E-Invoicing über Peppol
Sorgenfreies Senden und Empfangen von elektronischen Rechnungen über das sichere Peppol-Netzwerk?
4Exchange macht es Ihnen leicht!
Was ist Peppol?
Peppolsteht für Pan European Public Procurement Online. Peppol ist ein sicheres europäisches Netzwerk, an das sich Unternehmen und Regierungen anschließen können, um sich gegenseitig sichere elektronische Rechnungen und andere elektronische Nachrichten zu senden.
Peppol gilt als der internationale Standard für die elektronische Rechnungsstellung. Peppol ist für alle da: in den Niederlanden und im Ausland, unabhängig von der Größe Ihres Unternehmens.
Was macht die niederländische Peppol-Behörde?
Die Verwaltung und Pflege von Peppol liegt bei der internationalen Stiftung OpenPeppol. OpenPeppol lagert seine operativen Aufgaben an nationale Peppol-Behörden aus. In den Niederlanden ist dies die Netherlands Peppol Authority (NPA).
Die NPA sorgt dafür, dass sich jeder an die Vereinbarungen im Peppol-System über die Sicherheit, Zuverlässigkeit und Interoperabilität der Peppol-Infrastruktur hält.
Was ist ein Peppol Access Point?
Um elektronische Nachrichten über Peppol zu senden und zu empfangen, benötigen Sie einen sogenannten 'Access Point'. Dienstanbieter wie 4Exchange können diesen Zugang für den Endbenutzer bereitstellen.
Stellen Sie sich den E-Invoicing-Dienstleister wie einen Telekommunikationsanbieter vor. Über Unternehmen wie Vodafone und Odido erhalten Sie Zugang zum Telekommunikationsnetz. Über Dienstleister wie 4Exchange erhalten Sie Zugang zum Peppol-Netz.
Um ein offizieller Peppol Access Point zu werden, muss ein Dienstanbieter von der niederländischen Peppol-Behörde zertifiziert werden.
Weitere Informationen über den zertifizierten Peppol Access Point von 4Exchange >>
Wie funktioniert die elektronische Rechnungsstellung über Peppol?
Der Umstieg auf die elektronische Rechnungsstellung mag wie eine drastische Veränderung erscheinen, ist aber gar nicht so schlimm. Gut zu wissen ist, dass jeder diesen Schritt machen kann. Ganz gleich, wie groß Ihr Unternehmen ist und welches Finanz- oder ERP-System Sie haben: 4Exchange kann Sie immer einbinden.
Sie können wählen, ob Sie nur elektronische Rechnungen senden, nur elektronische Rechnungen empfangen oder elektronische Rechnungen senden und empfangen möchten. Da die Prozesse für das Senden und Empfangen logischerweise leicht unterschiedlich sind, werden sie im Folgenden aufgeschlüsselt.
Versenden von elektronischen Rechnungen über Peppol
Um elektronische Rechnungen über Peppol zu versenden, wird Ihr Finanz- / ERP-System mit dem 4Exchange Connector verbunden. Dadurch erhalten Sie sofortigen Zugang zum europäischen E-Invoicing-Netzwerk Peppol.
Wenn Ihr System elektronische Rechnungen erstellt, werden diese automatisch von Ihrem System über 4Exchange an das Netzwerk übermittelt und dann an den Empfänger gesendet.
Wenn Ihr System keine elektronischen Rechnungen erzeugt, konvertiert 4Exchange die Rechnungsdatei für Sie in das gewünschte Format.
Natürlich muss auch der Empfänger Zugang zum Peppol-Netzwerk haben. Das muss nicht unbedingt beim gleichen Dienstanbieter (4Exchange) wie bei Ihnen sein. Peppol ist ein offenes Netzwerk, zu dem mehrere Dienstanbieter Zugang haben.
Schematisch sieht es in etwa wie folgt aus:
E-Rechnungen Schritt für Schritt über Peppol versenden
Um es für Sie so klar wie möglich zu machen, erklären wir Ihnen Schritt für Schritt, wie der Versand von elektronischen Rechnungen mit 4Exchange funktioniert.
