mitarbeiter müssen sich nicht mehr darum kümmern; Sie sehen die Rechnung erst, wenn sie in der Zahlungsliste bereits fertig ist", sagt Edwin.

Die Verarbeitung elektronischer Rechnungen geht viel schneller

Die Bearbeitung von Rechnungen ist also dank der elektronischen Rechnungsstellung viel schneller und genauer. Edwin: "Das ist gut für alle Parteien. Je schneller wir Rechnungen bearbeiten können, desto besser sind wir in der Lage, Rechnungen pünktlich zu bezahlen. Das ist natürlich gut für die Lieferanten, denn sie werden schneller bezahlt. Aber es ist auch gut für uns, weil wir dadurch einen schnelleren Einblick in die Ausgaben bekommen." Darüber hinaus hat ein Kunde oft auch Anspruch auf Frühzahlungsrabatte bei Stammlieferanten, wenn er schneller zahlt.

Zur Veranschaulichung der Geschwindigkeit der Rechnungsverarbeitung sagt Edwin, dass in seiner Anfangszeit bei Gazelle 18.000 Rechnungen bearbeitet wurden. "Und dann hatten wir regelmäßig einen Rückstand, so dass Leute aus anderen Finanzabteilungen einspringen mussten, um die Rechnungen zu bearbeiten."

Jetzt gehen in der Kreditorenbuchhaltung des Fahrradherstellers jedes Jahr insgesamt mehr als 30.000 Rechnungen ein, etwa 6.000 Auftragsrechnungen und 24.000 Kostenrechnungen. Die Anzahl der Vollzeitäquivalente, die der Rechnungsbearbeitung gewidmet sind, hat sich nur geringfügig erhöht. Dieser geringe Anstieg ist laut Edwin vor allem darauf zurückzuführen, dass die Mehrzahl der Rechnungen Kostenrechnungen sind. Diese erfordern mehr manuelle Eingriffe der Mitarbeiter. Edwin: "Schließlich gibt es keinen Wareneingang oder eine Bestellung, mit der man die Rechnung abgleichen könnte. Ein Mitarbeiter erstellt den Eintrag und der Budgetverantwortliche muss ihn dann genehmigen."

Lieferanten mit den meisten und größten Rechnungen zuerst

Wo fangen Sie an, wenn Sie sich für die Umstellung auf die elektronische Rechnungsstellung entschieden haben? Edwin beschreibt, wie man bei Gazelle vorgegangen ist. "Wir haben mit der Einführung bei den Lieferanten begonnen, die uns die meisten und größten Auftragsrechnungen schicken. Wenn Sie die Top-Lieferanten dazu bringen können, sich anzuschließen, dann haben Sie bereits einen großen Teil Ihrer Rechnungen, die Sie sofort bearbeiten können."

"Die elektronische Rechnungsstellung bringt auch den Lieferanten etwas: Sie beschleunigt den Bearbeitungsprozess und damit die Bezahlung.

Er schätzt, dass inzwischen etwa 80 % der eingehenden Auftragsrechnungen bereits über E-Invoicing laufen. Mit anderen Worten: ein erheblicher Anteil. "ICreative hat uns bei der Aufnahme von Lieferanten unterstützt. Als wir sie anschrieben, haben wir vor allem versucht, ihnen klarzumachen, warum wir uns für die elektronische Rechnungsstellung entschieden haben und dass auch sie davon profitieren. Nämlich, dass die elektronische Rechnungsstellung den Bearbeitungsprozess und damit letztendlich die Zahlung beschleunigt."

Nicht jeder kann oder will einfach so beitreten

Eine gute Onboarding-Kampagne kann für den Erfolg der Einführung der elektronischen Rechnungsstellung sehr wichtig sein. Schließlich kann oder will sich nicht jeder Lieferant einfach so mit der gewählten E-Invoicing-Lösung verbinden. "Einige brauchen einen etwas stärkeren Anstoß als andere", stimmt Edwin zu. Aber selbst wenn der Wille da ist, klappt es nicht immer. "Einige unserer Lieferanten haben eine veraltete Software, die es ihnen unmöglich macht.

Vor allem für Lieferanten aus Asien ist es manchmal noch schwierig." In einem solchen Fall kann eine maßgeschneiderte Lösung Trost spenden. Das muss nicht kompliziert sein. Edwin erklärt, dass Gazelle zwei große Lieferanten mit vielen großen Rechnungen hat, die sich nicht an die elektronische Rechnungsstellung anschließen konnten. 4Exchange hat dafür eine Lösung gefunden. Im Prinzip merkt der Lieferant nichts; er schickt seine Rechnung wie gewohnt per E-Mail. Mit einer kleinen Umleitung erreicht sie uns dann auf dem richtigen Weg.

Verarbeiten Sie Kostenrechnungen automatisch mit E-Invoicing

Neben den Auftragsrechnungen gehen auch einige Kostenrechnungen bereits über E-Invoicing ein. Ein Arbeitsvermittler schickt zum Beispiel immer große Rechnungen mit vielen Bestellzeilen an Gazelle. "Diese Auftragszeilen müssen jedes Mal auf eine andere Kostenstelle gebucht werden. Manchmal mussten wir bis zu 20 oder 30 Buchungszeilen mit verschiedenen Kostenstellen anlegen. Das hat sehr viel Zeit gekostet. Aber jetzt liefert dieser Lieferant die Rechnung über XML.

ICreative hat eingerichtet, dass sie auf Zeilenebene eintrifft und sofort automatisch richtig verbucht wird, auch wenn ihr keine Bestellung beigefügt ist." Der Leiter der Buchhaltung erklärt halb lächelnd, halb seufzend, dass gelegentlich noch Papierrechnungen eintreffen. Dann scannen wir sie einfach manuell mit dem Kopierer ein. Von dort aus kommen sie dann mit der Post und setzen ihren Weg als normale Kostenrechnung fort."