Invoicing Service für ausgehende Rechnungen

Möchten Sie Ihren Rechnungsausgang auslagern? Wir helfen Ihnen gerne.

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Fakturierungsservice - ausgehend

Der Invoicing Service für ausgehende Rechnungen ist ein flexibler Service, bei dem Sie wählen können, welche Abläufe wir für Sie übernehmen sollen. Wir können den gesamten Rechnungsausgang oder Teile davon für Sie übernehmen. Unabhängig von der Versandmethode (Post, E-Mail, ein Portal oder ein E-Invoicing-Netzwerk) und unabhängig vom Dateiformat (PDF, UBL, XML, EDI usw.)

Die finanzielle Abwicklung von Rechnungen gehört bei den meisten Unternehmen nicht zum Kerngeschäft. Sie verschlingt oft viel Zeit und Energie, die viele Organisationen lieber in die Entwicklung und/oder den Verkauf ihrer eigenen Produkte und Dienstleistungen stecken würden.

Dafür haben wir den Invoicing Service entwickelt. Damit müssen Sie sich nicht mehr um die Verwaltung all der verschiedenen Rechnungsströme und Rechnungsformate kümmern, die Ihre Kunden wünschen. Ganz gleich, ob Ihre Kunden Rechnungen per Post, E-Mail oder über ein E-Invoicing-Netzwerk erhalten möchten oder ob sie Rechnungen in Papierform, im PDF-, XML-, UBL- oder anderen Formaten erhalten möchten, der Invoicing Service nimmt Ihnen alle Sorgen ab.

Outsourcing Ihrer ausgehenden Rechnungsstellung

Unterschiedliche Kunden bedeuten in der Regel auch unterschiedliche Rechnungsformate und unterschiedliche Liefermethoden. Kunde A fordert Rechnungen per Post an, Kunde B fordert eine PDF-Datei per E-Mail an und Kunde C fordert eine elektronische Rechnung über ein E-Invoicing-Netzwerk wie Peppol an. Sie wollen sich nicht mit all diesen unterschiedlichen Abläufen herumschlagen. Mit dem Easy Billing Service müssen Sie das auch nicht. Ihr Softwaresystem erstellt die Rechnungen in einem einzigen Vorgang und wir sorgen dafür, dass sie in dem gewünschten Format und auf die gewünschte Weise an Ihre Kunden gesendet werden.

Der Prozess

Nachfolgend finden Sie eine schematische Darstellung der Funktionsweise des Rechnungsstellungsservice für Ausgangsrechnungen:

 

Abbildung11

 

Wie es funktioniert: Schritt für Schritt


Schritt 1Ihr Finanz- oder ERP-System erstellt eine Rechnung in einem beliebigen Format.


Schritt 2Unsere Software, die mit Ihrem System verbunden ist, nimmt die zu versendenden Rechnungen auf und prüft in Ihrer Datenbank, wie der jeweilige Kunde die Rechnung erhalten will/kann.

Dabei wird immer zuerst die effizienteste und wirtschaftlichste Methode in Betracht gezogen, d.h. der Versand über Peppol. Wenn Ihr Kunde nicht auf Peppol gefunden wird, wird nach einer verfügbaren E-Mail-Adresse gesucht. Wenn auch keine E-Mail-Adresse gefunden wird, wird als letzte Möglichkeit die Postadresse verwendet.


Schritt 3Die Rechnung wird Ihrem Kunden in der von ihm gewünschten Versandart und im gewünschten Format zugesandt. Und das alles, ohne dass Sie zusätzliche Arbeit leisten müssen.

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