Schritt 1: 4Exchange kaufenDer erste Schritt besteht darin, die 4software zu kaufen. Möchten Sie dies sofort veranlassen? Dann nehmen Sie Kontakt mit uns auf, wir erledigen das gerne für Sie.
Schritt 2: Registrierung als TeilnehmerWenn Sie 4Exchange nutzen, werden Sie von uns als Teilnehmer im Peppol-Netzwerk registriert. Wir verfügen über einen offiziellen Peppol Access Point, der von der niederländischen Peppol-Behörde (NPa) zertifiziert ist. Über diesen Zugangspunkt können Sie Rechnungen sicher über Peppol versenden (und empfangen).
Schritt 3: Erstellen Sie eine elektronische RechnungErstellen Sie eine elektronische Rechnung (z.B. eine UBL-Rechnung) in Ihrem Finanz-/ERP-Paket. Wenn Ihr Paket noch keine elektronischen Rechnungen erstellt, konvertiert 4Exchange Ihre Rechnung in das erforderliche elektronische Format.
Schritt 4: Senden der elektronischen RechnungJetzt kann die elektronische Rechnung gesendet werden. Das ist ganz einfach. 4Exchange holt die Rechnungen aus Ihrem Finanz-/ERP-System ab und bietet sie dem Peppol Access Point an. Die Rechnung wird dann über das Peppol-Netzwerk an den jeweiligen Kunden gesendet. Darum müssen Sie sich nicht kümmern!
Empfang von elektronischen Rechnungen über Peppol
Ihr Finanz-/ERP- oder Workflow-System ist mit dem 4Exchange Connector verbunden. Dadurch erhalten Sie sofortigen Zugang zum europäischen E-Invoicing-Netzwerk Peppol und sind für alle anderen Organisationen, die dort registriert sind, auffindbar. Ihre Lieferanten können Ihnen also eine sichere Rechnung über das Netzwerk schicken.
Das Netzwerk liefert die Rechnung über unseren Peppol Access Point an Sie. Diese wird, falls erforderlich, von der 4Exchange-Software in ein Dateiformat "übersetzt", das Ihr System verarbeiten kann. Die Rechnung wird dann zur weiteren Verarbeitung an Ihr System übermittelt.
Schematisch sieht es in etwa wie folgt aus:
E-Rechnungen Schritt für Schritt über Peppol empfangen
Um es für Sie so klar wie möglich zu machen, erklären wir Ihnen Schritt für Schritt, wie der Empfang von elektronischen Rechnungen mit 4Exchange funktioniert.
Schritt 1: 4Exchange kaufenDer erste Schritt ist der Kauf der 4Exchange Software. Möchten Sie dies sofort veranlassen? Dann nehmen Sie Kontakt mit uns auf, wir erledigen das gerne für Sie.
Schritt 2: Registrierung als Teilnehmer
Wenn Sie 4Exchange nutzen, werden Sie von uns als Teilnehmer im Peppol-Netzwerk registriert. Wir verfügen über einen offiziellen Peppol-Zugangspunkt, der von der niederländischen Peppol-Behörde (NPa) zertifiziert ist. Über diesen Access Point können Sie auf sichere Weise Rechnungen über Peppol empfangen (und versenden).
Schritt 3: Empfang und 'Übersetzung' von RechnungenIhr Lieferant schickt Ihnen über das E-Invoicing-Netzwerk eine elektronische Rechnung. Die Rechnung erreicht Sie über unseren zertifizierten Access Point. 4Exchange holt die Rechnung dann für Sie ab und übersetzt sie ggf. in ein Format, das von Ihrem Workflow-System oder Ihrem Finanz-/ERP-System verarbeitet werden kann.
Schritt 4: Verarbeitung4Exchange übergibt die Rechnung automatisch an Ihr Workflow- oder Finanz-/ERP-System. Je nachdem, wie Sie Ihre internen Abläufe organisiert und gestaltet haben, wird die Rechnung dann einem Genehmigungsprozess unterzogen oder direkt in Ihrem Finanz-/ERP-System verarbeitet.
