4 min read
In deze blog gaan we dieper in op de vraag: Kun je je businesspartners jouw manier van werken opleggen?
Digitale facturen vs. papieren facturen
In de confrontatie tussen digitale en papieren facturen staan we vaak voor een keuzemoment dat verder gaat dan louter persoonlijke voorkeur. De beweging richting digitale facturatie wordt door velen gezien als een stap vooruit in efficiëntie en duurzaamheid. Toch is er een tendens waarbij bedrijven hun leveranciers willen dwingen om uitsluitend hun gekozen methode van facturatie te volgen, met het motto "Mijn wil is wet". Dit kan echter leiden tot wrijving en weerstand, vooral als niet alle partijen technologisch of operationeel op dezelfde lijn zitten. Het is belangrijk om te erkennen dat de overstap naar e-facturatie, hoewel voordelig, niet altijd naadloos aansluit bij de mogelijkheden of voorkeuren van alle businesspartners.
Een meer inclusieve aanpak zou kunnen zijn om het belang van digitalisering te erkennen, terwijl er ook ruimte wordt gemaakt voor overgangsperiodes of aanpassingen. Het opleggen van e-facturatie aan businesspartners zonder ruimte voor dialoog kan kortetermijnvoordelen bieden, maar mogelijk op de lange termijn relaties schaden. Door samen met partners te kijken naar de voordelen van digitale facturatie - zoals snellere verwerkingstijden, lagere foutmarges en een beter milieubeleid - kunnen bedrijven een gemeenschappelijk begrip en enthousiasme creëren voor de overstap. Het delen van succesverhalen, het aanbieden van training of het tijdelijk ondersteunen van de overgang kan hierbij van onschatbare waarde zijn. Zo wordt een cultuur van samenwerking en wederzijds begrip bevorderd, waarbij de keuze voor digitale facturatie een gezamenlijke in plaats van een eenzijdige beslissing wordt.
De kracht van dialoog
Het voeren van een open dialoog met businesspartners over de transitie naar e-facturatie versterkt niet alleen de relatie, maar zorgt ook voor een beter afgestemde samenwerking. Deze benadering erkent en respecteert de unieke behoeften en operationele realiteiten van elke partner, waardoor een vruchtbare bodem ontstaat voor gezamenlijke innovatie. In plaats van een rigide 'mijn manier of geen manier'-benadering te hanteren, biedt een dialooggerichte aanpak de mogelijkheid om samen te verkennen welke methoden het meest voordelig zijn voor alle betrokken partijen. Dit proces kan leiden tot creatieve oplossingen die de efficiëntie verhogen, zoals het gezamenlijk ontwikkelen van nieuwe technologische hulpmiddelen of het aanpassen van bestaande processen om beter aan te sluiten bij de behoeften van beide partijen.
Bijkomend voordeel is dat het betrekken van partners in het besluitvormingsproces hen kan aanmoedigen om meer betrokken te raken bij en zich meer gecommitteerd te voelen aan de overstap naar digitale facturatie. Het delen van gedetailleerde inzichten over de voordelen, zoals verbeterde traceerbaarheid van transacties, kostenbesparingen en milieuvoordelen, kan helpen om weerstand te verminderen en enthousiasme voor verandering te wekken. Door de nadruk te leggen op samenwerking en wederzijds voordeel, transformeert de uitdaging van digitale omschakeling in een gezamenlijk streven naar vooruitgang, waardoor de weg vrijgemaakt wordt voor een soepelere en meer inclusieve overgang naar e-facturatie.
Het probleem van inconsistentie
In de context van e-facturatie doet zich vaak het probleem van inconsistentie voor. Wanneer bedrijven verschillende formaten voor hun transacties hanteren, zoals het ontvangen van bestellingen in PDF-formaat terwijl de verwachting is dat facturen in UBL XML-formaat worden aangeleverd, ontstaan er onvermijdelijk knelpunten. Deze discrepantie leidt tot een toename in handmatige verwerkingen, met als gevolg een hogere kans op fouten en vertragingen in het betalingsproces. Deze inefficiëntie is niet alleen tijdrovend maar kan ook de relatie met leveranciers onder druk zetten en extra kosten met zich meebrengen voor zowel de versturende als ontvangende partij. Het streven naar uniformiteit in het facturatieproces is daarom essentieel voor het bevorderen van een vlotte en foutloze uitwisseling van gegevens.
Het uitbreiden van de dialoog met businesspartners om samen tot een consensus te komen over het gebruik van gestandaardiseerde formaten kan een effectieve strategie zijn om het probleem van inconsistentie aan te pakken. Het identificeren en implementeren van een gemeenschappelijk digitaal facturatieformaat vereist wellicht aanvankelijke investeringen in tijd en middelen, maar op de lange termijn levert dit significante voordelen op. Door het minimaliseren van handmatige interventies wordt het proces efficiënter, verminderen de operationele kosten, en verbetert de nauwkeurigheid van de facturatie. Bovendien faciliteert het een snellere verwerking en betaling van facturen, wat bijdraagt aan een positievere cashflow en versterkte zakelijke relaties. Het samen aanpakken van deze transitie benadrukt het belang van wederzijdse inspanningen en investeringen in technologie die niet alleen de overstap naar e-facturatie vergemakkelijkt, maar ook een duurzame samenwerking bevordert.
De voordelen van elektronisch zakendoen
Het omarmen van elektronisch zakendoen via e-facturatie brengt aanzienlijke voordelen met zich mee, die de kwaliteit en consistentie van zakelijke transacties aanzienlijk verbeteren. Eén van de meest opvallende voordelen is de verbetering in de nauwkeurigheid van data-uitwisseling. Elektronische systemen minimaliseren menselijke fouten door automatisering en validatieprocessen, wat leidt tot betrouwbaardere transactiedata. Daarnaast zorgt e-facturatie voor een snellere doorlooptijd van facturen, van verzending tot ontvangst en verwerking, wat bijdraagt aan een efficiënter cashflowbeheer. Bedrijven kunnen sneller betalen of betaald worden, wat de financiële gezondheid en relaties tussen handelspartners verbetert.
In het kader van de vraag of het opleggen van e-facturatie aan businesspartners gerechtvaardigd is, benadrukken deze voordelen een belangrijke overweging: de collectieve winst die behaald wordt wanneer beide partijen zich inzetten voor digitale processen. Dit gezamenlijke voordeel kan dienen als een krachtig argument voor het aanmoedigen van de overstap, zonder dat het voelt als een eenzijdige oplegging. Door te focussen op de wederzijdse voordelen - waaronder tijdsbesparing, kostenvermindering, en een verhoogde transparantie - kan de discussie rond e-facturatie verschuiven van een verplichting naar een strategische keuze die ondersteund wordt door beide partijen. Het streven naar een consensus over het gebruik van e-facturatie versterkt niet alleen zakelijke relaties, maar bevordert ook een cultuur van innovatie en voortdurende verbetering binnen de industrie.
Samen investeren
Overweeg om de dialoog aan te gaan met je businesspartners en eventueel met een broker die alle mogelijke formaten ondersteunt. Denk aan investeren in de juiste software die gestructureerde data overhandigen. Het werken met gestructureerde data in plaats van PDF's kan veel problemen voorkomen.
"De mogelijkheden zijn legio en het is nooit onmogelijk. Het is altijd de vraag of je de investering wilt doen om samen te investeren."
Jeroen
Rozeboom
Digital transformation specialist
Digital transformation specialist Jeroen is een kennisexpert als het gaat om elektronische documentuitwisseling. Van e-facturatie, documentvalidatie en continous transaction control, Jeroen heeft een antwoord of advies.
