Van PDF naar XML: Jouw gids voor de transitie

In de hedendaagse zakenwereld is de noodzaak voor digitale facturering essentieel geworden. Maar wat als jouw systeem enkel PDF-facturen kan versturen terwijl de vraag naar e-invoicing toeneemt? Geen nood, er zijn oplossingen voorhanden en wij lopen je erdoorheen!

Jouw PDF-to-XML-roadmap

1. Check je ERP-pakket 
   Het is van essentieel belang om te beginnen met een grondige evaluatie van je huidige ERP-systeem om te bepalen of het XML en/of UBL ondersteunt. Dit kan een cruciale stap zijn in het stroomlijnen van je factureringsproces. In veel gevallen kan een simpele update van je ERP-software voldoende zijn om je op weg te helpen naar het efficiënt verwerken van XML-facturen.

2. PDF analyse
   Een grondige analyse van je PDF-facturen is de volgende stap in deze transitie. Ga na of je PDF's bestaan uit enkel afbeeldingen of dat de tekstgegevens eruit gehaald kunnen worden. Het gebruik van geavanceerde tools en software kan je helpen om deze tekstgegevens te extraheren en om te zetten naar een gestructureerd XML-formaat. Dit proces kan een aanzienlijke impact hebben op de nauwkeurigheid en efficiëntie van je facturatieproces.

3. Data verrijking
   Bij het omzetten van PDF naar XML kom je vaak voor de uitdaging te staan dat belangrijke bedrijfsgegevens, zoals het KVK-nummer of bankgegevens, alleen als afbeelding in de PDF staan. Het integreren van deze gegevens in je XML-bestand kan handmatig gebeuren, maar er zijn ook geautomatiseerde softwareoplossingen beschikbaar die dit proces kunnen vergemakkelijken. Door deze gegevens te verrijken, creëer je een meer gedetailleerd en bruikbaar XML-bestand dat voldoet aan de vereisten van jouw bedrijf en je zakelijke partners.

4. Lange termijn strategie
   Hoewel de overstap van PDF naar XML initieel tijd en middelen kan vergen, biedt het op de lange termijn aanzienlijke voordelen. Een eenmalige aanpassing van je systeem zorgt ervoor dat je niet alleen voldoet aan de huidige eisen, maar ook dat je continu compliant blijft met toekomstige regelgeving. Bovendien kan het implementeren van een gestructureerde aanpak voor het genereren van XML-facturen de kans op fouten minimaliseren en de algehele efficiëntie van je factureringsproces verbeteren. Het is een investering in de toekomst van je bedrijf die op lange termijn vruchten zal afwerpen.
   
   

Waarom de switch belangrijk is

Als financieel professional ben je bekend met de voortdurende veranderingen in regelgeving die de financiële sector beïnvloeden. In een tijd waarin compliance een sleutelrol speelt, is het essentieel om voorop te blijven lopen in de digitalisering van facturatieprocessen. Het overstappen van het traditionele PDF-formaat naar het gestandaardiseerde XML-formaat is niet alleen een reactie op deze veranderende regelgeving, maar ook een proactieve zet om je workflows te optimaliseren en de algehele efficiëntie te verhogen.

Door de switch naar XML-facturen te maken, positioneer je jezelf als een voorloper in het voldoen aan de steeds strenger wordende eisen van leveranciers en overheidsinstanties. Deze overstap biedt niet alleen compliance, maar opent ook de deur naar een wereld van verbeterde processen en betere data-integratie. Het verminderen van fouten wordt een haalbare doelstelling, terwijl de algehele efficiëntie van je facturatieproces aanzienlijk wordt verbeterd.

Sandra de Vries

Business Development Manager

Sandra is een deskundige op het gebied van digitale transformatie, met specialisatie in elektronische documentuitwisseling. Van e-facturatie tot documentvalidatie, Sandra biedt graag kennis en advies.